Conversación con Pablo Paredes

Centramos el episodio de mediados de octubre en mantener una conversación con Pablo Paredes.

Como parte de la serie #userstories de Aprendiendo GTD os presentamos a Pablo, una persona ya bien conocida en nuestras comunidades por su alta presencia y participación en ellas pero quizá menos conocida para las personas que escuchan el podcast y se mantienen ajenas a las mismas.

Hablamos sobre su llegada a GTD®, sobre las comunidades, sobre sus impresiones como usuario de la metodología y sobre diferentes temas para mostraros a las persona que está detrás.

Te invito a escucharlo y conocerle mejor.

Tu herramienta para gestionar listas GTD®

En este artículo escrito para Aprendiendo GTD te presento mi opinión sobre la —ardua— labor de decidirte por tu herramienta para gestionar listas GTD®.

Que las personas se queden atrapadas en la búsqueda de la herramienta perfecta es algo muy común. Más común cuanto más apego por la vía digital tenga esa persona y más herramientas conozca.

No es difícil llegar a conclusiones sobre «qué te sirve». Cualquier herramienta que te sirva para hacer y manipular listas lo hace. Sin embargo, en cuánto trasladas la batalla al «cuál me gusta más» o al «cuál puede hacer más cosas por mí» te acercas peligrosamente a la zona que puede atraparte durante meses en una búsqueda absurda.

En el artículo te doy una serie de consejos y te adelanto algo que es —muy— conveniente que tengas presente desde el primer momento: Recuerda que GTD® es 99% hábitos y 1% herramienta.

Herramientas GTD®, ¿mejores? ¿peores?

Un artículo más en Aprendiendo GTD como antesala a la serie sobre OmniFocus. Hablando de herramientas GTD®, ¿las hay mejores y peores?

Es importante que tengas en cuenta qué necesitas antes de decidirte por una. También es importante que, dentro de lo posible, trates de «pensar fuera de la caja», abras miras y trates de decidirte por una accesible y abierta que no suponga tener que no se convierta en inválida pasado mañana.

Por lo demás, toma tu decisión y sigue adelante. Lo que realmente puede cambiarte la vida está ahí fuera esperándote.

Conversación con David Sánchez

En este episodio de Aprendiendo GTD mantenemos una conversación con David Sánchez.

David es Certified Trainer en GTD® y nodo de la red OPTIMA LAB.

Aprovechamos esta conversación para comentar diferentes aspectos sobre su trayectoria profesional, su experiencia como formador o el uso diario que hace de su propio sistema GTD®. Hablamos también sobre cuál es el presente y cuál el —a nuestro criterio— futuro de la efectividad en nuestro país.

Puedes conocer más sobre David a través de su blog y de su perfil en LinkedIn.

El poder de un diario

Artículo para el blog de Aprendiendo GTD donde escribo acerca del poder de un diario como generador de ideas.

En los últimos tiempos cerrar mi jornada escribiendo algo, resumiendo a grandes rasgos mi día a modo de diario —con sus particularidades— es una práctica que me ha resultado de gran ayuda y ha arraigado en mí.

No escribo para conservarlo, sino para releerlo al día siguiente y extraer ideas o conclusiones que puedan serme útiles para plantearme áreas de mejora, bien sea a presente o a futuro.

Te recomiendo probarlo. Es cierto que al principio crea cierta fricción —como casi todo lo nuevo— pero una vez comienzas a notar algunos beneficios se convierte en algo de lo que te costará prescindir.

La efectividad como necesidad en la empresa

Según los datos proporcionados por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social a fecha enero de 2.019, en España hay un total de 2.886.759 empresas, dato que se detalla como sigue:

1.559.798 son autónomos, profesionales independientes sin asalariados. 1.143.015 son microempresas, con hasta 9 asalariados. 154.738 son pequeñas empresas, aquellas con hasta 49 personas asalariadas. 24.508 son medianas empresas, entendiendo como tales aquellas que cuentan con hasta 249 personas asalariadas. Y finalmente, 4.700 son grandes empresas, con más de 250 personas asalariadas.

De esto se extrae, entre otros datos, que los autónomos suponen el 54% del total, o que sumando autónomos y microempresas nos acercamos peligrosamente a un 94% del total (entendido si hablamos en número de empresas). Pequeñas y medianas empresas rebasan por poco el 6% siguiendo el mismo criterio, y la gran empresa se queda en un discreto 0,2%.

Lógicamente, estos porcentajes cambiarían mucho si nos centrásemos en número de asalariados, en lugar de número de empresas. Basándonos en ese dato, autónomos y microempresas juntos no llegarían a ocupar una tercera parte del total, y en cambio en este caso la gran empresa sí que llegaría a rebasar la tercera parte del número total de asalariados. Hablamos de un total de 15.762.686 personas.

Tanto unas como otras empresas, grandes o pequeñas, buscan la estrategia perfecta para no solo mantener posición, sino avanzar.

Un muy pequeño porcentaje de las de menor envergadura declararía que sus aspiraciones son a mantener su posición. Quizá un escaso número de autónomos y de microempresas (fundamentalmente, negocios familiares) que han llegado a un punto cómodo en su evolución, y aspiran a mantener esa posición de comodidad (lo cual no es necesariamente malo, aunque tenga «peros» ante los que haya que prepararse). El resto, el porcentaje aplastante hablando en términos generales, quiere crecer. Crecer en general. Quieren crecer las personas dentro de las organizaciones, y las organizaciones mismas. Da igual el motivo; Superación personal, búsqueda del incentivo económico, … da lo mismo. Quieren crecer.

Y para crecer, desde complejos planes estratégicos a varios años hasta regalar unos llaveros rotulados o unos imanes de nevera a los clientes. Todo vale. Ganarse la confianza del cliente es difícil, perderla extremadamente fácil. Y sin la confianza del cliente es francamente difícil crecer.

Tener claro qué, cómo y a quién quieres venderle es fundamental, y no es sencillo. Las empresas pequeñas son más ágiles, pueden virar más deprisa si es necesario, tanto más cuanto más pequeñas sean (y esta es una gran fortaleza que, en muchos casos, no aprovechan suficientemente). Las más grandes son más torpes si hablamos de hacer un cambio de rumbo rápido, y precisamente porque son conscientes de ello estudian mejor en fases previas cada paso que se da.

Hay empresas que buscan ofrecer máxima calidad de productos o servicios, porque saben que existe un cliente potencial para ello. La competencia es feroz, hay que ofrecer «el mejor». El mejor producto, la mejor gama, el mejor servicio. Lo mejor, siempre vende.

Otras, buscan vender volumen a precio (y margen de beneficio) reducidos. Destacar no es una batalla menos encarnizada, hay que trazar la línea a partir de la cual la calidad de nuestra oferta pierde valor drásticamente, y en su extremo opuesto, su homónima en cuanto al precio que no podremos rebasar.

En medio de todas ellas, un mercado enorme que se mueve en los grises, en el que destacan aquellas empresas que consiguen los mejores resultados en la media calidad/precio, sin ser «lo mejor» ni «lo más barato».

Más de 15 millones de personas repartidas en casi 3 millones de empresas están a la búsqueda de mejorar sus procesos.

Hoy, por tratar un tema de actualidad, es frecuente leer acerca del «salto a la nube» de muchas empresas. Un avance que permite poder trabajar fácilmente en movilidad, desde cualquier lugar. Permite además reducir costes importantes en infraestructura y su mantenimiento, reducir riesgos, etc.

No dudo de sus beneficios, estoy de acuerdo con todos aquellos más comunes que suelen citarse cuando lees un artículo. En mi empresa, que es pequeña y ágil, trabajamos con sistemas basados en la nube desde hace años y estamos más que satisfechos.

Sin embargo, encuentro (en general) un defecto claro en las decisiones que desde las empresas se toman orientadas a mejorar esos procesos. Desconozco si se trata de una carencia en la información que se maneja para tomar las decisiones, o si simplemente son decisiones mal tomadas (lo cual nos llevaría de nuevo a un defecto de información).

Que las herramientas son útiles en la medida en que sepas utilizarlas no es ningún secreto. Si necesitas hacer fuego y te dan una caja de cerillas (fósforos), ¡menuda suerte! Salvo… que no hayas visto una cerilla en tu vida, ni sepas para qué se usa. En ese caso, probablemente las dejarás a un lado y te pondrás a frotar palos.

Si trasladamos este ejemplo (quizá un poco exagerado) al mundo laboral, te invito a pensar en algo. Más allá de las competencias básicas necesarias para el desarrollo de nuestro trabajo (el saber qué debemos hacer y cómo hacerlo, uno o varios idiomas, etc.) hay una, en concreto una competencia transversal que se relaciona con todas las demás, que en la gran mayoría de los casos no hemos desarrollado. Ni nos hemos planteado hacerlo. Dicha competencia recibe el nombre de efectividad personal. Nadie nace siendo efectivo, pero todo el mundo puede llegar a serlo. En otras palabras, la efectividad (como toda competencia) se puede aprender.

Una persona que ha desarrollado esta competencia (esto es, una persona efectiva) es más eficiente y más eficaz. Una persona efectiva hace bien las cosas correctas. Consecuencia de ello, no solamente disfruta más haciendo lo que hace sino que consigue mejores resultados, y consecuencia de ello es más feliz.

La efectividad como competencia viene a aportarnos un manual de buenas prácticas de la más preciada de las herramientas que utilizamos a diario en cualquiera que sea el ámbito que nos movamos, nuestro cerebro. Trabajar en su desarrollo es, no solo un camino plagado de satisfacciones que no termina nunca, sino también el arma más poderosa y punto de partida fundamental a la hora de mejorar nuestros procesos.

Hace ya tiempo que yo descubrí el poder de desarrollar esta competencia, y desde entonces he seguido avanzando en mi camino. Hoy, me cuesta creer que hubo un tiempo en que me sentaba en mi escritorio y trataba vanamente de organizarme en una mesa que no podía albergar más pilas de papeles sin que se cayera todo por el suelo, totalmente angustiado por un sentimiento de incapacidad para mantener a flote un barco con demasiadas vías de agua. Un barco que es una de esas pequeñas empresas de la lista. Me cuesta creer que pasara tantísimo tiempo hasta el momento en que me di cuenta que la solución a esa situación estaba únicamente en mí. Ni en mis clientes, ni en mis proveedores. Enteramente en mi tejado.

Desde entonces, es mi compromiso descubrir y ayudar a desarrollar la efectividad personal a esos más de 15 millones de personas que empujan esas casi 3 millones de empresas cada día, entre las cuales te encuentras. ¿Comenzamos?

Conversación sobre espacios de trabajo

Conversación sobre espacios de trabajo en el nuevo episodio del podcast de Aprendiendo GTD.

¿Qué buenas prácticas puedes adoptar respecto a «tu base de operaciones»? ¿Qué dice GTD® al respecto?

Mantener un espacio de trabajo lo suficientemente aislado para evitar las interrupciones y facilitar nuestra concentración, un entorno limpio y libre que nos brinde comodidad y operatividad o tener todas las herramientas necesarias para nuestro trabajo cotidiano a mano y bien identificadas son sólo algunas de muchas buenas prácticas que puedes tener en cuenta en lo que a tu espacio de trabajo respecta.

¿Te animas a saber más? El episodio te espera.

Conversación sobre GTD® en vacaciones

Una vez más acudimos a nuestra cita quincenal con el podcast de Aprendiendo GTD, en este caso con una conversación sobre GTD® en vacaciones.

¿Qué hace una persona que aplica la metodología cuando se acercan sus vacaciones? ¿Cómo utiliza su sistema durante las mismas? ¿Y qué ocurre a su regreso?

Las respuestas a esas y más preguntas en este episodio.

Conversación sobre ejecutar

A ejecutar, quinto y último de los cinco pasos en GTD®, ya se le había dedicado un episodio en el podcast. Sin embargo hemos decidido repasar la serie de los cinco pasos. Tras reflexionar en nuestro anterior episodio, hoy mantenemos una conversación sobre ejecutar y con ella cerramos la serie.

Como sabes, la efectividad en general y GTD® en particular son competencias, que como tales pueden trabajarse y desarrollarse. Por este motivo y conscientes de que en nuestra primera serie sobre los cinco pasos cometimos errores, hemos vuelto sobre esta serie tres años después. Con más experiencia a nuestras espaldas y más avanzado el camino hacia el dominio de la metodología nuestro criterio ha mejorado y queremos hacerte partícipe de nuestras opiniones.

Con este episodio, finalizamos nuestro repaso por los cinco pasos tres años después.