Antes de una reunión necesitas hacer preparativos. Uno de ellos es convocar a las personas adecuadas.

Convocarlas implica compartir con ellas una serie de información básica, al margen de día/hora/lugar donde se producirá. Sobre cada punto que vaya a tratarse (idealmente reducido):

• Qué objetivo tiene la reunión, qué persigue, de qué modo se representa que haya cumplido su cometido
• Qué implica que esa persona haya sido convocada, qué debe preparar y qué se espera que aporte

Si alguno de esos datos no existe, reunión o presencia de esa persona son innecesarias. Y si no puedes preparar un email en que, para cada punto, aportes toda esa información de forma clara e inequívoca en dos —a lo sumo tres— frases, estás perdiendo el tiempo. Y estás a punto de pedirle a varias personas que pierdan el suyo contigo.