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Aclarar en GTD®

Como hice unas semanas atrás con la entrada dedicada a Capturar, hoy escribiré sobre qué representa Aclarar dentro de la propuesta de GTD®.

Aunque todos los pasos que GTD® propone son importantes y necesarios, Aclarar es algo más que eso. Tu sistema puede funcionar y seguir en marcha si la calidad de tus aclarados no es la mejor, pero es precisamente maximizando esa calidad donde podrás disfrutar de un antes y un después a años luz de distancia en la gestión de tu vida.

Necesitas mantener bajo control tus asuntos, y además hacerlo del modo más beneficioso para ti.

Esto implica hacer uso de un sistema externo a tu mente, porque si tu mente es un hervidero de recordatorios estará constantemente rastreando para tratar de recordarte las cosas adecuadas en el momento necesario. Lamentablemente, ocurren tres cosas cuando te encuentras en esta situación.

La primera de ellas es que no lo consigue, luego el resultado que obtienes es muy mejorable.

La segunda es que está constantemente trabajando con la carga y derroche energético que eso implica.

Y la última es que, en su afán por hacer lo mejor posible su trabajo, está constantemente interrumpiéndote, lanzándote propuestas para que tengas algo en cuenta en los momentos más inoportunos.

Evitar que esta situación se produzca implica encontrar un método en que no existan fugas, en que elimines la carga que supone a tu mente llevar a cabo un trabajo para el que no ha sido diseñada. Necesitas un modo en el que seas capaz de confiar para que tu mente se relaje y pueda dedicarse de forma exclusiva a aquello que realmente te aporta valor.

Y ese modo pasa, siempre, por hacer uso de un soporte externo a tu mente.

Ese soporte externo a tu mente necesitará que lo alimentes, que lo revises de forma constante y que lo mantengas en buen estado para que siga siéndote útil y tu mente confíe en él.

Entonces, lo primero que necesitas hacer con todos tus asuntos es garantizar que entran en bruto a ese soporte.

Más tarde, necesitarás pensar y tomar decisiones para transformarlos en algo útil para ti.

Después, necesitarás revisar ese soporte externo de forma constante para actuar conforme a todas las decisiones que has ido tomando.

Y por último, necesitarás hacer algo para garantizar que ese soporte se mantiene actualizado, operativo y en buen estado.

El modo de conseguir llevar a cabo todo este proceso de forma sostenida en el tiempo es convirtiendo todos los comportamientos que intervienen en él en hábitos, de modo que no te cueste llevarlos a cabo, no consuman tu energía y no se detenga el flujo. A grosso modo, en eso consiste de forma muy muy resumida GTD®.

El primero de esos hábitos, el que garantiza que todos los asuntos con potencial interés para ti entren a ese soporte para iniciar el ciclo, recibe el nombre de Capturar.

La segunda parte se alcanza a través de dos de ellos. El segundo, consistente en pensar y tomar decisiones para transformarlos en algo útil para ti, recibe el nombre de Aclarar. Y el tercero, consistente en trasladar toda la información y recordatorios al lugar a que pertenecen, el de Organizar.

En una entrada futura te hablaré sobre Organizar, pero hoy vamos a centrarnos en Aclarar.

Aclarar consiste en tomar cada una de esas capturas que tienes en tu bandeja de entrada para pensar y tomar decisiones al respecto hasta tener claro qué significado tiene para ti y qué deseas hacer al respecto, si deseas hacer algo, hasta vaciar tu bandeja.

Te lo repito. Aclarar consiste en tomar cada una de esas capturas que tienes en tu bandeja de entrada para pensar y tomar decisiones al respecto hasta tener claro qué significado tiene para ti y qué deseas hacer al respecto, si deseas hacer algo, hasta vaciar tu bandeja.

Como ves, se trata de un proceso mental. De forma resumida, es el proceso por medio del cuál decides qué harás con cada una de esas cosas que entran a tu vida. Sabiendo esto, te habrás dado cuenta de la gran relevancia de este paso: consiste en definir qué hacer o no hacer con cada cosa que te ha llegado. Por tanto estás definiendo, en cierto modo, tu futuro.

Para Aclarar existe un flujo que puedes —y debes— seguir en el 100% de las ocasiones.

Este flujo consiste en que te formules una serie de preguntas predefinidas, cuyas respuestas te irán guiando hasta llevarte a un tipo único de decisión sobre qué hacer al respecto de ese elemento que has tomado de tu bandeja.

Voy a mostrarte este flujo.

Comienzas por acudir a tu bandeja de entrada y tomar un elemento. Da igual que comiences por arriba y vayas descendiendo o viceversa, pero es necesario que te fijes un orden evitando de este modo picotear y hacerte trampas al solitario. Al fin y al cabo, vas a seguir este flujo con todos los elementos hasta vaciarla por completo.

Una vez tienes tu primer elemento, la primera pregunta que necesitas formularte es:
¿Qué es? O su equivalente, ¿qué significado tiene para mí?

Necesitas pensar para darle una respuesta clara, más allá de lo evidente. «Es un email» no sería una respuesta válida, pero «es un email de mi jefa pidiéndome que adelante la entrega del informe de ventas a este viernes» sí podría serlo.

Una vez tienes claro su significado y las implicaciones que tiene para ti, una nueva pregunta:
¿Es accionable? ¿Requiere acción?

Esta pregunta no se refiere a si puedes hacer algo al respecto. Lo que esta pregunta persigue es que, una vez sabes qué es y qué implica para ti, tomes una decisión: ¿Harás algo al respecto? ¿Quieres, debes o necesitas hacer algo con esto?

Y como sabes, esta pregunta solamente admite dos posibles respuestas: «sí» o «no».

En caso de que tu respuesta sea «no», tienes tres opciones:

  • Eliminarlo. Es decir, decides que no es relevante para ti, no te sirve para nada, y no lo necesitas. Por ejemplo, un folleto publicitario sin interés.
  • Archivarlo, cuando decides que no harás nada al respecto pero, sin embargo, se trata de algo útil que deseas conservar porque tiene o podría tener utilidad futura. Un ejemplo sería una factura que puedas necesitar guardar por obligaciones fiscales, para hacer un cambio o para reclamar una garantía.
  • Incubarlo. Incubarlo quiere decir que no te comprometes a hacer nada al respecto por ahora pero quieres mantener abierta la posibilidad de hacerlo en un futuro y, por tanto, decides dejarte un recordatorio para reflexionar al respecto más adelante.

Esas son tus tres alternativas cuando decides no hacer nada por ahora.

En caso de que sí decidas que harás algo al respecto, de nuevo tienes tres opciones.

Pero antes de entrar en esas tres opciones, necesitas algo de información extra. Y esa información extra consiste en, ahora que has decidido hacer algo al respecto, definir qué es lo que harás.

En GTD®, la pregunta para definir qué harás es: ¿Cuál es la Siguiente Acción?

Y eso nos lleva a introducir un nuevo concepto, que es el de Siguiente Acción en GTD®.

Una Siguiente Acción en GTD® es una actividad física y visible que hace que algo avance.

Es importante que la actividad sea física y visible. Nuestro cerebro comprenderá mejor qué hay que hacer y cuándo estará hecho si puede visualizarla, y a causa de ello será más difícil que la procrastine. «Pensar» sobre algo no es una actividad física y visible, tu cerebro no puede visualizarte haciéndolo y tampoco dispone de información sobre cuándo habrás terminado de pensar, por lo que lo más probable es que opte por elegir cualquier otra actividad a realizar de la que sí disponga de toda esa información.

También es importante que redactes tus Siguientes Acciones con un verbo de acción (escribir, llamar por teléfono, responder un email…) representativo de la actividad a llevar a cabo, y que cuando la definas incluyas la información necesaria para llevarla a cabo.

Ahora que has definido qué harás en concreto, y lo has hecho de un modo claro y por medio de una actividad física y visible, volvemos a tus tres opciones:

  • Hacerla. Esto quiere decir hacerla ya, ahora mismo, sobre la marcha, y está relacionado con la conocida Regla de los 2 Minutos en GTD®. Lo que esta regla indica es que si tardarás menos en hacerla ahora mismo que en ponerte un recordatorio y más tarde tener que revisarlo, lo hagas de inmediato. Ese tiempo se estima en unos dos minutos. Es eficiencia pura, pero también una regla muy peligrosa debido a nuestra incapacidad para anticipar correctamente el tiempo que nos llevará hacer algo (en muchas ocasiones, muy superior al previsto). Si utilizas mucho esta regla, lo más probable es que no termines de vaciar tu bandeja de entrada, por lo que mi recomendación es que la reserves para situaciones puntuales y de clara aplicación.
  • Delegarla, consiste en solicitar a otra persona —o colectivo— que la lleven a cabo en tu lugar, cuando se trata de personas más adecuadas para hacerlo.
  • Aplazarla. Aplazarla quiere decir que lo harás tú lo antes posible una vez hayas terminado de Aclarar tu bandeja, o en una fecha específica si es lo que requiere.

Ya tienes tus tres salidas vinculadas al «sí», aunque aún necesitas saber una cosa más. Es preciso que te preguntes: ¿con esto he terminado con mi captura, puedo eliminarla y olvidarme? ¿o representa más de lo que hasta ahora he definido?

Si puedes olvidarte, has terminado. Pero si esa captura precisa de más cosas de las que has definido hasta el momento, entonces te encuentras ante lo que se denomina un Proyecto en GTD®.

Un Proyecto en GTD® es un resultado que persigues, que precisa de más de un paso y que puede alcanzarse en un plazo aproximado máximo de un año.

Como ves, a diferencia de una Siguiente Acción que es algo que haces, un Proyecto no es algo que haces sino algo que consigues a base de completar determinados pasos (Siguientes Acciones).

Es importante que redactes tu Proyecto con un verbo, y para algunas personas resulta motivador hacerlo como si ya hubieran alcanzado ese hito (por ejemplo, «La cocina está reformada» en lugar de «Reformar la cocina»).

Con esto dispones de información suficiente para hacerte una idea de en qué consiste Aclarar en GTD®. En la próxima entrada dedicada a esta serie veremos el tercer paso, Organizar, muy relacionado con Aclarar ya que se llevan a cabo de forma independiente pero consecutiva para cada una de tus capturas.

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