He escrito un libro, ARC®. Y ha sido difícil para mí hacerlo. Han cambiado muchas cosas a lo largo del proceso, desde la idea que un día fue su germen hasta el momento de enviarlo.

Comencé a escribir para plasmar en esas páginas mi experiencia con GTD®, tanto a nivel de estudio como de práctica. Getting Things Done es una metodología de productividad personal creada por el consultor estadounidense David Allen a principios de este siglo y puesta a disposición del mundo a través de su obra homónima, traducida al castellano como Organízate con eficacia.

Sin embargo, llegó un momento en que me di cuenta de que muchas de mis recomendaciones más valiosas se estaban alejando del propósito original de la obra. Algunas de ellas eran sutilmente diferentes a lo que GTD® propone, y otras escandalosamente disruptivas en relación al método. Una vez que fui consciente de ello me sentí obligado a elegir qué era realmente lo que deseaba transmitir a través de estas páginas.

Si quieres algo que nunca tuviste, debes hacer algo que nunca hiciste. —Anónimo

La serie de buenas prácticas universales que convierten a cualquier persona en una persona organizada son de dominio público. Estaban ahí antes que ninguna de las metodologías de productividad modernas y, en nuestro tiempo, no deberían entenderse reservadas a personas que requieran de un alto rendimiento.

No me cabe duda de que parte de la culpa de esta extendida creencia la tienen determinadas estrategias comerciales que pretenden —aunque cada vez menos— dirigirse al sector económicamente solvente y hambriento de soluciones a las ajetreadas vidas ejecutivas. Este conjunto de buenas prácticas tampoco debería entenderse como orientado a los frikis de la productividad, personas que consumen ávidamente todo aquello que les prometa una reconversión a super-personas y que, generalmente, obtienen pobres resultados porque tratan como un fin aquello que solamente es un medio.

Desarrollar las habilidades necesarias para organizarte se ha convertido en una necesidad. No necesariamente para que seas capaz de hacer más cosas, sino para que seas capaz de optimizar tus limitados recursos. De ese modo podrás hacer lo mismo con menos, hacer más cuando puntualmente lo necesites y, sobre todo, hacer aquello que realmente te aporta valor postergando —o directamente ignorando— el resto. Es decir, saber organizarte te ayudará a vivir y trabajar mejor sea cual sea tu ocupación, tu género, edad, situación actual o vida en general.

Lo menos frecuente en este mundo es vivir. La mayoría de la gente existe, eso es todo. — Oscar Wilde

Cuando has dado unos cuantos pasos en el desarrollo de estas habilidades te das cuenta de que, curiosamente, mucho más importante que lo que haces o dejas de hacer es cómo te sientes al respecto. Y ese nuevo enfoque es más que necesario frente a un mundo que ha aprendido a acelerar por sí mismo y jamás se detiene.

A diario proyectas quién eres y cómo te sientes. Sentirte bien es una responsabilidad, primero contigo y después con el resto. Las personas cercanas que más aprecias se nutren de tu bienestar, pueden notar cómo te sientes y también aprender mucho de ti. Tu familia, tus amigos y colegas de trabajo o estudios, tus hijos e hijas, necesitan que estés al 100% para ellos. Y es posible que también necesiten que alguien les guíe, cuando llegue el momento, hacia ese estado de bienestar que tú ya disfrutas.

Por supuesto, determinadas situaciones molestas van a seguir ahí. En realidad bastantes que, de un modo u otro, escapan a tu capacidad para poder cambiarlas. Pero, sin embargo, el cómo te sientes y comportas ante ellas es algo donde sí tienes algo que decir. Y sin cambiar lo que está ocurriendo, te sorprenderá comprobar el enorme impacto que puede generar en tu vida cambiar tu actitud a ese respecto.

Todo lo que te explicaré a través de este libro es sencillo de comprender y aplicar —en ocasiones insultantemente sencillo—, está validado y dudo que encuentres algo que choque de frente contra tu sentido común. Es posible incluso que, en ciertos aspectos, ya estés haciendo algo parecido. Y en ocasiones puede que te parezca tan sensato que te sorprenda no haber llegado a ello y estar aplicándolo ya.

Quien tiene paciencia, obtendrá lo que desea. — Benjamin Franklin

Sobre el contenido, he decidido darle un gran protagonismo al apartado de comprensión. Después de varios años dando soporte a los cientos de personas que forman parte de las comunidades de Aprendiendo GTD, me he dado cuenta de algo con una gran relevancia. Algo imposible de ignorar. Y es que, hablando de una competencia como es la efectividad, lo realmente necesario para recorrer cómodamente y disfrutar tu camino de aprendizaje es comprender determinados comportamientos simples, relativamente sencillos, que pueden conectarse para formar algo mucho más trascendente.

Una persona que comprende la esencia de los principios y el modo en que interactúan necesita poco conocimiento teórico, porque sabe obtener sus propias respuestas a través de un pensamiento efectivo. Sin embargo, para una persona que no alcanza a comprender sus esencias o conexiones será imposible suplir esa carencia con conocimiento teórico. La teoría en este sentido, aunque necesaria en cierta medida, resulta inservible de forma aislada.

Conocimientos puede tenerlos cualquiera, pero el arte de pensar es el regalo más escaso de la naturaleza. — Federico II

A lo largo de mi proceso de escritura me he encontrado con una visión conceptual y práctica de gran valor, así que he tomado la decisión de abandonar mi objetivo inicial y he decidido profundizar en ella. He bautizado este método como ARC®, término acuñado en base a las siglas de sus tres pilares fundamentales: Acción, Reflexión y Cohesión.

ARC® es un modelo basado en mi experiencia, producto de la deconstrucción, análisis y nueva creación siguiendo la máxima de la accesibilidad. Un modelo que integra todos principios productivos básicos, los que a día de hoy sabemos con certeza que funcionan, pero que se caracteriza por ser sencillo de comprender e interiorizar y aporta una flexibilidad máxima.

El método parte de la premisa de que la naturaleza de la mayor parte del trabajo que lleva a cabo el ser humano en el siglo XXI ha cambiado y, en la actualidad, gran parte de su valor procede de definir adecuadamente qué hacer o no hacer antes de poder hacerlo. Por tanto, se da una especial importancia a facilitar y mantener un entorno en que puedas definir adecuadamente tu trabajo.

Se tiene en cuenta que el ser humano no es capaz de gestionar recordatorios con unos resultados aceptables. Tratar de hacerlo tiene, además, graves consecuencias a diferentes niveles que contribuyen a generar una sensación de malestar y producir, incluso, cambios indeseables a nivel fisiológico. Por ese motivo se propone el uso de un sistema externo de confianza.

Se parte del modelo organizativo con que trabaja nuestra mente, asociando lugares con significados. Por tanto, se establecen determinados lugares para organizar todo aquello que comparte una misma naturaleza aislándolo del resto, y definiendo lugares diferentes para significados diferentes.

ARC® tiene en cuenta los diferentes modos de trabajo cognitivo, separando los momentos de pensar y tomar decisiones de forma más o menos estratégica de aquellos otros en que se desarrolla un trabajo operativo, con menor carga cognitiva.

El método se ha construído desde el conocimiento de que la multitarea no es posible cuando hablamos de actividades que no se llevan a cabo de forma automática, sino que requieren de un enfoque singular desde un punto de vista cognitivo, y facilita las condiciones para trabajar de este modo.

También se ha creado desde el conocimiento de que un gran porcentaje de las interrupciones que sufrimos tienen un origen interno, y por tanto integra en sus propuestas formas de actuar encaminadas a tratar de minimizarlas. Además, propone estrategias dirigidas a tratar de minimizar, también, el impacto de las externas y, en muchos casos, inevitables.

Actualmente conocemos muchos de nuestros sesgos y disposición natural a caer en diferentes prácticas perjudiciales, como la procrastinación, y ARC® propone estrategias (por ejemplo y en este caso concreto, la división en pequeñas unidades de acción) que nos ayuden a minimizar sus efectos.

Precisamente esa división en pequeñas unidades de acción facilita la tachabilidad y, con ella, la sensación de avance constante que produce satisfacción y mantiene viva la motivación.

Por supuesto y como te he contado antes, ARC® se ha desarrollado desde el conocimiento de que el ser humano vive inmerso en un entorno cambiante e incierto, y por tanto propone estrategias encaminadas a facilitar el avance flexible y gradual. Pero hace esto sin dejar de someter ese entorno a vigilancia constante para facilitar la toma de decisiones de calidad, que tenga en cuenta las últimas novedades.

En su diseño se ha tenido en cuenta, además, el trabajo de forma eficiente, como puede ser el trabajo en bloque, la distribución de listas en base al momento de revisión o la recomendación de uso de procesos que minimicen la carga cognitiva necesaria para obtener los mejores resultados invirtiendo el menor esfuerzo posible.

Estos son solamente algunos ejemplos y, como ves, se ha tenido en cuenta una larga lista de variables en el trabajo de diseño de un método como ARC®.

Está disponible para ti en Amazon.com y Amazon.es, en formatos Kindle, tapa dura y edición de bolsillo de tapa blanda.

Y si tras leerlo sientes necesidad de más, o como yo crees que ARC® puede representar un antes y un después para tu organización y las personas que la integráis, visita la página web del proyecto arcMBA.