Sé más eficaz, parte 1

Esta entrada inicia una serie de análisis sobre el libro «Sé más eficaz» de David Allen.

Analizar un libro de Allen, creador de la metodología GTD®, supone un enorme reto para mí aún si nos centramos en su obra más accesible como es este caso.

Este libro supone otra cara de la moneda de «Organízate con eficacia», su primera y más conocida obra. En lugar de ser una lectura densa —en parte por la traducción— este es de lectura fluida. Que se trate de una recolección de artículos escritos para su web y enviados en forma de newsletter a sus lectores contribuye en gran medida a ello.

Por mucho que los hayan ordenado y jugado con ellos para dar un aspecto consistente, sigue siendo lo que es. Y eso es bueno en mi opinión. Lo convierte en la lectura perfecta para llevar encima y leerte un artículo aquí o allá, mientras viajas en transporte público o esperas en algún lugar.

No por tratarse de artículos independientes deja de transmitir las ideas detrás de la metodología. Destila GTD® por todos sus poros.

Sección «análisis» en Aprendiendo GTD

Idea poco innovadora aunque útil.

Estrenamos una nueva sección en la página web de Aprendiendo GTD, «análisis».

Permitirá a todas las personas que participamos en el apartado de creación de contenidos abordar como su nombre indica el análisis de contenido externo —libros, por ejemplo—.

Espero que te guste.

Más vueltas con Things3 y GTD®

Tras la primera entrada que le he dedicado a Things3 y GTD® hace unos meses, llega otra para darle una vuelta de tuerca.

No es fácil mantener la simplicidad de la esencia. Los seres humanos tenemos una tendencia a la sobre-complicación terrible. Y yo no voy a ser menos.

Un error muy común cuando se trata de configurar una aplicación como gestor de listas es adaptar la metodología a la misma, y no al contrario. Ese intento infructuoso por aprovechar cada funcionalidad y detalle para buscarle utilidad.

Sin embargo, es una búsqueda sin sentido. Y el resultado, al menos en mi caso, no es el esperado.

En esta revisión trato de alejarme de la complejidad y abrazar la simplicidad.

P.D. 2020: Incluso en mi nueva entrada en Mayo 2018 he caído en el mismo error aunque en menor medida. Sigo creyendo que se trata de una buena entrada, pero eliminaría totalmente de la ecuación el uso de etiquetas (y por tanto de las secciones fijas de la aplicación) y me centraría única y exclusivamente en las listas. Si tratas de aplicar la metodología con Things3 espero que ambas entradas (con sus luces y sombras) y estos comentarios posteriores iluminen tu camino. Que la fuerza esté contigo.

Conversación sobre barridos mentales

Conversamos sobre qué es un barrido mental y qué beneficios aporta.

Como sabes, uno de los requisitos clave para disfrutar de la productividad sin estrés se basa en no utilizar tu cerebro como gestor de recordatorios. Es tremendamente ineficiente e ineficaz, y fuente de estrés y olvidos.

Una herramienta muy recomendable para liberar tu cerebro de cabos sueltos que se han ido acumulando es el barrido mental. Un momento auto-dedicado para llevar a cabo «una batida» en tu mente y exteriorizar todo aquello que se te ocurra, sin evaluar su potencial valor. Un par de minutos o tres, sin pretensiones. Es muy liberador.

Y te brinda además la oportunidad de poder evaluarlo en más detalle después, descartar lo que carezca de valor y tomar las riendas al respecto de lo que sí tenga un valor para ti.

Una práctica muy sana y recomendable que merece la pena incorporar a tu vida.

Conversación sobre aplicaciones productivas

En esta ocasión el podcast de Aprendiendo GTD nos brinda la ocasión para conversar sobre seis bloques-tipo de aplicaciones que entendemos necesarias para poder hacer una gestión completa de todo nuestro ecosistema:

Una aplicación de calendario, una de tareas para gestionar listas, otra para gestionar notas, y una más para para gestionar almacenamiento (archivos, en la nube). Como añadidos, una aplicación para gestionar contactos y otra para gestionar el tiempo que dedicamos a ejecuciones o proyectos concretos.

Una conversación sobre aplicaciones productivas muy amena, como casi siempre que entra la tecnología de por medio.

Conversación con algunas preguntas y sus respuestas

En este episodio del podcast Aprendiendo GTD conversamos —indirectamente— con algunos de nuestros oyentes.

Nos han dejado varias consultas por diferentes vías —Telegram, email, audios— y, dado que hemos dado nuestra promesa, dedicamos un episodio a resolver todas estas dudas. Son dudas además comunes, por lo que es de esperar que muchas personas las compartirán y también les serán de utilidad las respuestas.

¿Te animas a enviar también la tuya?

Ninguna quedará sin respuesta. En cuanto juntemos unas cuantas volveremos a la carga con un segundo episodio de estas características. Y si se demora, haremos un hueco en algún otro para resolverla.

Recuerda que con las dudas, tuyas o mías, aprendemos tod@s.

Escribir, esbozar, exteriorizar

Como ya he manifestado en otras ocasiones, me gusta concluir las jornadas con un momento de tranquilidad para dejar fluir la información acumulada durante el día y registrarla en algún modo. Un rato para escribir, esbozar, exteriorizar.

Básicamente hago esto los días laborales, pero también realizo un ejercicio similar los Domingos durante la revisión semanal de mi sistema, y en ocasiones, algún Sábado que dispongo del tiempo necesario. Es un hábito ya interiorizado y en absoluto supone fricción, me gusta, me aporta un estado de relajación excepcional. Una sensación (en este caso mental) similar a lo que supondría en el plano físico, por ejemplo, tomar una ducha después de una dura sesión de deporte.

Me sirve para dejar constancia del transcurso de mi día, para esbozar ideas que surgen sobre la marcha relacionadas con esas 13 o 14 horas de vivencias previas, meditar sobre las urgencias o problemas que se han dado, sobre soluciones, sobre lo que ha ido bien y lo que ha ido mal, sobre las líneas que se han torcido y se han de reconducir, o sobre aquellas que misteriosamente parecen haber vuelto a su cauce solas.

Multitud de “cosas”, a veces con un significado evidente y otras veces con uno más difuso que requerirá de pensar más en detalle sobre ellas. Algunas interesantes, otras desechables — aunque nunca las deshecho en este momento, me limito a registrar.

De todo este material, envío parte a la bandeja de entrada de mi sistema. Otra parte se queda en este registro de mis notas.

Lo que va a la bandeja, se aclara en su preciso momento, cuando la proceso. Lo que se queda en este registro, lo releo durante mi revisión para tomar cuenta de mi pasada semana. A veces aparecen cosas nuevas durante esta lectura posterior, otras no.

En definitiva, intento exteriorizar todo. Lo no exteriorizado es material que ronda nuestro subconsciente, y es más de lo creemos. Nos estorba. Nos limita a la hora de que cosas nuevas se hagan hueco.

Por otra parte, lo no exteriorizado son también oportunidades perdidas, ideas que podrían ser el inicio de algo importante y que están ahí, esperando ver la luz en algún momento que en en muchas ocasiones nunca llega.

Quizá no te guste mi método, o el momento en que lo hago. En tu modelo de trabajo podría encajar otro horario u otro modo más creativo. Adelante. Lo importante es probar, dale una oportunidad a exteriorizar en el modo que más te guste, pero inténtalo. Te garantizo que, con el tiempo, se convertirá en algo que te será tan útil, que te costará dejar de hacer.

Las voces que oímos, y las voces que escuchamos

En ocasiones nos ofuscamos con algo con tremenda facilidad. No es necesario que se trate de un tema complejo, puede serlo o no serlo, pero este no es un factor en absoluto decisivo. Lo que sí suele ser un factor decisivo es que nuestra habilidad para establecer vínculos racionales entre los datos que analizamos con coherencia funcione correctamente en ese momento preciso.

Esto, en lenguaje coloquial suele representarse por expresiones del tipo «estar espeso» o «estar empanado», queriendo hacer referencia a ese estado de mermada actividad cerebral en que todo parece atascarse.

Cuando esto nos ocurre, seguramente nos supondrá un mayor esfuerzo tomar decisiones, o lo que es peor, las tomaremos sin haber pensado correctamente y por tanto el resultado de tal decisión y su reacción/acción derivada será muy probablemente diferente a si lo hubiéramos hecho en otro momento.

En palabras llanas, ese estado de empalago mental motivará que pensemos peor, o que nuestra fricción a pensar nos lleve a actuar sin hacerlo. Nuestras convicciones nos engañan, porque no pensamos adecuadamente y no tenemos en cuenta los pequeños detalles.

¿A quién no le ha pasado que en uno de esos días ha hecho o dicho algo que no debía? ¿O que ha tomado una mala decisión? ¿Ha discutido defendiendo una postura errónea? ¿O ha …? Evidentemente, en ese preciso instante pensamos que estamos acertados. Para empeorarlo, hacemos gala de una tozudez exagerada. Solo oímos, no escuchamos. No pensamos con claridad, y aún así nos aferramos a una idea con plena convicción.

Esto nos ocurre porque no hemos detectado ese estado de nubladez mental, o peor, lo hemos ignorado. Y cuando lo detectamos, lo sabio es dejar enfriar. Trata de tomar el menor número de decisiones, posterga hacerlo si no lo precisas en ese preciso instante, sé consciente del riesgo que entraña decidir en este estado (y más aún, decidir y actuar). Y escucha. Oír es un don, sin duda alguna, pero para pensar y decidir no es suficiente.

De nuevo, ¿A quién no le ha ocurrido que tras un suceso que podríamos relacionar con este estado mental, ha llegado a casa y su esposa/o, pareja, padre o madre, le ha abierto los ojos? Relatamos el suceso acontecido con nuestra mayor indignación aguardando una reafirmación plena de nuestra postura, y sin embargo la respuesta que recibimos de la otra parte se siente como una bofetada de realidad.

Una perspectiva nueva, quizá la misma que presentaba nuestro opositor en una discusión, pero que ahora percibimos de un modo totalmente diferente, en parte por cuándo la recibimos pero, sobre todo, por quien abre esa nueva realidad ante nuestros ojos.

Puede ser una persona a la que nos une un fuerte vínculo emocional, una persona en cuyo consejo confiamos, alguien que admiramos, o simplemente alguien a quien escuchamos.

Las palabras que brotan de su boca se nos abren ante nosotros de un modo que cuasi podríamos catalogar de sabiduría pura en ese instante, por mucho que nos pueda doler oírlas. En ocasiones lo son, en otras se trata de argumentos tan simples que nos deja absolutamente perplejos no haber tenido en cuenta. Pero en cualquiera de los casos, son palabras que necesitábamos escuchar.

Y en la mayoría de ocasiones, estas palabras se convertirán en verdaderas lecciones que quedarán grabadas a fuego en nosotros, porque errando se aprende. Trata de no llegar a este extremo. Pero si llegas, aprende a sacar lo mejor de ello, a conocerte un poco más, y a valorar como un tesoro el aprendizaje que te ha aportado.

Por último, agradecer a todas esas personas que tienen, sabiéndolo o no, queriendo o no, la capacidad de hacer que las escuchemos siempre, dándonos valiosas lecciones directa o indirectamente en muchas ocasiones. Para cada uno de nosotros son personas diferentes, y para cada uno de nosotros son personas importantes.

Si te paras, que sea para pensar

Qué frase: “Si te paras, que sea para pensar”. Motivadora y al tiempo un poco ridícula, porque si estás pensando no te has parado. No solo eso, sino que quizá estés avanzando más de lo que crees.

Qué poca importancia le damos a esto, y cuánto daño nos hace no tenerlo presente cada día de nuestras vidas. Nuestra firme creencia que relaciona avanzar con hacer, nos lleva a querer hacer más y pensar menos. Pensar no es trabajar, pensar no nos hace avanzar, pensar nos retrasa, si estás pensando no haces. Frases comunes, erradas.

Todos nuestros grandes logros a nivel personal han comenzando pensando. Se han definido pensando, se han reconducido y se han dirigido hacia su meta pensando.

A la contra, ese proyecto que has abandonado en el momento que has decidido que no te aporta nada, lo has abandonado cuando te has parado a pensar. Y seguro que en muchas ocasiones, si hubieras pensado antes te habrías ahorrado mucho tiempo invertido sin retorno alguno.

Sabes que es así. Definir lo que quieres o debes hacer, el cómo hacerlo, o —no menos importante— lo que no quieres hacer, marcará tu camino. Sin esto, no hay camino, solo un mar inmenso de posibilidades en el que acabarás perdiéndote. Así que ya sabes, si te paras que sea para pensar.

Si no está en la agenda, no se hará

Una entrada escrita para el blog de Aprendiendo GTD con la intención de aportar alternativas al uso del calendario como único hogar para todos nuestros recordatorios.

El calendario es una herramienta excelente para alojar recordatorios que están basados en fechas o momentos concretos. Pero precisamente este hecho es el que hace que no sea la herramienta más apropiada para otro tipo de recordatorios que no se encuentran necesariamente vinculados a esta característica.

Producto de organizar estos recordatorios en esta lista, se dan una serie de consecuencias.

Por un lado, no finalizar lo que te has propuesto para una fecha concreta (pero que realmente no tiene porqué ser finalizado en la misma) te genera un trabajo de gestión extra, moviendo recordatorios entre unas fechas y otras.

Por otro, ese mismo hecho te genera estrés. Estás incumpliendo un compromiso, aunque sea un compromiso sin sentido.

Como añadido pero no menos importante, desvirtúas tu calendario. Es tu lista más restrictiva, la de aquellas cosas que debes hacer o saber en un día o momento concreto. Pero al generar tanto ruido alrededor mezclando fechas reales e inventadas te será más difícil determinar qué puede esperar y qué no.