Si no está en la agenda, no se hará

Una entrada escrita para el blog de Aprendiendo GTD con la intención de aportar alternativas al uso del calendario como único hogar para todos nuestros recordatorios.

El calendario es una herramienta excelente para alojar recordatorios que están basados en fechas o momentos concretos. Pero precisamente este hecho es el que hace que no sea la herramienta más apropiada para otro tipo de recordatorios que no se encuentran necesariamente vinculados a esta característica.

Producto de organizar estos recordatorios en esta lista, se dan una serie de consecuencias.

Por un lado, no finalizar lo que te has propuesto para una fecha concreta (pero que realmente no tiene porqué ser finalizado en la misma) te genera un trabajo de gestión extra, moviendo recordatorios entre unas fechas y otras.

Por otro, ese mismo hecho te genera estrés. Estás incumpliendo un compromiso, aunque sea un compromiso sin sentido.

Como añadido pero no menos importante, desvirtúas tu calendario. Es tu lista más restrictiva, la de aquellas cosas que debes hacer o saber en un día o momento concreto. Pero al generar tanto ruido alrededor mezclando fechas reales e inventadas te será más difícil determinar qué puede esperar y qué no.

A vueltas con Things3 y GTD®

Things3 —o Things, desde su primer versión— es una de las aplicaciones que primero llegaron al entorno Mac prometiendo ser «GTD® friendly».

¿Y es cierto? Lo es.

Pero no lo es porque Things sea capaz de hacer nada que el resto no pueden hacer, sino porque para convertirse en un gestor de listas apto para poder aplicar la metodología GTD® no hace falta demasiado. Todas lo son.

He pasado un tiempo utilizando Things3 como mi gestor principal de listas y te dejo algunas conclusiones.

En busca de la excelencia

Por todos es más o menos conocido que la tecnología, la automatización y la robótica avanzan a pasos agigantados. Ese futuro lejano ya no es lejano, nos tropezamos un poco contra el cada día. Tu opción: busca la excelencia.

En momentos como este, si nos detenemos a pensar podremos llegar a visualizar con mayor o menor claridad lo que nos espera en el ámbito laboral a un plazo corto, o medio. Muchos empleos desaparecerán tal y como los conocemos hoy en día (comenzando por los enfocados a labores más rutinarias y automatizables, y avanzando en muchos otros frentes paulatinamente).

Labores incluso que no se nos pasarían por la mente al primer impacto se verán afectadas. Pensar o decidir ya no serán en todos los casos un motivo eximente para la robotización, ya que en muchas ocasiones ese pensar o decidir no son sino el fruto del análisis de muchas opciones y elección de una o varias de ellas en base a criterios replicables. Y eso puede hacerlo una máquina. No solo puede hacerlo, sino que además puede hacerlo mejor.

Una máquina puede almacenar muchos más datos de los que nosotros podríamos, puede analizar en base a determinados criterios de un modo más rápido y con menor margen de error, y puede ejecutar determinadas acciones (muchas) con mayor eficiencia.

¿A qué conclusiones nos llevan estos datos?

Básicamente a una. El trabajo del futuro, para nosotros humanos, se asentará fundamental y casi exclusivamente en todo aquello que vincule el análisis y toma de decisiones.

Seremos muchos para hacer lo mismo. ¿Qué ocurre cuando una universidad tiene una enorme demanda de acceso? Ocurre que se utilizan criterios de selección. Eso mismo ocurrirá en este caso. El conocimiento, la especialización estricta y el buen uso en general de las armas necesarias para pensar, decidir, crear o diseñar serán los factores que sitúen las barreras en su lugar correspondiente. Barreras que unos traspasarán y otros (la mayoría) no.

Por todo ello, prepararse para el futuro implica especializarse, profundizar más y más sobre el conocimiento en áreas concretas y aprender a pensar. Implica ser realmente bueno/a en un área concreta. Avanzar, destacar, crear, innovar. Se trata de la búsqueda constante de la excelencia en un campo determinado, cualquiera.

Y la excelencia, es imposible sin pasión. ¿Qué te apasiona a ti?

¿Hacia dónde queremos ir?

Somos seres irracionales dentro de nuestra condición racional. Esa condición que nos separa del resto de seres vivos y que aparcamos por comodidad. Evitamos la pregunta, ¿Hacia dónde queremos ir?

Nos sentimos motivados para hacer aquellas cosas que rápidamente podemos tachar y dar por concluidas, aunque no nos lleven a ningún lugar (o peor aún, nos alejen incluso del lugar hacia el que deberíamos ir).

Sin embargo, dar un pequeño paso cada día para acercarnos a un objetivo meditado, estudiado, y que sí supone una meta importante para nosotros, es algo que nos cuesta terriblemente.

La luz cercana nos atrae, y no nos paramos a pensar qué nos aportará. Sin embargo la lejana nos repele, porque anteponemos la consecución de resultados inmediatos (aunque tales resultados sean irrelevantes) a un esfuerzo continuado por conseguir lo que de verdad queremos a largo plazo.

Necesitamos vencer nuestra fricción a pensar, a visionar lo que deseamos conseguir o llegar a ser. Ese es el momento de pensar en grande.

Necesitamos detallar qué debemos hacer para llegar a ese punto, y sobre todo debemos sobreponernos a ese “¿me apetece hacer esto ahora?” diario que nos aleja de nuestros más importantes intereses.

El momento de hacer también entraña pensar, pero pensar de otro modo, pensar en un radio mínimo. Pensar en pequeño. Es momento para pensar qué es lo más efectivo que puedo hacer ahora, en este preciso momento, pero no de cuestionar tus metas para eludir hacer lo que debes hacer.

Sin esto, siempre seguiremos siendo seres irracionales, bolsas de plástico vacías que el viento lleva hacia donde quiere, sin un rumbo propio. De este modo, nuestros objetivos nunca dejarán de ser objetivos, no habrá resultados jamás.

Jugando con Hazel y Slack

Juguemos un poco con tecnología. Por ejemplo, enviando información desde Hazel a Slack.

Si trabajas en la plataforma Mac seguramente sepas qué es Hazel —si no lo sabes, necesitas saberlo—. Y si eres una persona con cierto apego a la tecnología y vives en el planeta tierra, entonces conocerás Slack.

Si además de todo eso utilizas ambas, debes saber que se llevan bien. Te lo demuestro en Medium.

Para mí ha sido un descubrimiento ponerlas a trabajar juntas y recibir notificaciones en una sala dedicada de Slack de todos los cambios —o los cambios que me interesan— que Hazel realiza en mi ordenador.

Las utilidades de este pequeño truco pueden ser muchas y variadas. Quizá alguna te sirva.

Introduciendo Getting Things Done

Introduciendo Getting Things Done, o para que nos entendamos, GTD®.

He escrito esta entrada originalmente en Medium, la que ha sido mi casa durante un tiempo y que con sus luces y sombras me sigue gustando bastante. Si no sabes qué es GTD® con esta entrada puedes hacerte una idea de algunos rasgos que caracterizan a esta metodología de efectividad personal.

A vueltas con Todoist y GTD®

Algunas personas me han pedido una idea sobre cómo configurar Todoist como gestor de listas para aplicar GTD®. Aquí la tienes.

Revisión 2020:

Ahora que has llegado hasta aquí, seguramente estés buscando el modo de configurar Todoist como tu gestor de listas para tratar de aplicar la metodología GTD. He de decirte que con el paso del tiempo me he dado cuenta de la enorme sobre-complicación innecesaria que supone el modo de configurar esta herramienta que te propongo a continuación. He pensado en actualizar la entrada, e incluso en borrarla. Sin embargo, me he dado cuenta de que puede resultar muy útil para ti en el contexto adecuado.

Si a día de hoy re-escribiese esta entrada, escribiría algo muy parecido a lo que mi compañero y casi vecino Pablo Paredes ha escrito en el blog de Aprendiendo GTD, una fantástica serie sobre cómo configurar Todoist como tu gestor de listas para GTD. Haría algo diferente, pero en su base la entiendo una configuración más que adecuada. Te recomiendo encarecidamente su lectura, antes o después de leerte esta entrada.

Si te lees ambas, alcanzarás ese contexto adecuado en que esta entrada puede serte útil. Tómatela como un ejemplo de sobre-complicar algo que realmente es mucho menos enrevesado. La complejidad extra que yo propuse cuando escribí esta entrada es absolutamente innecesaria, te lo aseguro. Y tú también sufrirás esa tentación. Espero que la posibilidad que te brinda la lectura de ambas y la posibilidad de poder poner cara a cara lo adecuado y lo inadecuado te ayude a evitar ese océano de sobre-complicación en el que casi todas las personas caemos al montar nuestros sistemas.