Las herramientas «todo en uno» son menos efectivas

No es un secreto que a la mayor parte de nosotros nos parece que sucede justamente a la inversa. Muchas personas buscan las herramientas «todo en uno» porque piensan que almacenarlo todo en el mismo lugar genera un balance positivo.

La realidad es que nuestra percepción nos engaña. Asociamos todo en un mismo lugar con un menor número de clics para acceder a lo que buscamos. No siempre es así. Pero incluso cuando eso ocurre solemos obviar otro factor que tiene mucho más peso que ese número de clics.

Imagina que vives en una casa grande, una de esas típicas casas americanas de muchos m2 y que incluye, por supuesto, un enorme garaje. E imagina también que eres una persona organizada y cada cosa tiene su lugar.

Gel y champú en el baño. Comida en la cocina. Tu colección de libros en la estantería del salón. Y una gran cantidad de objetos almacenados en el garaje.

Ese primer criterio de organización (en qué zona de la casa se encuentra qué) se convierte en obvio para ti con extrema rapidez y facilidad, sin apenas pensar. Sin embargo, si todo estuviese en el mismo hueco (por ejemplo, almacenado en el garaje) el esfuerzo cognitivo para organizar cada cosa en su lugar, y después recuperarla, sería mayor. Falta un primer criterio excluyente sencillo y claro que determine la primera dirección a seguir.

Asociamos lugares con significados. Y cuanto más diferentes son esos lugares menor esfuerzo representa para nosotros establecer y mantener ese vínculo.

Con la organización de tu mundo digital ocurre lo mismo. Tus contactos están en tu aplicación de contactos, tus tareas en tu aplicación de tareas y tus archivos en tu servicio de almacenamiento en la nube. Esa clara categorización elemental que tanto nos ayuda a relacionar lugares con significados sin esfuerzo ve notablemente mermados sus beneficios cuando utilizas un garaje para todas tus cosas siguiendo la aparente comodidad del «todo en uno».

Un par de clics menos se traduce, en realidad, en un mayor esfuerzo en otro aspecto mucho más importante. El esfuerzo físico o el par de segundos con que tratamos de economizar recursos representan, en realidad, un derroche a nivel cognitivo que pesa mucho más.