Información para decidir, decidir para actuar

El workflow es ese, no otro.

Recoges información, en base a ella tomas una decisión, y en consecuencia actúas. Evidentemente nunca podrás disponer de toda la información, y mientras decides y actúas seguirá llegando a cuentagotas. Es inevitable. Pero en tu mano sí está determinar cuándo tienes suficiente para tomar decisiones.

En muchas ocasiones, ese proceso secuencial se ve alterado por la inercia inconsciente. Decides, actúas, y cuando algo ocurre comienzas a buscar información que de algún modo pueda respaldar tus actos. Que aparezca o no, queda al azar.

Es mal negocio, puedes evitarlo. Y la situación opuesta no es mejor. Existe el momento.

GTD®, Revisión Semanal y Material de apoyo

Ayer te hablaba sobre el poder de la conversación en materia de aprendizaje. Hoy, te traigo conversación de nuevo. En concreto, una sobre GTD®, Revisión Semanal y Material de apoyo.

En las diferentes comunidades de Aprendiendo GTD se plantean, en muchas ocasiones, preguntas y respuestas que tienen mucho valor. Las preguntas tienen valor en tanto te obligan a replantearte tus creencias y pensar a otro nivel, el de dar una respuesta a una persona que piensa de otro modo o carece de cierta información que tú sí sabes —o crees saber—. Las respuestas son una exposición abierta, una oportunidad para compartir cuál es el motivo de que opines eso y no otra cosa. En ambos casos enriquecen de un modo u otro.

Te dejo con algunos ejemplos, un fragmento de una conversación cualquiera.

Pregunta:

Buenos días a @todos. Ayer en la reunión tratamos la revisión semanal y nos surgió una duda que hablamos de elevarla a instancias superiores.
Cuando se habla en la revisión semanal de revisar el material de apoyo, ¿Se debe de hacer siempre? La duda surgió porque se comentó que si un proyecto, cuando revisas la lista de proyectos, ves que ya tiene siguiente/s acción/es y que el proyecto va a avanzar, se podía omitir dicha revisión. En ese caso, ¿También sería necesario revisar el material de apoyo?

Respuesta:

La idea de revisar tu lista de proyectos en tu Revisión Semanal no es solamente garantizar que puedan avanzar, esa es solamente una parte.

La idea es garantizar que puedan avanzar del mejor modo posible en función a dos factores principalmente:
– Su estado hoy.
– Las características del entorno, los factores externos que tienen influencia en algún modo sobre ese resultado y su avance, hoy.

Para esto es necesario pensar, y el material de apoyo facilita hacerlo teniendo en cuenta la mayor cantidad de información relevante al respecto. Revisarlo siempre es recomendable, y puede eludirse solamente en aquellas situaciones en que tengas una perspectiva total y absolutamente clara sobre ambos factores de modo que puedas pensar y tomar decisiones informadas sin recurrir al mismo.

GTD se basa principalmente en un modelo de avance y re-cálculo. Avance y re-cálculo.

Ambas son importantes, no os quedéis únicamente en avance. El día a día es ajetreado y no facilita un modo de pensamiento sosegado. El paréntesis que lo facilita se llama Revisión Semanal.

Pregunta:

Gracias. En ocasiones al material de apoyo que se ha ido incluyendo en ciertos proyectos (así de mayor envergadura) es tal que genera más ruido que ayuda. Era «anterior» material de apoyo que ahora ya no lo es, pero se ha quedado en la carpeta material de apoyo a la espera de que se complete para luego decidir qué hacer con ello.

Respuesta:

El material de apoyo que ya no es material de apoyo, es ruido. No debe estar en el lugar al que no pertenece. Es archivo, o basura. No hay ley que diga que debe permanecer ahí si ya no es útil.

Pregunta:

Ayer también hablamos sobre esto. ¿Se debe de aprovechar la revisión semanal para «eliminar el ruido» del material de apoyo?

Respuesta:

Se debe eliminar el ruido. Que la revisión semanal sea el mejor momento o no, dependerá de muchos factores. Si no lo es, tienes una siguiente acción que te ayudará a avanzar para alcanzar tu resultado.

Hasta ahí. Aunque hay mucho antes. Y más después. Si no quieres perdértelo, puedes unirte.
En ocasiones, meditar sosegadamente podría generar preguntas y respuestas más detalladas, mejor redactadas, e incluso más rigurosas desde el punto de vista pedagógico o metodológico. Pero se perdería parte de la magia, y esto no supone un problema porque regresan. Se repiten una y otra vez a lo largo del tiempo. Esa es la magia de una CoP.

Recuerda: Avance y re-cálculo regular.

Y recuerda: Algo no sigue siendo lo mismo porque un día lo hayas decidido, o porque lo hayas puesto donde debería estar a causa de serlo. Ni siquiera por el hecho de que en algún momento lo haya sido. El mundo cambia rápidamente. No basta con saberlo, esto es trivial a día de hoy. Es necesario comprenderlo y actuar en consecuencia. Y actuar en consecuencia comienza porque te plantees con regularidad una pregunta: ¿Qué ha cambiado?

La mejor tecnología que existe para aprender

Te dejo un breve párrafo que habla sobre aprender. No es mío, se trata de un comentario que ha dejado María Luisa de Miguel en LinkedIn.

La mejor tecnología que existe para aprender y, otras muchas cosas, es la conversación. La que mandemos con otros y con nosotros mismos. El aprendizaje se guía a través de una conversación interna y externa, cuanto mejor sea la calidad de esa conversación, mejor será la calidad del aprendizaje. Esto ha sido así desde el principio de los tiempos. El ser humano es evolutivo no disruptivo.

Nada que añadir. Tu conversación interna queda de tu mano. Pero si te interesa el mundo de la efectividad y te gustaría continuar tu camino de aprendizaje conversando con otras personas, podrías comenzar por aquí —o por aquí—.

Organización y sobre-organización

El tiempo se ha encargado de demostrarme que, en términos generales, el enemigo nº1 de la persona organizada es la sobre-organización. No las interrupciones, no el freno complaciente e inocente a la hora de decir no, ni siquiera la omnipresente tendencia a dejarse llevar por lo último o más ruidoso. Cuando hablamos de personas que ya conocen el mundo de la efectividad y trabajan por mejorarla, es la sobre-organización.

Es sorprendente la cantidad de personas, incluso expertas a diferentes niveles, que caen en sus garras de forma estrepitosa. Se les va de las manos hasta límites insospechados. Algunas buscan soluciones donde no existen. Otras, simplemente no pueden evitarlo. Incluso hay quien encuentra en su presunta experiencia y abultado conocimiento la justificación perfecta para no enfrentarse a una tendencia que mina su efectividad.

Un coche de F1 tiene más mandos y controles, y más complejos, que un ciclomotor. Y, por supuesto, los ciclomotores son para aprendices y personas cuyas necesidades se cubren fácilmente. Cualquiera sabe y puede conducirlo, no tiene mérito. No destacas. Sin embargo, si lo que necesitas es callejear tu destreza a los mandos de un ciclomotor te será de mucha más utilidad que tu maestría a los mandos de un F1.

No copies lo que veas, solamente por ser nuevo o llamativo. Captura si llama tu atención. Pregúntate qué necesitas. Piensa. Incuba, y piensa de nuevo. Ese sistema complejo que de una lista ha sacado cuatro podría responder a una necesidad de quien lo utiliza, pero no tuya. O quizá lo haya copiado de otra persona porque luce total y absolutamente pro, y sea un mero accesorio estético.

Ten en cuenta que una lista más, es una responsabilidad más. Requiere revisión a diferentes niveles. Una lista más es el enemigo, mientras no se demuestre lo contrario. Una lista más supone la diferencia entre que tu sistema trabaje para ti, o tú para tu sistema. La sobre-organización comienza con una lista injustificada más. Y no te acerca a la maestría, te aleja. A la maestría se llega destilando.

The Deliberate

En la red de redes puedes encontrar cosas fascinantes.

Están ahí, y son muchas. Muchísimas. Pero también hay demasiado ruido. Y en ocasiones todo ese ruido crea una barrera impenetrable que mantiene alejado de tu radar lo que de veras encierra un gran valor.

Hoy voy a recomendarte algo que tiene mucho valor. Si quieres atravesar todo ese ruido sin despeinarte, e ir directamente a algo que realmente merece la pena, aquí tienes: The Deliberate.

Recuerda: El valor está ahí, pero si pasas de puntillas no lo verás. Para verlo, necesitarás leer de cuerpo, mente y alma presentes.

Lo que quieres y no tienes

Siempre hay algo que quieres y no tienes.

Hablo de algo importante. Realmente importante. Cosas que quieres y no tienes existen muchas, sin duda. Si piensas un momento, seguro que se te ocurren un par de docenas. Pero no todas trascienden igual.

Sin embargo existe alguna sobre la que no piensas habitualmente, ni quieres pensar. De hecho, tratas de ocultártela. Te compras ropa, un nuevo smartphone o media docena de pasteles tratando de suplir ese vacío y alejarla de tu mente. Quizá durante un momento, un día, o una semana.

Pero siempre regresa. Da igual que llenes un armario de ropa que no has llegado a estrenar, o que vayas acumulando en un cajón de tu salón smartphones que no precisabas haber sustituido. Regresa siempre.

Quizá sea el momento de enfrentarte a esa realidad. Nada realmente importante desaparece hasta que el círculo se cierra.

¿Sabes nadar?

Sigo algunas newsletters y listas de correo. Recientemente, uno de esos emails incluía el feedback del alumno de un taller que (curiosamente) no tenía nada que ver con nadar:

Puedo leer un libro sobre natación. Puedo leer sobre cómo contener la respiración bajo el agua. Puedo leer sobre patear y dar brazadas. Pero sentir que el agua fría sube por la nariz y tratar de mantenerse a flote y remar es algo totalmente diferente.

Y no es solo una pregunta binaria de ‘¿sabes nadar?’.

Existe un espectro donde una marca señala lo bueno que eres como nadador. Claro, es posible que sepas nadar, pero probablemente haya mucho margen de mejora entre dónde te encuentras ahora y lo bueno que podrías ser.

Puedo ver cómo hay algunas personas en mi equipo multifuncional que son como nadadores de nivel olímpico… Puedo ver la influencia que tienen. No es solo por su título.

Cuando hablan, la gente escucha. Cuando plantean ideas, la gente quiere escuchar más. Gente de muchos niveles por encima, por debajo y lateralmente, todos confían en ellos. Yo también confío en ellos.

No lo vi antes pero lo veo ahora. Quiero desarrollar esta habilidad y darme cuenta de que tengo mucho que aprender. Siento que justo ahora estoy aprendiendo a nadar, y estoy emocionado por mejorar.

Puedes aprender muchísimo sobre nadar sin mojarte. Sobre, acerca de, al respecto de nadar. Pero no aprenderás a nadar hasta que te tires al agua. Nada reemplaza arrancar, experimentar, sentir, hacer, vivir. La práctica marca la diferencia.

Y nada puede reemplazar la confianza. Todo cambio profundo parte de ella. La práctica sin confianza solo es prueba.

Lo excelente está siempre en el campo de juego

Es imprescindible tener claro qué buscas para saber dónde podrías encontrarlo.

Si buscas a un excelente deportista lo encontrarás haciendo deporte, no viéndolo desde su sofá. Lo excelente está siempre en el campo de juego.

A la contra ocurre lo mismo. Saber dónde buscas, da muchas pistas sobre qué estas buscando.

Detalle irrelevante y cambio inducido como prueba de expertise

Si tienes un alto nivel de conocimiento y expertise sobre una materia concreta que a muchas personas interesa y pocas conocen de cerca, dedicarte a repartir conocimiento seguramente podría adjetivarse como algo relativamente sencillo.

Sin embargo, a medida que el porcentaje de potenciales personas interesadas decrece y el de personas expertas aumenta, el relativamente sencillo inicial pasa a convertirse en otra cosa. La posición dominante deja de serlo por defecto y el error, que antes pasaba inadvertido, ahora se paga.

No todas las personas que llegan a encontrase en esta situación reaccionan del mismo modo. Algunas encuentran en esta situación una oportunidad para aprender y avanzar. Otras, sin embargo, encuentran una amenaza y adoptan la estrategia fácil encaminada a diferenciarse a cualquier precio.

Dos de las apuestas frecuentes en este tipo de casos se basan en el detalle irrelevante y en el cambio inducido. En el primer caso, trata de aprovecharse un nivel exhaustivo de detalle —con frecuencia de nulo valor añadido— como demostración de expertise. En el segundo, se va aún más allá y se fuerzan determinados cambios —con frecuencia erróneos, difusos, o cuanto menos asentados en una base más que cuestionable— para una vez más, marcar la diferencia.

Siempre, el perjuicio se lo lleva la parte más vulnerable. Aquella que se acerca al referente desde una posición humilde y abierta, que reclama y aplaude su consejo sin capacidad para —ni intención de— cuestionarlo. La parte vulnerable que lo es porque levanta barreras y confía.

Si te quedas al lado de la parte vulnerable quizá no destaques, o quizá sí. Depende en qué. Si lo haces por convicción, quizá te importe poco. Pero más allá de ello, se encuentra una pregunta y su respuesta. ¿En qué y a qué precio quieres destacar?

Relaciones

No es un secreto que las relaciones artificiales, las de conveniencia, nunca me han atraído. Tampoco que, en casos como este, alejarme de lo que no me resulta atractivo juega en mi contra.

Vivimos un momento en que las relaciones es el valor más preciado de la práctica totalidad de profesionales. De personas, en general. Y sin embargo, las magníficas oportunidades que desde hace años se han abierto ante nosotros con la aparición y expansión del mundo tecnológico han facilitado el crecimiento de nuevos tipos de relaciones.

Una muy extendida se basa en el intercambio de intereses, sin más. El intercambio es la relación, no existe nada detrás. Comparto lo que publicas para que tú compartas lo que publico. Te elogio para que tú me elogies. Te sigo para que tú me sigas. Y con ello se pierde el valor de la recomendación, del elogio, del seguir por el valor implícito más allá de obtener un número más.

Son relaciones, pero no de las que unen. Es la relación del número. Es la relación del me gusta porque espero obtener algo a cambio. Son relaciones por las que no apuesto, aunque mantengan el mundo en movimiento.

Yo busco otras. Reales. De las que crean un vínculo en mayor o menor medida, de las de un ¿puedo hacer algo por ti? honesto y sin peajes.

Y como ocurre siempre, querer algo es gratis pero obtenerlo siempre tiene un coste. Yo he decidido arrancar. Así que antes de que finalice el año abriré en este blog una nueva sección en que mensualmente liberaré algunos bloques de calendario de 30′ para que puedas agendar una reunión conmigo. Si quieres consultarme o pedirme algo, charlar sobre efectividad o GTD®, o simplemente pasar un rato, aquí estaré.