Siempre has tenido —y tendrás— dos opciones. Una es atender a lo que se te diga y pida. Otra, tomar la iniciativa.

En el primer caso, nada cambia. En el segundo, avanzas.

La sociedad, en general, premia a quien hace lo que se le dice aportándole estabilidad. Contarán contigo para mover la maquinaria que han desarrollado otros. Pero no para ser partícipe a la hora de desarrollar ideas o tomar decisiones para crear nuevas máquinas.

En realidad, aportar ideas que alguien quiera escuchar o tomar parte en el trabajo que de verdad marca la diferencia no va a pedírtelo nadie. O tomas la iniciativa, o te quedarás siempre donde estás hoy.

El workflow es ese, no otro.

Recoges información, en base a ella tomas una decisión, y en consecuencia actúas. Evidentemente nunca podrás disponer de toda la información, y mientras decides y actúas seguirá llegando a cuentagotas. Es inevitable. Pero en tu mano sí está determinar cuándo tienes suficiente para tomar decisiones.

En muchas ocasiones, ese proceso secuencial se ve alterado por la inercia inconsciente. Decides, actúas, y cuando algo ocurre comienzas a buscar información que de algún modo pueda respaldar tus actos. Que aparezca o no, queda al azar.

Es mal negocio, puedes evitarlo. Y la situación opuesta no es mejor. Existe el momento.

Ayer te hablaba sobre el poder de la conversación en materia de aprendizaje. Hoy, te traigo conversación de nuevo. En concreto, una sobre GTD®, Revisión Semanal y Material de apoyo.

En las diferentes comunidades de Aprendiendo GTD se plantean, en muchas ocasiones, preguntas y respuestas que tienen mucho valor. Las preguntas tienen valor en tanto te obligan a replantearte tus creencias y pensar a otro nivel, el de dar una respuesta a una persona que piensa de otro modo o carece de cierta información que tú sí sabes —o crees saber—. Las respuestas son una exposición abierta, una oportunidad para compartir cuál es el motivo de que opines eso y no otra cosa. En ambos casos enriquecen de un modo u otro.

Te dejo con algunos ejemplos, un fragmento de una conversación cualquiera.

Pregunta:

Buenos días a @todos. Ayer en la reunión tratamos la revisión semanal y nos surgió una duda que hablamos de elevarla a instancias superiores.
Cuando se habla en la revisión semanal de revisar el material de apoyo, ¿Se debe de hacer siempre? La duda surgió porque se comentó que si un proyecto, cuando revisas la lista de proyectos, ves que ya tiene siguiente/s acción/es y que el proyecto va a avanzar, se podía omitir dicha revisión. En ese caso, ¿También sería necesario revisar el material de apoyo?

Respuesta:

La idea de revisar tu lista de proyectos en tu Revisión Semanal no es solamente garantizar que puedan avanzar, esa es solamente una parte.

La idea es garantizar que puedan avanzar del mejor modo posible en función a dos factores principalmente:
– Su estado hoy.
– Las características del entorno, los factores externos que tienen influencia en algún modo sobre ese resultado y su avance, hoy.

Para esto es necesario pensar, y el material de apoyo facilita hacerlo teniendo en cuenta la mayor cantidad de información relevante al respecto. Revisarlo siempre es recomendable, y puede eludirse solamente en aquellas situaciones en que tengas una perspectiva total y absolutamente clara sobre ambos factores de modo que puedas pensar y tomar decisiones informadas sin recurrir al mismo.

GTD se basa principalmente en un modelo de avance y re-cálculo. Avance y re-cálculo.

Ambas son importantes, no os quedéis únicamente en avance. El día a día es ajetreado y no facilita un modo de pensamiento sosegado. El paréntesis que lo facilita se llama Revisión Semanal.

Pregunta:

Gracias. En ocasiones al material de apoyo que se ha ido incluyendo en ciertos proyectos (así de mayor envergadura) es tal que genera más ruido que ayuda. Era «anterior» material de apoyo que ahora ya no lo es, pero se ha quedado en la carpeta material de apoyo a la espera de que se complete para luego decidir qué hacer con ello.

Respuesta:

El material de apoyo que ya no es material de apoyo, es ruido. No debe estar en el lugar al que no pertenece. Es archivo, o basura. No hay ley que diga que debe permanecer ahí si ya no es útil.

Pregunta:

Ayer también hablamos sobre esto. ¿Se debe de aprovechar la revisión semanal para «eliminar el ruido» del material de apoyo?

Respuesta:

Se debe eliminar el ruido. Que la revisión semanal sea el mejor momento o no, dependerá de muchos factores. Si no lo es, tienes una siguiente acción que te ayudará a avanzar para alcanzar tu resultado.

Hasta ahí. Aunque hay mucho antes. Y más después. Si no quieres perdértelo, puedes unirte.
En ocasiones, meditar sosegadamente podría generar preguntas y respuestas más detalladas, mejor redactadas, e incluso más rigurosas desde el punto de vista pedagógico o metodológico. Pero se perdería parte de la magia, y esto no supone un problema porque regresan. Se repiten una y otra vez a lo largo del tiempo. Esa es la magia de una CoP.

Recuerda: Avance y re-cálculo regular.

Y recuerda: Algo no sigue siendo lo mismo porque un día lo hayas decidido, o porque lo hayas puesto donde debería estar a causa de serlo. Ni siquiera por el hecho de que en algún momento lo haya sido. El mundo cambia rápidamente. No basta con saberlo, esto es trivial a día de hoy. Es necesario comprenderlo y actuar en consecuencia. Y actuar en consecuencia comienza porque te plantees con regularidad una pregunta: ¿Qué ha cambiado?

Te dejo un breve párrafo que habla sobre aprender. No es mío, se trata de un comentario que ha dejado María Luisa de Miguel en LinkedIn.

La mejor tecnología que existe para aprender y, otras muchas cosas, es la conversación. La que mandemos con otros y con nosotros mismos. El aprendizaje se guía a través de una conversación interna y externa, cuanto mejor sea la calidad de esa conversación, mejor será la calidad del aprendizaje. Esto ha sido así desde el principio de los tiempos. El ser humano es evolutivo no disruptivo.

Nada que añadir. Tu conversación interna queda de tu mano. Pero si te interesa el mundo de la efectividad y te gustaría continuar tu camino de aprendizaje conversando con otras personas, podrías comenzar por aquí —o por aquí—.

El tiempo se ha encargado de demostrarme que, en términos generales, el enemigo nº1 de la persona organizada es la sobre-organización. No las interrupciones, no el freno complaciente e inocente a la hora de decir no, ni siquiera la omnipresente tendencia a dejarse llevar por lo último o más ruidoso. Cuando hablamos de personas que ya conocen el mundo de la efectividad y trabajan por mejorarla, es la sobre-organización.

Es sorprendente la cantidad de personas, incluso expertas a diferentes niveles, que caen en sus garras de forma estrepitosa. Se les va de las manos hasta límites insospechados. Algunas buscan soluciones donde no existen. Otras, simplemente no pueden evitarlo. Incluso hay quien encuentra en su presunta experiencia y abultado conocimiento la justificación perfecta para no enfrentarse a una tendencia que mina su efectividad.

Un coche de F1 tiene más mandos y controles, y más complejos, que un ciclomotor. Y, por supuesto, los ciclomotores son para aprendices y personas cuyas necesidades se cubren fácilmente. Cualquiera sabe y puede conducirlo, no tiene mérito. No destacas. Sin embargo, si lo que necesitas es callejear tu destreza a los mandos de un ciclomotor te será de mucha más utilidad que tu maestría a los mandos de un F1.

No copies lo que veas, solamente por ser nuevo o llamativo. Captura si llama tu atención. Pregúntate qué necesitas. Piensa. Incuba, y piensa de nuevo. Ese sistema complejo que de una lista ha sacado cuatro podría responder a una necesidad de quien lo utiliza, pero no tuya. O quizá lo haya copiado de otra persona porque luce total y absolutamente pro, y sea un mero accesorio estético.

Ten en cuenta que una lista más, es una responsabilidad más. Requiere revisión a diferentes niveles. Una lista más es el enemigo, mientras no se demuestre lo contrario. Una lista más supone la diferencia entre que tu sistema trabaje para ti, o tú para tu sistema. La sobre-organización comienza con una lista injustificada más. Y no te acerca a la maestría, te aleja. A la maestría se llega destilando.

En la red de redes puedes encontrar cosas fascinantes.

Están ahí, y son muchas. Muchísimas. Pero también hay demasiado ruido. Y en ocasiones todo ese ruido crea una barrera impenetrable que mantiene alejado de tu radar lo que de veras encierra un gran valor.

Hoy voy a recomendarte algo que tiene mucho valor. Si quieres atravesar todo ese ruido sin despeinarte, e ir directamente a algo que realmente merece la pena, aquí tienes: The Deliberate.

Recuerda: El valor está ahí, pero si pasas de puntillas no lo verás. Para verlo, necesitarás leer de cuerpo, mente y alma presentes.

Tras un largo paréntesis en el análisis de Sé más eficaz de David Allen, regresa al blog de Aprendiendo GTD estrenando la tercera parte del libro.

Si en algún momento has sentido que una metodología como GTD® no encaja contigo porque la percibes rígida y limitante, es necesario que leas este capítulo. De un modo sencillo comprobarás cuál es, en su base, el origen de esa percepción. Organización, libertad, creatividad, motivación… términos que se relacionan e impactan unos en otros, pero no siempre del mismo modo. Términos que potencian otros en ocasiones, aunque pienses lo contrario.

Te recomiendo el análisis en más profundidad en el blog de Aprendiendo GTD, el apropiado ejemplo que el autor expone, y por supuesto no puede faltar mi recomendación para que acudas a la fuente original.