Ayer te explicaba cuál es mi visión acerca de esa controvertida relación entre tu sistema GTD® y las etiquetas. Si no has leído esa entrada, te recomiendo hacerlo antes de leer esta. Te brindará el contexto necesario para evitar hacer una lectura errónea de lo que te contaré hoy. Y es que me dejé algo en el aire. Algo importante. Una excepción. La única.

Dejo a un lado distinciones del tipo personal o profesional. Pueden tener sentido en según qué casos (pocos), y se basa más en una distinción horizontal. Esta excepción se relaciona con el tema central de la entrada previa, el hecho de vincular recordatorios de forma vertical.

Voy a mostrarte algún ejemplo. Imagina por un momento que en tu sistema tienes proyectos de este tipo:

• Incidencia ref. A9701402870 cerrada y archivada
• He entregado el diseño de la web de Sonia Martínez
• Obra del Paseo De La Castellana, 3 entregada, facturada y cobrada

El primero es el más evidente y representativo para lo que pretendo contarte hoy.

El segundo, requiere puntualizar. Tener en marcha el desarrollo de cinco páginas web para cinco clientes con los que has tratado personalmente, es muy diferente que tener en marcha el desarrollo de cincuenta páginas web para otros tantos clientes a quienes no conoces en absoluto. En este segundo caso, referirte a la página web de Sonia Martínez, Juan Fernández o Patricia Carrión probablemente te dijese poco.

Con el último ejemplo ocurre lo mismo. Si tienes ocho obras en curso, el Paseo De La Castellana, 3 te dirá mucho. Si tienes ochenta o cien, probablemente poco. Seguro que no lo suficiente.

Ninguno de esos ejemplos se parece a «Tv de 75″ instalada y funcionando en el salón de casa». La diferencia es radical.

Y esa diferencia es precisamente la que introduce la excepción: a partir de qué punto, al revisar tu recordatorio, dispones de la información necesaria para saber, con mayor o menor esfuerzo cognitivo, a qué se refiere exactamente o en qué punto se encuentra.

Es decir, vincular de forma vertical y explícita en tu sistema de listas «Tv de 75″ instalada y funcionando en el salón de casa» con «Comprar un cable HDMI de 1,5m para la nueva Tv del salón» encaja totalmente con el discurso de ayer, y no es ni necesario ni recomendable. Sin embargo, hacerlo con «Incidencia ref. A9701402870 cerrada y archivada» y «Actualizar la tabla Ref-A9701402870 con los datos semanales» podría tener todo el sentido del mundo.

En el primer caso, el esfuerzo cognitivo que supone pensar en qué tienes entre manos y en qué estado se encuentra es saludable y te aporta valor. Sin embargo en el segundo, ese esfuerzo cognitivo puede ser inútil y llevarte al desastre, porque por mucho que pienses, la información que precisas no está accesible en tu mente. Ni, más importante, obtendrás valor del esfuerzo.

Hay quien podría decirte que definiendo de otro modo tus proyectos esto no ocurriría. Sin embargo, hay pocos —o ningún— modo de dotar de significado para ti proyectos de ese tipo cuando tienes un volumen ingente. Y las personas que te digan eso, siempre serán aquellas que no tienen la necesidad de enfrentarse a esa situación.

No disponer de esa información puede suponer problemas a diferentes niveles. Uno importante se encuentra en el paso Ejecutar, ya que si no existen otros factores clave como una fecha de vencimiento implícita, careces de medios suficientes para priorizar con sentido.

Cuando esto ocurre, el mejor lugar al que puedes acudir para encontrar respuestas es a los principios.

Y lo que los principios se reservan para ti en esta situación es algo que puede levantar —y levantará— ampollas y puede derribar —y derribará— muros que se sustentan sobre pinceladas generalistas. Porque vivir GTD® va mucho más allá de saber GTD®. Mucho más allá que varias pautas teóricas. La maestría, siempre, se esconde tras la respuesta a las excepciones que no se encuentran en la teoría.

Entonces ahora, que tienes ese expediente entre las manos y te has enfocado plenamente en qué representa para ti y en qué estado se encuentra, déjate instrucciones para cuando no seas capaz de disponer de esa información. Y dejarte instrucciones puede significar enlazar verticalmente. O dejarte información de estado, e incluso confeccionar un breve y perecedero mapa de prioridades. Lo que sea que evite que, cuando no tengas esta información fresca, pierdas capacidad para evaluar.

Una propuesta curiosa. Una práctica teóricamente contraria a lo que se lee sobre GTD® que, sin embargo, irónicamente —y entendida dentro del marco en que se produce— atiende a principios fundamentales de los que GTD® bebe. Las pinceladas generalistas sobre la metodología no entienden de necesidades, situaciones o momentos. Las excepciones se quedan generalmente fuera. Pero los principios entienden de todo, y en ocasiones es necesario encontrar un equilibrio sostenible.

Ten en cuenta, por el bien de tu salud mental y tu buena práctica de la metodología, que este salvavidas aplica a casos excepcionales. Vienen determinados por tu imposibilidad física y mental para disponer de cierta información que no hayas explicitado con anterioridad. No te dejes arrastrar por la norma no escrita de la costumbre y desvirtúes tu sistema. Lo necesario conviene cuando lo es, y sobra en el resto de casos.

Nunca eludas pensar, reflexionar en estado puro cuando pueda aportarte lo que necesitas. Ahí se encuentra el valor.

Camina fiel a las pinceladas generalistas siempre que puedas. Determinan el marco teórico por el que debes guiarte. Alejarse de ellas siempre entraña ciertos riesgos, aunque en ocasiones exista la necesidad. Explorar los límites manteniendo una línea de vida, puede ayudarte a comprender muchas cosas que la teoría nunca te mostrará.