Es necesario guardar aquello que, bajo determinadas circunstancias, pueda llegar a ser hipotéticamente útil. La realidad es que tenemos tendencia a guardar mucho más, entendiendo los límites de lo hipotético hasta lo poco creíble o, directamente, lo irreal por completo.

Por ejemplo, si utilizas GTD®:

• Guardas el contacto de esa persona para el, al menos hipotético caso, en que necesites contactarla de nuevo o identificarla si trata de contactarte.
• Archivas el email de conformidad de tu cliente para el, al menos hipotético caso, en que necesites demostrar esa conformidad.
• Guardas las fotos de tu familia para el, al menos hipotético caso, en que necesites o te apetezca compartirlas o verlas de nuevo.
• Archivas la garantía de tu lavadora para el, al menos hipotético caso, de que se averíe en garantía.
• Guardas esas instrucciones para el, al menos hipotético caso, en que necesites seguirlas de nuevo.

Y guardas mucho más. En GTD®, a aquello que guardas porque podría llegar a resultar, al menos, hipotéticamente útil, se le conoce como material de archivo. Y a aquello que guardas porque te resulta útil actualmente se le conoce como material de apoyo.

Lo que guardas porque podría llegar a ser, al menos, hipotéticamente útil, debería atender a una situación que guarde cierta coherencia y se ajuste a una situación posible futura. La única característica que convierte al material de archivo en algo útil es la posibilidad de que en algún momento futuro pueda convertirse en material de apoyo.

Es posible que tener esto en cuenta te ayude a eliminar mucha basura. La hipotética utilidad se encuentra, en ocasiones, muy lejos de ser una hipótesis que merezca ser tenida en cuenta. El por si acaso es, generalmente, una justificación para mantenerte en zona de confort y alejarte del cambio. Pero no es realmente zona segura, tiene consecuencias. Paralizarte cuando todo se mueve es, en muchas ocasiones, la opción menos segura de todas.