Conversación sobre barridos mentales

Conversamos sobre qué es un barrido mental y qué beneficios aporta.

Como sabes, uno de los requisitos clave para disfrutar de la productividad sin estrés se basa en no utilizar tu cerebro como gestor de recordatorios. Es tremendamente ineficiente e ineficaz, y fuente de estrés y olvidos.

Una herramienta muy recomendable para liberar tu cerebro de cabos sueltos que se han ido acumulando es el barrido mental. Un momento auto-dedicado para llevar a cabo «una batida» en tu mente y exteriorizar todo aquello que se te ocurra, sin evaluar su potencial valor. Un par de minutos o tres, sin pretensiones. Es muy liberador.

Y te brinda además la oportunidad de poder evaluarlo en más detalle después, descartar lo que carezca de valor y tomar las riendas al respecto de lo que sí tenga un valor para ti.

Una práctica muy sana y recomendable que merece la pena incorporar a tu vida.

Conversación sobre aplicaciones productivas

En esta ocasión el podcast de Aprendiendo GTD nos brinda la ocasión para conversar sobre seis bloques-tipo de aplicaciones que entendemos necesarias para poder hacer una gestión completa de todo nuestro ecosistema:

Una aplicación de calendario, una de tareas para gestionar listas, otra para gestionar notas, y una más para para gestionar almacenamiento (archivos, en la nube). Como añadidos, una aplicación para gestionar contactos y otra para gestionar el tiempo que dedicamos a ejecuciones o proyectos concretos.

Una conversación sobre aplicaciones productivas muy amena, como casi siempre que entra la tecnología de por medio.

Conversación con algunas preguntas y sus respuestas

En este episodio del podcast Aprendiendo GTD conversamos —indirectamente— con algunos de nuestros oyentes.

Nos han dejado varias consultas por diferentes vías —Telegram, email, audios— y, dado que hemos dado nuestra promesa, dedicamos un episodio a resolver todas estas dudas. Son dudas además comunes, por lo que es de esperar que muchas personas las compartirán y también les serán de utilidad las respuestas.

¿Te animas a enviar también la tuya?

Ninguna quedará sin respuesta. En cuanto juntemos unas cuantas volveremos a la carga con un segundo episodio de estas características. Y si se demora, haremos un hueco en algún otro para resolverla.

Recuerda que con las dudas, tuyas o mías, aprendemos tod@s.

Escribir, esbozar, exteriorizar

Como ya he manifestado en otras ocasiones, me gusta concluir las jornadas con un momento de tranquilidad para dejar fluir la información acumulada durante el día y registrarla en algún modo. Un rato para escribir, esbozar, exteriorizar.

Básicamente hago esto los días laborales, pero también realizo un ejercicio similar los Domingos durante la revisión semanal de mi sistema, y en ocasiones, algún Sábado que dispongo del tiempo necesario. Es un hábito ya interiorizado y en absoluto supone fricción, me gusta, me aporta un estado de relajación excepcional. Una sensación (en este caso mental) similar a lo que supondría en el plano físico, por ejemplo, tomar una ducha después de una dura sesión de deporte.

Me sirve para dejar constancia del transcurso de mi día, para esbozar ideas que surgen sobre la marcha relacionadas con esas 13 o 14 horas de vivencias previas, meditar sobre las urgencias o problemas que se han dado, sobre soluciones, sobre lo que ha ido bien y lo que ha ido mal, sobre las líneas que se han torcido y se han de reconducir, o sobre aquellas que misteriosamente parecen haber vuelto a su cauce solas.

Multitud de “cosas”, a veces con un significado evidente y otras veces con uno más difuso que requerirá de pensar más en detalle sobre ellas. Algunas interesantes, otras desechables — aunque nunca las deshecho en este momento, me limito a registrar.

De todo este material, envío parte a la bandeja de entrada de mi sistema. Otra parte se queda en este registro de mis notas.

Lo que va a la bandeja, se aclara en su preciso momento, cuando la proceso. Lo que se queda en este registro, lo releo durante mi revisión para tomar cuenta de mi pasada semana. A veces aparecen cosas nuevas durante esta lectura posterior, otras no.

En definitiva, intento exteriorizar todo. Lo no exteriorizado es material que ronda nuestro subconsciente, y es más de lo creemos. Nos estorba. Nos limita a la hora de que cosas nuevas se hagan hueco.

Por otra parte, lo no exteriorizado son también oportunidades perdidas, ideas que podrían ser el inicio de algo importante y que están ahí, esperando ver la luz en algún momento que en en muchas ocasiones nunca llega.

Quizá no te guste mi método, o el momento en que lo hago. En tu modelo de trabajo podría encajar otro horario u otro modo más creativo. Adelante. Lo importante es probar, dale una oportunidad a exteriorizar en el modo que más te guste, pero inténtalo. Te garantizo que, con el tiempo, se convertirá en algo que te será tan útil, que te costará dejar de hacer.

Las voces que oímos, y las voces que escuchamos

En ocasiones nos ofuscamos con algo con tremenda facilidad. No es necesario que se trate de un tema complejo, puede serlo o no serlo, pero este no es un factor en absoluto decisivo. Lo que sí suele ser un factor decisivo es que nuestra habilidad para establecer vínculos racionales entre los datos que analizamos con coherencia funcione correctamente en ese momento preciso.

Esto, en lenguaje coloquial suele representarse por expresiones del tipo «estar espeso» o «estar empanado», queriendo hacer referencia a ese estado de mermada actividad cerebral en que todo parece atascarse.

Cuando esto nos ocurre, seguramente nos supondrá un mayor esfuerzo tomar decisiones, o lo que es peor, las tomaremos sin haber pensado correctamente y por tanto el resultado de tal decisión y su reacción/acción derivada será muy probablemente diferente a si lo hubiéramos hecho en otro momento.

En palabras llanas, ese estado de empalago mental motivará que pensemos peor, o que nuestra fricción a pensar nos lleve a actuar sin hacerlo. Nuestras convicciones nos engañan, porque no pensamos adecuadamente y no tenemos en cuenta los pequeños detalles.

¿A quién no le ha pasado que en uno de esos días ha hecho o dicho algo que no debía? ¿O que ha tomado una mala decisión? ¿Ha discutido defendiendo una postura errónea? ¿O ha …? Evidentemente, en ese preciso instante pensamos que estamos acertados. Para empeorarlo, hacemos gala de una tozudez exagerada. Solo oímos, no escuchamos. No pensamos con claridad, y aún así nos aferramos a una idea con plena convicción.

Esto nos ocurre porque no hemos detectado ese estado de nubladez mental, o peor, lo hemos ignorado. Y cuando lo detectamos, lo sabio es dejar enfriar. Trata de tomar el menor número de decisiones, posterga hacerlo si no lo precisas en ese preciso instante, sé consciente del riesgo que entraña decidir en este estado (y más aún, decidir y actuar). Y escucha. Oír es un don, sin duda alguna, pero para pensar y decidir no es suficiente.

De nuevo, ¿A quién no le ha ocurrido que tras un suceso que podríamos relacionar con este estado mental, ha llegado a casa y su esposa/o, pareja, padre o madre, le ha abierto los ojos? Relatamos el suceso acontecido con nuestra mayor indignación aguardando una reafirmación plena de nuestra postura, y sin embargo la respuesta que recibimos de la otra parte se siente como una bofetada de realidad.

Una perspectiva nueva, quizá la misma que presentaba nuestro opositor en una discusión, pero que ahora percibimos de un modo totalmente diferente, en parte por cuándo la recibimos pero, sobre todo, por quien abre esa nueva realidad ante nuestros ojos.

Puede ser una persona a la que nos une un fuerte vínculo emocional, una persona en cuyo consejo confiamos, alguien que admiramos, o simplemente alguien a quien escuchamos.

Las palabras que brotan de su boca se nos abren ante nosotros de un modo que cuasi podríamos catalogar de sabiduría pura en ese instante, por mucho que nos pueda doler oírlas. En ocasiones lo son, en otras se trata de argumentos tan simples que nos deja absolutamente perplejos no haber tenido en cuenta. Pero en cualquiera de los casos, son palabras que necesitábamos escuchar.

Y en la mayoría de ocasiones, estas palabras se convertirán en verdaderas lecciones que quedarán grabadas a fuego en nosotros, porque errando se aprende. Trata de no llegar a este extremo. Pero si llegas, aprende a sacar lo mejor de ello, a conocerte un poco más, y a valorar como un tesoro el aprendizaje que te ha aportado.

Por último, agradecer a todas esas personas que tienen, sabiéndolo o no, queriendo o no, la capacidad de hacer que las escuchemos siempre, dándonos valiosas lecciones directa o indirectamente en muchas ocasiones. Para cada uno de nosotros son personas diferentes, y para cada uno de nosotros son personas importantes.

Si te paras, que sea para pensar

Qué frase: Si te paras, que sea para pensar. Motivadora y al tiempo un poco ridícula, porque si estás pensando no te has parado. No solo eso, sino que quizá estés avanzando más de lo que crees.

Qué poca importancia le damos a esto, y cuánto daño nos hace no tenerlo presente cada día de nuestras vidas. Nuestra firme creencia que relaciona avanzar con hacer, nos lleva a querer hacer más y pensar menos. Pensar no es trabajar, pensar no nos hace avanzar, pensar nos retrasa, si estás pensando no haces. Frases comunes, erradas.

Todos nuestros grandes logros a nivel personal y colectivo han comenzando pensando. Se han definido pensando, se han reconducido y se han dirigido hacia su meta pensando.

A la contra, ese proyecto que has abandonado en el momento que has decidido que no te aporta nada, lo has abandonado cuando te has parado a pensar. Y seguro que en muchas ocasiones, si hubieras pensado antes te habrías ahorrado mucho tiempo invertido sin retorno alguno.

Sabes que es así. Definir lo que quieres o debes hacer, el cómo hacerlo, o —no menos importante— lo que no quieres hacer, marcará tu camino. Sin esto, no hay camino, solo un mar inmenso de posibilidades en el que acabarás perdiéndote. Así que ya sabes, si te paras que sea para pensar.

Si no está en la agenda, no se hará

Una entrada escrita para el blog de Aprendiendo GTD con la intención de aportar alternativas al uso del calendario como único hogar para todos nuestros recordatorios.

El calendario es una herramienta excelente para alojar recordatorios que están basados en fechas o momentos concretos. Pero precisamente este hecho es el que hace que no sea la herramienta más apropiada para otro tipo de recordatorios que no se encuentran necesariamente vinculados a esta característica.

Producto de organizar estos recordatorios en esta lista, se dan una serie de consecuencias.

Por un lado, no finalizar lo que te has propuesto para una fecha concreta (pero que realmente no tiene porqué ser finalizado en la misma) te genera un trabajo de gestión extra, moviendo recordatorios entre unas fechas y otras.

Por otro, ese mismo hecho te genera estrés. Estás incumpliendo un compromiso, aunque sea un compromiso sin sentido.

Como añadido pero no menos importante, desvirtúas tu calendario. Es tu lista más restrictiva, la de aquellas cosas que debes hacer o saber en un día o momento concreto. Pero al generar tanto ruido alrededor mezclando fechas reales e inventadas te será más difícil determinar qué puede esperar y qué no.

A vueltas con Things3 y GTD®

Things3 —o Things, desde su primer versión— es una de las aplicaciones que primero llegaron al entorno Mac prometiendo ser «GTD® friendly».

¿Y es cierto? Lo es.

Pero no lo es porque Things sea capaz de hacer nada que el resto no pueden hacer, sino porque para convertirse en un gestor de listas apto para poder aplicar la metodología GTD® no hace falta demasiado. Todas lo son.

He pasado un tiempo utilizando Things3 como mi gestor principal de listas y te dejo algunas conclusiones.

Conversación sobre perspectiva y sus niveles

Si conoces GTD®, te serán familiares las palabras Control y Perspectiva.

En el episodio 24 de Aprendiendo GTD hablamos en cierta profundidad sobre qué es la Perspectiva en GTD® y sus seis niveles de altitud según la descripción que David Allen hace en sus libros.

Bajo mi punto de vista este episodio podría resultarte de mucho interés incluso si no eres una persona que conoce o aplica la metodología en su día a día.

Tener cierta claridad de ideas sobre qué deseas llegar a ser o conseguir a diferentes plazos temporales en tu vida es algo que dotará de sentido (y practicidad) las decisiones que tomas en tu vida cotidiana.

En busca de la excelencia

Por todos es más o menos conocido que la tecnología, la automatización y la robótica avanzan a pasos agigantados. Ese futuro lejano ya no es lejano, nos tropezamos un poco contra el cada día. Tu opción: busca la excelencia.

En momentos como este, si nos detenemos a pensar podremos llegar a visualizar con mayor o menor claridad lo que nos espera en el ámbito laboral a un plazo corto, o medio. Muchos empleos desaparecerán tal y como los conocemos hoy en día (comenzando por los enfocados a labores más rutinarias y automatizables, y avanzando en muchos otros frentes paulatinamente).

Labores incluso que no se nos pasarían por la mente al primer impacto se verán afectadas. Pensar o decidir ya no serán en todos los casos un motivo eximente para la robotización, ya que en muchas ocasiones ese pensar o decidir no son sino el fruto del análisis de muchas opciones y elección de una o varias de ellas en base a criterios replicables. Y eso puede hacerlo una máquina. No solo puede hacerlo, sino que además puede hacerlo mejor.

Una máquina puede almacenar muchos más datos de los que nosotros podríamos, puede analizar en base a determinados criterios de un modo más rápido y con menor margen de error, y puede ejecutar determinadas acciones (muchas) con mayor eficiencia.

¿A qué conclusiones nos llevan estos datos?

Básicamente a una. El trabajo del futuro, para nosotros humanos, se asentará fundamental y casi exclusivamente en todo aquello que vincule el análisis y toma de decisiones.

Seremos muchos para hacer lo mismo. ¿Qué ocurre cuando una universidad tiene una enorme demanda de acceso? Ocurre que se utilizan criterios de selección. Eso mismo ocurrirá en este caso. El conocimiento, la especialización estricta y el buen uso en general de las armas necesarias para pensar, decidir, crear o diseñar serán los factores que sitúen las barreras en su lugar correspondiente. Barreras que unos traspasarán y otros (la mayoría) no.

Por todo ello, prepararse para el futuro implica especializarse, profundizar más y más sobre el conocimiento en áreas concretas y aprender a pensar. Implica ser realmente bueno/a en un área concreta. Avanzar, destacar, crear, innovar. Se trata de la búsqueda constante de la excelencia en un campo determinado, cualquiera.

Y la excelencia, es imposible sin pasión. ¿Qué te apasiona a ti?