Sé más eficaz, parte 3 capítulo 28

Como de nuevo es habitual los viernes, regresa David Allen y su libro Sé más eficaz a las páginas del blog de Aprendiendo GTD.

Hemos llegado al capítulo 28, ya en la tercera parte del libro.

Este capítulo es de los que recuerdo con cariño de mi primera lectura. Lo he leído en varias ocasiones desde entonces, pero por supuesto el impacto lo causa la primera vez que lo lees. Siempre y cuando realmente hagas algo más que pasar tus ojos por una línea tras otra, claro.

Tu mente juega en dos ligas, a dos juegos diferentes. Cada entrenamiento, cada juego y cada liga pueden resultar enriquecedores para su homónima, si sabes —y consigues— equilibrar adecuadamente en qué centrarte en cada momento.

Si te apetece saber más, el análisis en el blog de Aprendiendo GTD te espera. Y por supuesto, una vez más, te recomiendo que te hagas con el libro y lo disfrutes en primera persona.

Por si acaso…

Si utilizas una metodología como GTD®, seguro que te resultan familiares términos como incubar o archivar. Seguro que lo haces con mucha frecuencia. De hecho, seguro que lo haces con mayor frecuencia de la que debieras. La culpa es del por si acaso.

Mi padre solía —y suele— decir que quien guarda siempre tiene. En parte, estoy de acuerdo con esa expresión. Lo que ocurre es que se trata de una expresión heredada de una época en que la escasez dominaba sobre la abundancia. La probabilidad de necesitar algo que no tenías era muy superior, y la de tener un modo rápido y sencillo de conseguirlo muy inferior. Hoy eso ha cambiado, al menos en determinados ámbitos muy relevantes en nuestras vidas.

Cuando guardas un tornillo por si mañana pudieras necesitarlo, en general tienes una posible solución. Dependerá de muchos factores, entre ellos lo excepcional de ese tornillo o la frecuencia con que necesites uno. Pero cuando lo guardas en una caja junto a varias centenas o millares de tornillos más con los que has hecho lo mismo, es más probable que tengas un problema.

La máxima expresión de este ejemplo en nuestro actual mundo se ve representada por la información. Se trata de algo que no cuesta conseguir, y que sin embargo cuesta eliminar. Las opciones para almacenarla en grandes cantidades están al alcance de cualquiera, y permites que el por si acaso gobierne tu vida inundándola de ruido.

Carecer de espíritu crítico, no preguntarte para qué realmente puedes necesitarla, o simplemente dejarte llevar, contribuyen a ello. Y toda esa información que probablemente jamás necesites, o esos recordatorios por los que pasas una y otra vez con gran indiferencia, contribuyen a saturar y desvirtuar aquello que realmente puedes necesitar o desearías recordar.

No sale gratis. Sí cuesta. Es ruido. Suelta lastre. Cada pieza que sobra en el puzzle dificulta montarlo. Cuando te descubras en un por si acaso replantéate la pregunta, porque esa respuesta hace años que ha caducado.

Iniciativa

Siempre has tenido —y tendrás— dos opciones. Una es atender a lo que se te diga y pida. Otra, tomar la iniciativa.

En el primer caso, nada cambia. En el segundo, avanzas.

La sociedad, en general, premia a quien hace lo que se le dice aportándole estabilidad. Contarán contigo para mover la maquinaria que han desarrollado otros. Pero no para ser partícipe a la hora de desarrollar ideas o tomar decisiones para crear nuevas máquinas.

En realidad, aportar ideas que alguien quiera escuchar o tomar parte en el trabajo que de verdad marca la diferencia no va a pedírtelo nadie. O tomas la iniciativa, o te quedarás siempre donde estás hoy.

Información para decidir, decidir para actuar

El workflow es ese, no otro.

Recoges información, en base a ella tomas una decisión, y en consecuencia actúas. Evidentemente nunca podrás disponer de toda la información, y mientras decides y actúas seguirá llegando a cuentagotas. Es inevitable. Pero en tu mano sí está determinar cuándo tienes suficiente para tomar decisiones.

En muchas ocasiones, ese proceso secuencial se ve alterado por la inercia inconsciente. Decides, actúas, y cuando algo ocurre comienzas a buscar información que de algún modo pueda respaldar tus actos. Que aparezca o no, queda al azar.

Es mal negocio, puedes evitarlo. Y la situación opuesta no es mejor. Existe el momento.

GTD®, Revisión Semanal y Material de apoyo

Ayer te hablaba sobre el poder de la conversación en materia de aprendizaje. Hoy, te traigo conversación de nuevo. En concreto, una sobre GTD®, Revisión Semanal y Material de apoyo.

En las diferentes comunidades de Aprendiendo GTD se plantean, en muchas ocasiones, preguntas y respuestas que tienen mucho valor. Las preguntas tienen valor en tanto te obligan a replantearte tus creencias y pensar a otro nivel, el de dar una respuesta a una persona que piensa de otro modo o carece de cierta información que tú sí sabes —o crees saber—. Las respuestas son una exposición abierta, una oportunidad para compartir cuál es el motivo de que opines eso y no otra cosa. En ambos casos enriquecen de un modo u otro.

Te dejo con algunos ejemplos, un fragmento de una conversación cualquiera.

Pregunta:

Buenos días a @todos. Ayer en la reunión tratamos la revisión semanal y nos surgió una duda que hablamos de elevarla a instancias superiores.
Cuando se habla en la revisión semanal de revisar el material de apoyo, ¿Se debe de hacer siempre? La duda surgió porque se comentó que si un proyecto, cuando revisas la lista de proyectos, ves que ya tiene siguiente/s acción/es y que el proyecto va a avanzar, se podía omitir dicha revisión. En ese caso, ¿También sería necesario revisar el material de apoyo?

Respuesta:

La idea de revisar tu lista de proyectos en tu Revisión Semanal no es solamente garantizar que puedan avanzar, esa es solamente una parte.

La idea es garantizar que puedan avanzar del mejor modo posible en función a dos factores principalmente:
– Su estado hoy.
– Las características del entorno, los factores externos que tienen influencia en algún modo sobre ese resultado y su avance, hoy.

Para esto es necesario pensar, y el material de apoyo facilita hacerlo teniendo en cuenta la mayor cantidad de información relevante al respecto. Revisarlo siempre es recomendable, y puede eludirse solamente en aquellas situaciones en que tengas una perspectiva total y absolutamente clara sobre ambos factores de modo que puedas pensar y tomar decisiones informadas sin recurrir al mismo.

GTD se basa principalmente en un modelo de avance y re-cálculo. Avance y re-cálculo.

Ambas son importantes, no os quedéis únicamente en avance. El día a día es ajetreado y no facilita un modo de pensamiento sosegado. El paréntesis que lo facilita se llama Revisión Semanal.

Pregunta:

Gracias. En ocasiones al material de apoyo que se ha ido incluyendo en ciertos proyectos (así de mayor envergadura) es tal que genera más ruido que ayuda. Era «anterior» material de apoyo que ahora ya no lo es, pero se ha quedado en la carpeta material de apoyo a la espera de que se complete para luego decidir qué hacer con ello.

Respuesta:

El material de apoyo que ya no es material de apoyo, es ruido. No debe estar en el lugar al que no pertenece. Es archivo, o basura. No hay ley que diga que debe permanecer ahí si ya no es útil.

Pregunta:

Ayer también hablamos sobre esto. ¿Se debe de aprovechar la revisión semanal para «eliminar el ruido» del material de apoyo?

Respuesta:

Se debe eliminar el ruido. Que la revisión semanal sea el mejor momento o no, dependerá de muchos factores. Si no lo es, tienes una siguiente acción que te ayudará a avanzar para alcanzar tu resultado.

Hasta ahí. Aunque hay mucho antes. Y más después. Si no quieres perdértelo, puedes unirte.
En ocasiones, meditar sosegadamente podría generar preguntas y respuestas más detalladas, mejor redactadas, e incluso más rigurosas desde el punto de vista pedagógico o metodológico. Pero se perdería parte de la magia, y esto no supone un problema porque regresan. Se repiten una y otra vez a lo largo del tiempo. Esa es la magia de una CoP.

Recuerda: Avance y re-cálculo regular.

Y recuerda: Algo no sigue siendo lo mismo porque un día lo hayas decidido, o porque lo hayas puesto donde debería estar a causa de serlo. Ni siquiera por el hecho de que en algún momento lo haya sido. El mundo cambia rápidamente. No basta con saberlo, esto es trivial a día de hoy. Es necesario comprenderlo y actuar en consecuencia. Y actuar en consecuencia comienza porque te plantees con regularidad una pregunta: ¿Qué ha cambiado?

La mejor tecnología que existe para aprender

Te dejo un breve párrafo que habla sobre aprender. No es mío, se trata de un comentario que ha dejado María Luisa de Miguel en LinkedIn.

La mejor tecnología que existe para aprender y, otras muchas cosas, es la conversación. La que mandemos con otros y con nosotros mismos. El aprendizaje se guía a través de una conversación interna y externa, cuanto mejor sea la calidad de esa conversación, mejor será la calidad del aprendizaje. Esto ha sido así desde el principio de los tiempos. El ser humano es evolutivo no disruptivo.

Nada que añadir. Tu conversación interna queda de tu mano. Pero si te interesa el mundo de la efectividad y te gustaría continuar tu camino de aprendizaje conversando con otras personas, podrías comenzar por aquí —o por aquí—.

Organización y sobre-organización

El tiempo se ha encargado de demostrarme que, en términos generales, el enemigo nº1 de la persona organizada es la sobre-organización. No las interrupciones, no el freno complaciente e inocente a la hora de decir no, ni siquiera la omnipresente tendencia a dejarse llevar por lo último o más ruidoso. Cuando hablamos de personas que ya conocen el mundo de la efectividad y trabajan por mejorarla, es la sobre-organización.

Es sorprendente la cantidad de personas, incluso expertas a diferentes niveles, que caen en sus garras de forma estrepitosa. Se les va de las manos hasta límites insospechados. Algunas buscan soluciones donde no existen. Otras, simplemente no pueden evitarlo. Incluso hay quien encuentra en su presunta experiencia y abultado conocimiento la justificación perfecta para no enfrentarse a una tendencia que mina su efectividad.

Un coche de F1 tiene más mandos y controles, y más complejos, que un ciclomotor. Y, por supuesto, los ciclomotores son para aprendices y personas cuyas necesidades se cubren fácilmente. Cualquiera sabe y puede conducirlo, no tiene mérito. No destacas. Sin embargo, si lo que necesitas es callejear tu destreza a los mandos de un ciclomotor te será de mucha más utilidad que tu maestría a los mandos de un F1.

No copies lo que veas, solamente por ser nuevo o llamativo. Captura si llama tu atención. Pregúntate qué necesitas. Piensa. Incuba, y piensa de nuevo. Ese sistema complejo que de una lista ha sacado cuatro podría responder a una necesidad de quien lo utiliza, pero no tuya. O quizá lo haya copiado de otra persona porque luce total y absolutamente pro, y sea un mero accesorio estético.

Ten en cuenta que una lista más, es una responsabilidad más. Requiere revisión a diferentes niveles. Una lista más es el enemigo, mientras no se demuestre lo contrario. Una lista más supone la diferencia entre que tu sistema trabaje para ti, o tú para tu sistema. La sobre-organización comienza con una lista injustificada más. Y no te acerca a la maestría, te aleja. A la maestría se llega destilando.

The Deliberate

En la red de redes puedes encontrar cosas fascinantes.

Están ahí, y son muchas. Muchísimas. Pero también hay demasiado ruido. Y en ocasiones todo ese ruido crea una barrera impenetrable que mantiene alejado de tu radar lo que de veras encierra un gran valor.

Hoy voy a recomendarte algo que tiene mucho valor. Si quieres atravesar todo ese ruido sin despeinarte, e ir directamente a algo que realmente merece la pena, aquí tienes: The Deliberate.

Recuerda: El valor está ahí, pero si pasas de puntillas no lo verás. Para verlo, necesitarás leer de cuerpo, mente y alma presentes.

Sé más eficaz, parte 3 capítulo 27

Tras un largo paréntesis en el análisis de Sé más eficaz de David Allen, regresa al blog de Aprendiendo GTD estrenando la tercera parte del libro.

Si en algún momento has sentido que una metodología como GTD® no encaja contigo porque la percibes rígida y limitante, es necesario que leas este capítulo. De un modo sencillo comprobarás cuál es, en su base, el origen de esa percepción. Organización, libertad, creatividad, motivación… términos que se relacionan e impactan unos en otros, pero no siempre del mismo modo. Términos que potencian otros en ocasiones, aunque pienses lo contrario.

Te recomiendo el análisis en más profundidad en el blog de Aprendiendo GTD, el apropiado ejemplo que el autor expone, y por supuesto no puede faltar mi recomendación para que acudas a la fuente original.

Conversación sobre fechas

Hacia tanto tiempo que no grababa, que este nuevo episodio del podcast de Aprendiendo GTD casi podría definirlo como un re-estreno. Me apetecía volver a grabar, tener de nuevo la oportunidad de mantener una charla síncrona sobre aquellos temas que te/me apasionan.

Francisco de Paula y yo mantenemos una conversación sobre GTD®, fechas, y su tratamiento práctico. ¿Cómo organizamos en nuestro sistema aquellos recordatorios vinculados a una fecha concreta? ¿Y si además de fecha, tienen una hora concreta de ejecución? ¿Y aquellos recordatorios vinculados a una fecha de inicio pero sin un vencimiento? ¿Y los vencimientos a secas?

Hemos tratado de buscar las combinaciones posibles y charlado sobre todas ellas, una por una. Aquí tienes un resumen más trabajado, puedes escucharlo en todas las principales plataformas.

Como siempre, espero que te sea útil y que te disfrutes tanto escuchándolo como yo he disfrutado grabándolo. Hasta el próximo.