En un entorno cambiante, adáptate o muere

Tenemos demasiado que hacer. Nos ha tocado vivir un tiempo en que debemos producir por encima de nuestras posibilidades, en que todo es urgente, el entorno cambiante no da respiro y en que las fuentes de distracciones son tantas y tan variadas, que en cada vez en más ocasiones nos encontramos vagando sin rumbo.

Por suerte, disponemos de herramientas para combatir esta situación.

Una de ellas, de la que solemos hacer uso cuando detectamos que tenemos más cosas que hacer que tiempo para hacerlas, es nuestro «modo Terminator». Una vez activo, nos centramos en hacer, hacer, y hacer. Nuestro yo irracional sabe mucho de esto; si tienes poco tiempo y mucho que hacer, a hacer rapidito y sin pausa.

En otras ocasiones nos tiramos al lado opuesto. Necesitamos cortar de raíz esta sensación de no controlar nuestra vida y vagar continuamente sin rumbo, así que nos tomamos un respiro y, no sin invertir energía mental por doquier, planificamos todos y cada uno de los detalles sobre lo que haremos las próximas cuatro semanas. Y nos sentimos mejor, por fin ya dominamos nuestro destino…

Sirvan como dos ejemplos sobre cómo se empeora lo que ya está mal.

En el primer caso, con tantas cosas que hacer, y sin embargo sin meditar detenidamente sobre qué es necesario, qué no lo es, qué puede esperar y qué no, qué puede obviarse… haremos muchas cosas, pero desde luego no las correctas. En el segundo, invertimos recursos en desarrollar unos planes que no llevaremos a cabo; el entorno y sus cambios a voluntad no lo permitirán, y no cumplir con ellos nos generará estrés y frustración. Estaremos peor que al principio.

Hemos de comenzar por reconocer algo: No sabemos afrontar de un modo adecuado el trabajo bajo el entorno que nos ha tocado vivir. Y léase trabajo de un modo global, todo aquello que queremos o debemos hacer y que vincule a cualesquiera que sean las áreas vitales a las que nos refiramos (también en el área personal).

Es preciso que hagamos algunas reflexiones:

¿Cómo podemos elegir con confianza qué es lo mejor que podemos hacer en cada momento, lo que más valor nos aporta, minimizando el impacto de ese entorno cambiante sobre nuestras decisiones?

Si el entorno cambia rápidamente, ¿para qué hacer planes detallados al extremo a medio/largo plazo, que seguramente se verán truncados a medio camino?

¿Qué podemos hacer para relacionarnos del modo más adecuado con un entorno que cambia rápidamente?

Podemos capturar todo aquello que llame nuestra atención, regresar de forma regular para pensar y decidir sobre qué hacer o no hacer con cada uno de esos asuntos que hemos capturado, ponernos recordatorios de las cosas que decidamos hacer repartidos en diferentes categorías que nos ayuden a ver lo que debemos ver en cada momento, reflexionar y poner al día de forma regular todas nuestras categorías de recordatorios, y actuar eligiendo de entre nuestros recordatorios qué hacer en cada momento con plena confianza en que estamos haciendo lo mejor que podemos hacer en ese momento concreto.

Podemos no planificar cuando no sea necesario. Y cuando lo sea, podemos establecer hitos o puntos de paso hacia lo que deseamos conseguir. De ese modo definiremos rumbo de un modo flexible, dejando los planes elaborados para aquellas situaciones no sujetas a los caprichos del destino.

Podemos adaptarnos al medio, trabajar de un modo efectivo aún si nos encontramos inmersos en un entorno cambiante y caprichoso. Y esto, se consigue determinando qué quieres conseguir, y qué puedes hacer ahora para avanzar. ¿Qué resultado deseo alcanzar? ¿Cuál es mi próxima acción, concreta y visible, que me acercará a ese resultado?

No es necesario saber qué harás después, o dentro de dos semanas. Define y actúa. Cuando hayas avanzado, podrás volver a definir cómo continuar. Pequeños pasos definidos en su momento oportuno, teniendo en cuenta la situación real y actual al momento de definirlos. De ese modo se navega entre el cambio, en lugar de enfrentarse a él.

Si he conseguido llamar tu atención y quieres conocer más sobre la metodología GTD®, puedes comenzar por aquí.

Jornadas en enero 2019

Una crónica. La primera. Unas jornadas en enero 2019. Las primeras.

Un campesino en la corte.

La ilusión de un recién nacido que llega al mundo. La determinación que brinda un propósito firme.

El inicio de un camino que promete.

Te dejo la entrada que escribí en el que, por aquel entonces, era mi blog:

Jornadas

Los recuerdos perduran cuando van asociados a emociones. A más fuerte la emoción, más profundamente grabado quedará ese recuerdo en nuestro ser. Y estas XII Jornadas OPTIMA LAB las recordaré por mucho tiempo.

Admiración, logro, agradecimiento, satisfacción, entusiasmo, compromiso, ilusión… Decenas de emociones y sentimientos, amparados bajo un gran manto de alegría. Todo esto he sentido durante los días 14, 15 y 16 de enero, durante las XII Jornadas de Innovación de OPTIMA LAB, que realmente han sido las primeras para mí.

Recién pasadas, no puedo evitar echar la vista atrás y hacer balance.

Una mirada atrás…

Recuerdo los días, hace años, en que aprovechaba pequeños momentos aislados para hacer rastreos exprés en la web buscando una pócima que me ayudase a gestionar mejor todos los compromisos que por aquel entonces me estaban sepultando.

El tiempo pasaba y la situación empeoraba; para dar cabida a mis compromisos laborales reduje primero mi tiempo libre, después lo eliminé totalmente, y fui reduciendo mi compromiso con el resto de mis áreas vitales en pro de mantener a flote la laboral.

Pero no fue suficiente. No llegaba a todo, y ya no tenía de donde quitar.

Tuve que verme tocado y hundido para buscar soluciones. He tardado años en encontrarlas, pero las he encontrado. Y con todas las mejoras que ha supuesto el haberlo hecho a todos los niveles de mi vida, he comenzado a pensar sobre los valiosos consejos que diferentes personas me han dado (a veces directamente, otras indirectamente a través de las páginas de un blog, o de un libro) y que me han hecho llegar a donde estoy.

Si tuviera que ponerle a esto un precio, no se cual le pondría… Pero sé de seguro que no podría pagarlo, al menos si fuese proporcional al valor real que ha aportado a mi vida.

Cuando algo así ocurre y tomas consciencia de ello, piensas en un modo de agradecer de alguna manera lo que otras personas han hecho por ti. Elegí el camino de hacer lo mismo, de tratar de aportar luz a quienes se encuentran en la desagradable situación que yo me encontré un día; ese es el compromiso firme que adquirí conmigo mismo y que me ha traído a donde me encuentro hoy.

…Y una mirada adelante

Si he de ser sincero, no figuraba en las mejores de mis expectativas llegar tan rápido, ni tan lejos. Y lo digo porque estas XII Jornadas de OPTIMA LAB han servido para afianzar algo que por otro lado ya sabía; juego con la élite de la efectividad en nuestro país.

Entrando ya en materia sobre las Jornadas en sí mismas, todo para mí ha sido novedoso.

Comenzamos el Lunes con una sesión fotográfica en el Blow Up Studio de la mano de Xavi Vila. Ya en esta primera tarde me llevé una muy grata sorpresa; Xavi (a quien yo no tenía el placer de conocer personalmente) es un excelente profesional y ahora amigo, que supo crear un círculo de confianza dentro del marco «primera experiencia» que nos saca de nuestra zona de confort. El estrés inicial pronto se disipó, y el resultado ha sido sobresaliente, podréis comprobarlo pronto. Mención especial también al excelente trabajo de nuestra maquilladora, Cristina García de Quesada, a quien también tampoco conocía hasta la fecha.

Tras esto, cena en un restaurante indio, mi bautismo de fuego. Se rumorea en OPTIMA LAB que hasta que no pasas por la experiencia de cenar en un indio, te atiborras bien de picante y sobrevives dignamente a la experiencia, no has pasado por completo el rito de iniciación. Por suerte, el picante me gusta, y la comida india (que no había probado anteriormente) me ha encantado. Esta primera cena ha sido además una oportunidad excelente para conocernos un poco mejor (Xavi incluído) y un cierre perfecto para el primer día de Jornadas.

Martes y Miércoles transcurrieron, como es ya habitual, en el Palacio de los Infantes de Euroforum en San Lorenzo del Escorial. Para mí, del mismo modo que seguro ha ocurrido en el pasado con mis compañer@s, las primeras Jornadas suponen un input de información muy importante.

Un balance muy positivo

He aprendido mucho a lo largo de estos dos días, tanto por el hecho de haber descubierto gran cantidad de datos relevantes para mí, como a nivel más operativo sobre las formas de trabajo en OPTIMA LAB. Las cifras reflejan un crecimiento astronómico que supera en mucho las previsiones más optimistas, en gran medida gracias al gran trabajo que desarrollan mis compañer@s. La calidad, se vende sola.

Por otra parte, las jornadas de trabajo partiendo de nuestros tableros en Trello y adaptando qué hacer en cada momento en base a etiquetas de tiempo y energía es un método que puedo confirmar excelente. Hemos maximizado nuestros recursos y hecho en cada momento lo más adecuado, y gracias a ello hemos conseguido tratar con éxito la gran lista de temas previstos.

El balance no puede ser más positivo. Para mí supone el inicio de una etapa importante que afronto con gran ilusión y compromiso.

¿Y ahora qué?

No puedo despedirme sin acordarme de mis compañer@s de OPTIMA LAB, por varios motivos. El primero, por haberme brindado la oportunidad que me lleva hoy a escribir estas líneas; una oportunidad que hoy calificaría como «de enorme repercusión» en mi vida y con la que estoy seguro que, del mismo modo que ha ocurrido con las expectativas de crecimiento anuales en OPTIMA LAB, valoro por debajo de su repercusión real y solo con el tiempo, a vista de pájaro, podré evaluar con objetividad.

El segundo, la gran cercanía que transmiten a todo lo que hacen, como buen@s artesan@s, y que incluye la bienvenida a brazos abiertos que me han brindado y con la que no puedo menos que sentirme como uno más en la red.

Por todo ello, ¡gracias DavidJordiJosé Miguel y Paz!

Finalmente, y dado que Cruz ha abandonado la red recientemente y no he tenido el privilegio de trabajar a su lado, quiero desearle desde aquí mucha suerte en sus proyectos. Quizá el futuro nos brinde nuevas oportunidades y nuestros caminos se crucen. ¡Suerte Cruz!

P.D.: Si te ha gustado mi resumen de las Jornadas, hay buenas noticias. Tanto David, como Jordi, José Miguel, y Paz, comparten su particular visión de lo que estos tres días han supuesto en sus vidas, ¿Te animas a conocer más?

Sé más eficaz, parte 1 capítulo 6

Sigo avanzando en la serie sobre «Sé más eficaz» y llego al capítulo 6.

De lo que Allen nos habla en este capítulo, de un modo resumido, es del porqué algunas personas piensan que la metodología GTD® es más «reactiva» que otras que ponen un énfasis marcado inicialmente en factores como la prioridad. Y también nos habla del porqué, bajo su punto de vista, eso no es del todo cierto.

Este capítulo es más denso y requiere más atención y espíritu crítico para destapar y comprender sus luces y sombras.

Nuevo año y los mismos deseos

Navidad ya está ahí. Y Año Nuevo. Y sigues dándole vueltas a lo mismo. Un nuevo año y los mismos deseos de siempre en las páginas del blog de Aprendiendo GTD.

Esta situación puede seguir así, año tras año. O no. Depende de ti.

Cada año por estas fechas nos ilusionamos, y también nos desilusionamos. Ilusión porque esta vez será diferente y desilusión porque esto mismo lo pensaste las navidades pasadas. Cambiar esto es más fácil de lo que crees si cambias de chip y de hábitos, y si asumes de una vez por todas que a pequeños pasos se recorren caminos largos.

Date una oportunidad. Me gustaría que, en las navidades del año que viene, regreses a esta entrada enlazada en el primer párrafo y mientras la lees de nuevo, te digas: «Esta vez sí…». Si necesitas ayuda para lograrlo, nos vemos aquí.

Sé más eficaz, parte 1 capítulo 5

Nuevo artículo de la serie sobre el libro «Sé más eficaz», en esta ocasión parada en su capítulo 5.

Como he hecho con algún otro capítulo anteriormente, dejaré que una frase de Allen lo resuma.

Mucha gente guarda las cosas en su mente, no captura. No toman decisiones sobre un asunto aún cuando saben que deben hacerlo, no aclaran. No organizan sus recordatorios y material de apoyo en categorías con sentido para ello, no organizan. Tampoco llevan ni revisan un inventario completo de sus compromisos, y como consecuencia de todo ello malgastan sus energías, viven en un estado constante de alerta y stress, y se centran en lo último y más escandaloso aún a sabiendas de que no es probablemente lo que debieran estar haciendo. – David Allen

¿Cómo mejorar esta situación? Respuesta en el análisis del capítulo, y por supuesto en el libro.

Olvida las TMIs

Es un consejo serio. Olvida las TMIs (tareas más importantes).

Hay mejores modos de gestionar tus compromisos y tus recordatorios, te lo garantizo. Las TMIs han funcionado —y funcionado bien— durante un largo período de tiempo y nos han servido todo lo que podían servirnos. En un entorno relativamente estable, sin muchos cambios, son una alternativa viable.

Ocurre que nuestra vida hoy es poco estable y el cambio es lo único que se repite todo el tiempo.

En estas circunstancias, determinar qué es lo más importante que puedes en el futuro —mañana, la semana que viene o el mes que viene— es una osadía. La posibilidad de acertar es mínima. La posibilidad de que algo cambie —y con ello tus prioridades— es máxima.

Te invito a reflexionar sobre ello y a investigar sobre cómo resuelven esta situación otras alternativas.

Nuevo compromiso y nuevo área

Una entrada en Aprendiendo GTD acerca de mis recién estrenados nuevo compromiso y nuevo área.

Se trata de una entrada particularmente personal en un momento de mi vida. Una mirada atrás, una retrospectiva ante un cambio importante en un momento concreto. Son básicamente pensamientos en alto y un poco de historia.

Adquirir el compromiso de escribir con regularidad en un blog —apetezca o no, sea más o menos interesante lo que tenga para ofrecer— merece pensárselo dos veces. En el pasado había tenido un blog, pero era más una bitácora personal y poco me importaba si alguien lo leía.

En este caso es diferente. Supongo que con la edad valoras que alguien lo lea, y valoras el compromiso real que supone que alguien que regularmente te lee esté esperando una nueva entrada.

Gracias por estar ahí. Nos seguimos leyendo.

¿Mides tu productividad?

Hoy lo medimos todo. Vivimos en tiempos del Big Data. En determinados ámbitos (muchos) tiene sentido, pero hay que saber qué y cómo se mide. Por ejemplo, ¿mides tu productividad?

Ahora existen muchas aplicaciones y servicios que te ayudan a medir —y obtener gráficas e históricos— de todo, tu productividad incluida. Lo que ocurre es que «tachar más cosas» y ser una persona productiva —efectiva en realidad, que es el dato que realmente trasciende— es algo muy diferente.

Te lo planteo de otro modo. Hacer muchas cosas y hacer las cosas que debes hacer —las realmente aportan valor— es muy diferente. Más claro, ¿verdad?

Mi consejo es que te olvides de este tipo de mediciones. Tú, que eres una persona inteligente, sabes perfectamente si estás haciendo lo que realmente aporta valor. El valor que aportas es el dato realmente relevante, no cuántas cosas haces para aportarlo.

Sé más eficaz, parte 1 capítulo 4

En este artículo entro de lleno en «Sé más eficaz» parte 1, capítulo 4.

A través de este capítulo David Allen toca un tema que es, a mi parecer, el más complejo metodológicamente hablando de lo que llevamos de libro hasta este momento. La relación entre las partes de control y perspectiva en la metodología y cómo cada una de ellas se refleja y condiciona a la otra.

Se trata de un mensaje que contiene más de lo que parece y que, si eres practicante de GTD®, conviene releer.

Mejor un paso hacia la solución adecuada

Tanto en materia de efectividad como en cualquier otra, un paso hacia la solución adecuada es un avance significativamente más importante que el dar muchos en cualquier otra.

Por este motivo, cuando tienes «un asunto» a resolver, es importante dedicar un tiempo a estudiar, pensar y decidir cual es el resultado deseado y cómo llegar a él. En ocasiones esto será algo trivial para ti; sin embargo habrá otras en que camines por terrenos desconocidos y este análisis inicial puede suponer que existan notables diferencias en el resultado que obtengas.

Un ejemplo es precisamente el camino hacia la efectividad. En un mundo conectado y saturado de información como es el actual, cuando decidas emprender tu camino te encontrarás cientos de opciones. Algunas obvias y relativamente simples, principios productivos universales. Otras más complejas, que pueden requerir semanas, meses, o incluso años hasta que consigas comprenderlas, interiorizarlas y aplicarlas a tu día a día.

Si comienzas desde cero, los principios básicos pueden suponerte resultados muy interesantes sin precisar de un gran nivel de esfuerzo por tu parte, pero a partir de ahí precisarás hacer las cosas de un modo notablemente diferente si deseas obtener resultados notablemente diferentes. O dicho de otro modo, no puedes esperar resultados diferentes si haces siempre lo mismo.

Si decides comenzar a dar pasos, elige bien tu dirección. ¿Cuál es el resultado que deseas obtener? ¿Qué puedes hacer ya, ahora, para caminar en esa dirección? De una buena elección depende que obtengas un retorno a la altura de tus esfuerzos. Muchas personas que se encuentran en tu misma situación han comenzado a dar pasos y han elegido GTD®. Si te decides, no estás solo/a. Te esperamos aquí.