He pensado iniciar con este artículo una serie dedicada a los diferentes pasos, hábitos y recursos que GTD® pone a tu disposición. Iré liberándolos a lo largo de las semanas, porque sobre GTD® hay mucho que puede decirse y quiero seguir dando cabida a otros temas. Pero hoy toca serie, y qué mejor modo de iniciarla que a través del primero de los pasos del flujo de trabajo, Capturar.

Primero, una puesta en contexto rápida desde una perspectiva más elevada.

Para que se comprenda bien la trascendencia de Capturar más allá de qué es o en qué consiste, es necesaria una visión de conjunto donde puedas ver qué papel juega.

Necesitas mantener bajo control tus asuntos, y además hacerlo del modo más beneficioso para ti. Sin obsesión, en su justa medida.

Esto implica hacer uso de un sistema externo a tu mente, porque si tu mente es un hervidero de recordatorios estará constantemente rastreando para tratar de recordarte las cosas necesarias en el momento adecuado.

Lamentablemente, ocurren tres cosas cuando te encuentras en esta situación. La primera de ellas es que tu mente no lo consigue, luego el resultado que obtienes es muy mejorable. La segunda es que está constantemente trabajando, con la carga y derroche energético que eso implica. Y la última es que en su afán por hacer lo mejor posible su trabajo, está constantemente interrumpiéndote y lanzándote propuestas para que tengas algo en cuenta en los momentos más inoportunos.

Evitar que esta situación se produzca —o se mantenga— implica encontrar un método en que no existan fugas, un modo en que puedas liberar a tu mente de la carga que supone llevar a cabo un trabajo para el que no ha sido diseñada. Se trata de un trabajo que no puede realizar con soltura y para el que no puede obtener buenos resultados aún invirtiendo un gran esfuerzo. Necesitas un modo en el que seas capaz de confiar para que tu mente se relaje y pueda dedicarse en exclusiva a aquello que hace mejor y realmente te aporta valor.

Y ese modo pasa, siempre, por hacer uso de un soporte externo a ella.

Ese soporte necesitará que lo alimentes, que lo revises de forma constante y que lo mantengas en buen estado de salud para que siga siéndote útil y confiable para tu mente.

Entonces, lo primero que necesitas hacer con todos tus asuntos es garantizar que entran en bruto a ese soporte.

Más tarde, necesitarás pensar y tomar decisiones para transformarlos en algo útil para ti.

Después, necesitarás revisar ese soporte externo de forma constante para actuar conforme a todas las decisiones que has tomado.

Y por último necesitarás hacer algo para garantizar que ese soporte se mantiene actualizado y en buen estado de salud, para que mantenga su utilidad y confiabilidad. Para poder moverte con comodidad en medio de este entorno líquido que nos toca vivir.

El modo de conseguir llevar a cabo todo este proceso de forma sostenible en el tiempo es convirtiendo en hábitos todos los comportamientos que intervienen en él, de modo que no te cueste llevarlos a cabo, no consuman inútilmente tu energía y no se detenga el flujo. A grosso modo, en eso consiste de forma muy resumida GTD®.

El primero de esos hábitos, el que garantiza que todos los asuntos con potencial interés para ti entren a ese soporte para iniciar el ciclo, recibe el nombre de Capturar.

Capturar consiste en recopilar todo aquello que llama tu atención en una serie de contenedores de confianza, externos a tu mente, que posteriormente y con la regularidad oportuna en cada caso, vas a vaciar.

¿Qué beneficios te aporta Capturar?

En primer lugar, cuando algo llama tu atención y lo capturas, si tu mente sabe que más adelante volverás a encontrártelo siguiendo con el flujo, deposita su confianza en que eso está, por el momento, controlado. Es decir, te permite sentir que lo tienes bajo control eliminando el estrés, el trabajo de rastreo constante y las auto-interrupciones.

Por supuesto también te garantiza que lo recordarás. Que no vas a olvidarlo, que es una posibilidad si depositas en tu mente la responsabilidad de que lo traiga de vuelta.

Un gran beneficio del que mi amigo Antonio José Masiá ya hablaba hace tiempo, es que te brinda la posibilidad de permitir que eso que capturas se enfríe. No tomar decisiones sobre la marcha, sino permitir que repose hasta el momento en que acudas de nuevo a ello. Esa desconexión mental y emocional te permitirá verlo con otros ojos.

Y uno más, impreso en el ADN de Capturar visto desde la perspectiva de GTD®, es garantizar que entra a tu sistema externo para seguir su ciclo. Lo cual, por supuesto, implica que te permitirá hacer algo al respecto en el momento oportuno si es lo que has decidido.

Algo de información adicional respecto a Capturar:

• Todo aquello que se ha capturado recibe el nombre de captura.
• Cuando capturas, lo haces sin llevar a cabo ningún tipo de filtro. No piensas, no tomas decisiones, no ordenas nada ni lo clasificas de ningún modo. Son capturas y, hasta el momento en que lleves a cabo un proceso posterior, son todas igual de importantes o irrelevantes, igual de bonitas y feas.
• Capturas todo aquello que llama tu atención del modo que se produzca, independientemente de que se relacione con tu vida personal o profesional.

Es importante aclarar qué quiere decir que algo llame tu atención.

Que llame tu atención significa que de algún modo intuyes que querrás, deberás o necesitarás hacer algo con ello. Por tanto lo capturas para, en otro momento, pensar y tomar decisiones al respecto de qué hacer, qué no hacer, o cuándo hacerlo.

Por ejemplo, si mientras paseas por la calle ves el anuncio de un restaurante que llama tu atención, lo capturas. Pero si terminas de corregir un informe con el que sabes que tendrás que hacer más cosas posteriormente, también lo capturas. No se trata únicamente de que te encuentres algo nuevo que potencialmente despierta tu interés, sino que cualquier otra cosa que ya tienes entre manos y necesita continuidad constituye una potencial captura.

Es decir, una captura no es más que una cosa sobre la que aún tienes que pensar, tomar decisiones, o concretar qué hacer al respecto si así lo requiere.

Es importante destacar que el proceso que se describe en la definición de Capturar se refiere a la captura que tú, de forma proactiva, llevas a cabo. Pero ten en cuenta que también existe un tipo de captura pasiva, un proceso por medio del cual recibes capturas sin tu intervención expresa. Por ejemplo, cuando recibes un email. Otra persona lo ha capturado para ti, pero el resultado es el mismo: un nuevo registro en uno de esos contenedores de confianza que necesitarás visitar para vaciarlo. En este caso, la bandeja de entrada de tu correo electrónico.

Volvamos por un momento a la definición de capturar una vez más. Consiste en recopilar todo aquello que llama tu atención en una serie de contenedores de confianza, externos a tu mente, que posteriormente y con la regularidad oportuna en cada caso, vas a vaciar.

Podemos detenernos en esos contenedores de confianza externos a tu mente que reciben el nombre de bandejas de entrada.

Existen muchos ejemplos de bandejas de entrada que ya utilizas de forma cotidiana y natural. Tu bandeja de entrada de correo electrónico es una. Pero también una bandeja física en tu escritorio, una libreta donde tomas notas que más tarde necesitarás procesar o el Inbox de esa aplicación de tareas que utilizas.

Además de las bandejas de entrada, que es lugar en que tus capturas permanecen hasta que proactivamente les prestas atención para vaciarlas, existen otras herramientas que toman parte en el proceso y se denominan herramientas de captura.

Por ejemplo, si tomas notas en una libreta y las dejas allí hasta el momento en que acudas a pensar y tomar decisiones al respecto, tu libreta ejerce la función de una bandeja de entrada. Y el bolígrafo que utilizas para tomar todas esas notas, ejerce la función de herramienta de captura. De hecho en este caso tu libreta ejerce ambas funciones, porque también es una herramienta que interviene en el proceso de captura.

Como ves, Capturar es un hábito sencillo de comprender e implementar.

Es importante que construyas un ecosistema de bandejas de entrada y herramientas de captura que cumplan con todas tus necesidades. Y una básica es poder capturar en todo momento y lugar, garantizar que en cada situación cotidiana dispongas de las herramientas necesarias para poder hacerlo.

De ese modo, podrás vaciar tu mente y garantizar que eso que has capturado no se te olvidará.

Por supuesto, capturar no funciona si posteriormente y con la regularidad adecuada no acudes a esa bandeja para llevar a cabo el proceso de vaciado. Tu mente se dará cuenta de inmediato de que no estás haciendo nada más con todo eso que has ido capturando, sus alarmas y sistema de protección se activarán, y comenzará a tratar de recordártelo de nuevo según sea capaz de ir recuperándolo.

Ese proceso de vaciado se inicia con el segundo paso del flujo de trabajo en GTD®, denominado Aclarar. Y queda para la siguiente entrega de la serie.