Circunstancias

Resulta curioso ver a las personas rebelándose contra circunstancias que no pueden cambiar.

Sin embargo, esas mismas personas corren cuando tienen prisa, se abrigan cuando hace frío, o cogen un paraguas cuando llueve. Tienen perfectamente claro que, en caso contrario, llegarán tarde, padecerán el frío o se mojarán. No tratan de detener el tiempo, imponer una cierta temperatura o detener la lluvia.

Tienen claro hasta dónde llega su poder de influencia en determinados ámbitos, y se adaptan. Hacen lo que pueden hacer para minorar el impacto de esas circunstancias externas y avanzar, aún teniendo que padecerlas.

Comienza por analizar qué puedes cambiar y qué no. Invertir en lo invariable es mala inversión.

La diferencia la marca la actitud

Tras varios meses de duro trabajo, te embarcas en un largo viaje para irte de vacaciones. Y tras unas vacaciones de descanso y disfrute, te embarcas en un largo viaje para regresar a casa.

¿Cuál pesa más?

La diferencia la marca la actitud, siempre. Saberlo te brinda la oportunidad para hacer algo al respecto.

Una pérdida de tiempo

Decirlo es una pérdida de tiempo. Incluso puede ser peor.

Si lo dices y lo haces, todo el mundo puede verlo. Podrías haberte evitado decirlo.
Si lo dices y no lo haces, todo el mundo puede verlo también. Tu credibilidad sufre.

No es necesario que digas tardaré poco. Tarda poco.
Ni que digas lo haré bien. Hazlo bien.
Y mucho menos que digas puedes confiar en mí. La gente lo hará si les demuestras que pueden hacerlo.

Una melodía

Hoy te dejo una melodía.

Puedes aprovechar sus abundantes 3′ para reflexionar sobre qué has hecho ayer, qué querrías hacer hoy, qué te inquieta, qué harás con el cuarto de tu hija cuando se vaya de casa o cómo te gustaría que fuese tu vida cuando tengas nietos.

Cualquier opción es buena. Cualquiera es una oportunidad, no la pierdas.

Tu sistema GTD® y las etiquetas: La excepción

Ayer te explicaba cuál es mi visión acerca de esa controvertida relación entre tu sistema GTD® y las etiquetas. Si no has leído esa entrada, te recomiendo hacerlo antes de leer esta. Te brindará el contexto necesario para evitar hacer una lectura errónea de lo que te contaré hoy. Y es que me dejé algo en el aire. Algo importante. Una excepción. La única.

Dejo a un lado distinciones del tipo personal o profesional. Pueden tener sentido en según qué casos (pocos), y se basa más en una distinción horizontal. Esta excepción se relaciona con el tema central de la entrada previa, el hecho de vincular recordatorios de forma vertical.

Voy a mostrarte algún ejemplo. Imagina por un momento que en tu sistema tienes proyectos de este tipo:

  • Incidencia ref. A9701402870 cerrada y archivada
  • He entregado el diseño de la web de Sonia Martínez
  • Obra del Paseo De La Castellana, 3 entregada, facturada y cobrada

El primero es el más evidente y representativo para lo que pretendo contarte hoy.

El segundo, requiere puntualizar. Tener en marcha el desarrollo de cinco páginas web para cinco clientes con los que has tratado personalmente, es muy diferente que tener en marcha el desarrollo de cincuenta páginas web para otros tantos clientes a quienes no conoces en absoluto. En este segundo caso, referirte a la página web de Sonia Martínez, Juan Fernández o Patricia Carrión probablemente te dijese poco.

Con el último ejemplo ocurre lo mismo. Si tienes ocho obras en curso, el Paseo De La Castellana, 3 te dirá mucho. Si tienes ochenta o cien, probablemente poco. Seguro que no lo suficiente.

Ninguno de esos ejemplos se parece a «Tv de 75″ instalada y funcionando en el salón de casa». La diferencia es radical.

Y esa diferencia es precisamente la que introduce la excepción: a partir de qué punto, al revisar tu recordatorio, dispones de la información necesaria para saber, con mayor o menor esfuerzo cognitivo, a qué se refiere exactamente o en qué punto se encuentra.

Es decir, vincular de forma vertical y explícita en tu sistema de listas «Tv de 75″ instalada y funcionando en el salón de casa» con «Comprar un cable HDMI de 1,5m para la nueva Tv del salón» encaja totalmente con el discurso de ayer, y no es ni necesario ni recomendable. Sin embargo, hacerlo con «Incidencia ref. A9701402870 cerrada y archivada» y «Actualizar la tabla Ref-A9701402870 con los datos semanales» podría tener todo el sentido del mundo.

En el primer caso, el esfuerzo cognitivo que supone pensar en qué tienes entre manos y en qué estado se encuentra es saludable y te aporta valor. Sin embargo en el segundo, ese esfuerzo cognitivo puede ser inútil y llevarte al desastre, porque por mucho que pienses, la información que precisas no está accesible en tu mente. Ni, más importante, obtendrás valor del esfuerzo.

Hay quien podría decirte que definiendo de otro modo tus proyectos esto no ocurriría. Sin embargo, hay pocos —o ningún— modo de dotar de significado para ti proyectos de ese tipo cuando tienes un volumen ingente. Y las personas que te digan eso, siempre serán aquellas que no tienen la necesidad de enfrentarse a esa situación.

No disponer de esa información puede suponer problemas a diferentes niveles. Uno importante se encuentra en el paso Ejecutar, ya que si no existen otros factores clave como una fecha de vencimiento implícita, careces de medios suficientes para priorizar con sentido.

Cuando esto ocurre, el mejor lugar al que puedes acudir para encontrar respuestas es a los principios.

Y lo que los principios se reservan para ti en esta situación es algo que puede levantar —y levantará— ampollas y puede derribar —y derribará— muros que se sustentan sobre pinceladas generalistas. Porque vivir GTD® va mucho más allá de saber GTD®. Mucho más allá que varias pautas teóricas. La maestría, siempre, se esconde tras la respuesta a las excepciones que no se encuentran en la teoría.

Entonces ahora, que tienes ese expediente entre las manos y te has enfocado plenamente en qué representa para ti y en qué estado se encuentra, déjate instrucciones para cuando no seas capaz de disponer de esa información. Y dejarte instrucciones puede significar enlazar verticalmente. O dejarte información de estado, e incluso confeccionar un breve y perecedero mapa de prioridades. Lo que sea que evite que, cuando no tengas esta información fresca, pierdas capacidad para evaluar.

Una propuesta curiosa. Una práctica teóricamente contraria a lo que se lee sobre GTD® que, sin embargo, irónicamente —y entendida dentro del marco en que se produce— atiende a principios fundamentales de los que GTD® bebe. Las pinceladas generalistas sobre la metodología no entienden de necesidades, situaciones o momentos. Las excepciones se quedan generalmente fuera. Pero los principios entienden de todo, y en ocasiones es necesario encontrar un equilibrio sostenible.

Ten en cuenta, por el bien de tu salud mental y tu buena práctica de la metodología, que este salvavidas aplica a casos excepcionales. Vienen determinados por tu imposibilidad física y mental para disponer de cierta información que no hayas explicitado con anterioridad. No te dejes arrastrar por la norma no escrita de la costumbre y desvirtúes tu sistema. Lo necesario conviene cuando lo es, y sobra en el resto de casos.

Nunca eludas pensar, reflexionar en estado puro cuando pueda aportarte lo que necesitas. Ahí se encuentra el valor.

Camina fiel a las pinceladas generalistas siempre que puedas. Determinan el marco teórico por el que debes guiarte. Alejarse de ellas siempre entraña ciertos riesgos, aunque en ocasiones exista la necesidad. Explorar los límites manteniendo una línea de vida, puede ayudarte a comprender muchas cosas que la teoría nunca te mostrará.

Tu sistema GTD® y las etiquetas

En la comunidad de Telegram de Aprendiendo GTD se llevan a cabo muchos debates. En ocasiones de forma reiterada, se asoma un mismo tema. Este hecho supone un indicador de que para muchas personas es algo que aún no consiguen llegar a ver con claridad. O, cuanto menos, de que suscita cierto interés. Uno de esos temas recurrentes, quizá el que más últimamente, se centra en el uso de las etiquetas en tu sistema de listas.

Es importante clarificar que este debate tiene sentido en el marco de un sistema digital. En un sistema montado sobre una base analógica pierde gran parte de su sentido. También es importante partir del hecho de que se refiere a un cómo hacer algo. En muchas ocasiones, las dudas o malas interpretaciones parten de no haber clarificado otro aspecto que siempre debería preceder al cómo: el para qué hacerlo.

Las etiquetas, hablando de tu sistema de listas en GTD®, entran en juego al momento de Organizar —paso 3—, Reflexionar —paso 4— y Ejecutar —paso 5—. Es decir, lo primero cuando se habla de etiquetas en este marco es tener claro que se trata de una herramienta. Una que te permite organizar recordatorios y posteriormente consultarlos de un modo específico. Dicho de otro modo, las etiquetas —si las utilizas— te permiten crear listas, agrupando recordatorios que cumplan con un criterio preestablecido.

Es importante tener este punto claro. Muchas personas se refieren a las etiquetas del modo que el software se refiere a las etiquetas, y ese dato es irrelevante cuando tienes claro que lo importante no es qué utilizas, sino cómo lo utilizas y sobre todo para qué lo utilizas.

Entonces, si en tu sistema tienes un cajón en bruto de Siguientes Acciones y el modo en que confeccionas listas es a través de etiquetas como (@/#)casa, (@/#)ordenador o (@/#)María, lo que estás haciendo en realidad es organizar de un modo específico (cómo) para poder consultar esos recordatorios de un modo específico (para qué) a la hora de Reflexionar o Ejecutar.

Probablemente esto ya te dé pistas sobre algo: hacer uso de las etiquetas, tal y como las denomina el software, no es algo ni bueno ni malo per se.

Sin embargo las etiquetas representan un riesgo que viene dado, de nuevo, por las condiciones que impone utilizar software. El software suele permitir organizar un recordatorio en un solo contenedor —que habitualmente llama lista, o proyecto—. Sin embargo, hablando de etiquetas cuando las permite, su uso no suele estar limitado (no al menos a un número reducido). Y como añadido, generalmente pueden combinarse con la capa previa de organización.

Por tanto, el primer peligro que suponen viene dado por sobre-estructurar tu sistema añadiendo capas de filtrado innecesarias. En este sentido, entraña un peligro para la correcta implantación de la metodología. Y lo hace por un motivo concreto. Conoces —o intuyes— los beneficios que puede aportarte cruzar datos entre unas listas y otras, pero desconoces la totalidad de los riesgos asociados.

A través de los ejemplos que muchas personas exponen, es fácil comprobar su para qué. La libertad que aporta tener un segundo nivel de filtrado se utiliza, generalmente, para asociar recordatorios de forma vertical. Un ejemplo sería asociar Siguientes Acciones o Proyectos de tu sistema, con horizontes más elevados de tu vida (por ejemplo, Áreas de responsabilidad). Otro, hacer lo mismo a menor altura, asociando Siguientes Acciones a Proyectos.

La práctica totalidad de personas que hacen esto argumentan que les brinda especial ayuda a la hora de Reflexionar. Y, dado que este tema puede dar para muchas ramificaciones, es en este punto concreto donde voy a profundizar hoy.

La afirmación que hacen puede ser cierta, en determinados casos. Para personas que comienzan con la metodología, podría brindarles una mínima sensación de control necesaria que evite que abandonen al primer intento. Pero es una práctica a abandonar a poco que estén en marcha en su camino. Es decir, puede entenderse como un mal tolerable mientras te ayude a superar otro, y no en otro caso.

La presunta ayuda que brinda vincular verticalmente unos horizontes a otros (Siguientes Acciones a Proyectos; Siguientes Acciones o Proyectos a Áreas de Responsabilidad) no es una ayuda real, es un perjuicio. Cuando no has alcanzado un nivel de madurez suficiente en tu camino al lado de la metodología no lo aprecias así, fundamentalmente porque encuentras beneficio donde apenas lo hay y aún no puedes verlo donde realmente se encuentra.

Unas listas sin metadatos que establezcan vínculos en vertical, del mismo modo que lo harías en un formato analógico (una agenda en papel, por ejemplo) te obligan a enfrentarte a la revisión de tu sistema en un modo mental de reflexión real. Poniendo atención a lo que lees, buscando vínculos que no te vienen dados y en un estado de enfoque real y profundo sobre lo que en ese momento tienes entre manos.

Por tanto, esas etiquetas constituyen un trabajar para no trabajar*. Te ayudarán a encontrar algo que en otro caso te supondrá un esfuerzo encontrar. A cambio, tendrás una estructura más compleja a mantener. La realidad, es que llevas a cabo un trabajo de bajo valor añadido para evitar hacer uno que sí aporta un valor real. La realidad, es que nunca conocerás el beneficio en amplitud de una Revisión Semanal hasta que experimentes, sin imitarla ni pasar de puntillas, una Revisión Semanal.

Estás en tu camino y has llegado hasta aquí buscando algo, ¿de veras quieres quedarte a medias?

* Sé que piensas que tu caso es diferente. Con casi total seguridad, te estarás equivocando. Sin embargo, existe una excepción. Pero solamente es una. Tiene miga, te hablaré sobre ella mañana.

Sin tapujos

Ayer por la mañana estaba grabando el episodio de un podcast, y cuando terminé, me asaltaron un par de dudas: ¿Había dicho todo lo que realmente querría haber dicho? ¿Había dicho algo que realmente no debiera haber dicho?

Las respuestas que daría en este preciso momento a esas preguntas admiten variantes múltiples, y eso en cierto modo me lleva a dudar sobre el hecho de que la respuesta correcta exista. Es posible que, más bien, se trate en todo caso de un conjunto de opciones admisibles.

Pero más allá de eso, sí creo haber llegado a una respuesta. Si alguien te regala su atención, devuelve honestidad. Claridad en el sentido más puro que sepas hacerlo. Sin tapujos. Los podcasts abundan, pero nadie los escucha todos. Y las conversaciones, pero las personas desconectan. Incluso las relaciones, pero muchas son de decoro. ¿Para qué malgastar su tiempo y el tuyo?

Visibilidad

Vas a una cadena de supermercados a comprar un turrón específico que ha llamado tu atención y has decidido probar. Llegas, buscas, y rastreas toda la sección donde se encuentran los turrones, pero no hay ni rastro del mismo.

Tras un repaso de seguridad y comprobar que efectivamente no está, coges un par de cosas que necesitabas y te diriges a la caja. En tu camino te cruzas con personal de la tienda y decides preguntarle. En cuanto lo haces, te indican que se encuentra en un expositor en la línea de cajas. La rapidez de respuesta deja entrever que no eres la primera persona que pregunta.

Te diriges a la línea de cajas y, efectivamente, allí está. Visibilidad total y absoluta, en la salida.

Nota 1: Cualquier estrategia de venta puede estar bien, cuando lo está. Dar visibilidad a un producto en una zona transitada puede —y suele— dar buenos resultados. Pero asegúrate de que siempre —siempre— ese producto también se encuentre en el lugar en que debe estar. Quien lo busque acudirá ahí. Y quien lo busque debe poder encontrarlo, al margen de que se lo muestres a personas que no lo buscan.

Nota 2: Cuando quieres saber, pregunta. Nunca hay respuesta —ni sabrás si la había— si no lo haces.

Nota 3: Si varias personas te preguntan lo mismo, quizá no esté todo lo claro que debería. Es posible que te convenga hacer algo al respecto.

Plan diario

Los principios efectivos no son muchos. Sin embargo, aún no siéndolo, tampoco es fácil interiorizar y adoptar los comportamientos necesarios relacionados con ellos de un modo coherente, sencillo y práctico.

Esta dificultad no guarda relación con que sean complejos, difíciles de comprender o difíciles de adoptar. La dificultad se encuentra en el cambio.

Quizá eres una persona a quien le encantan los retos, y firmas compromisos fuertes y duraderos para llegar a tu meta. O simplemente necesitas cambiar, y a mayor es la necesidad de cambio mayor es el empuje. En ambos casos, tus probabilidades de éxito al enfrentarte a interiorizar una metodología como GTD® están por encima de la media.

Si no es tu caso, puedes tomar una muestra gratuita. No está todo lo que debería estar, pero de eso van las muestras. Quizá su bajo coste te anime a probar, y consiga llamar suficientemente tu atención para que inviertas en el paquete completo.

Cada cosa en su lugar

Es el secreto de la organización. Cada cosa en el lugar al que pertenece, y no en otro.

Cuando cada cosa está en su lugar no necesitarás estar buscándola en cada ocasión que la necesites. Esto implica ahorrar gran cantidad de recursos (búsquedas constantes) a través de la inversión de pocos (organizar cada cosa en el lugar a que pertenece). Es pura eficiencia.

Aún así, hay personas que se empeñan en eludir esta propuesta. Al menos, así lo demuestran con su comportamiento. Y casi siempre, su argumento se centra en que cuando necesitan algo, tardan poco en encontrarlo.

Pero incluso aunque el coste en tiempo pudiese llegar a ser equivalente en ambas situaciones (algo que ocurrirá en muy pocas ocasiones), hay más costes. Tomar algo de donde debe estar es un automatismo, mientras que tener que buscarlo no lo es.

No solamente se trata de tiempo, también se trata de energía. Valorar correctamente costes vs. beneficios implica tener en cuenta todos los costes, y todos los beneficios.