En la comunidad de Telegram de Aprendiendo GTD se llevan a cabo muchos debates. En ocasiones de forma reiterada, se asoma un mismo tema. Este hecho supone un indicador de que para muchas personas es algo que aún no consiguen llegar a ver con claridad. O, cuanto menos, de que suscita cierto interés. Uno de esos temas recurrentes, quizá el que más últimamente, se centra en el uso de las etiquetas en tu sistema de listas.

Es importante clarificar que este debate tiene sentido en el marco de un sistema digital. En un sistema montado sobre una base analógica pierde gran parte de su sentido. También es importante partir del hecho de que se refiere a un cómo hacer algo. En muchas ocasiones, las dudas o malas interpretaciones parten de no haber clarificado otro aspecto que siempre debería preceder al cómo: el para qué hacerlo.

Las etiquetas, hablando de tu sistema de listas en GTD®, entran en juego al momento de Organizar —paso 3—, Reflexionar —paso 4— y Ejecutar —paso 5—. Es decir, lo primero cuando se habla de etiquetas en este marco es tener claro que se trata de una herramienta. Una que te permite organizar recordatorios y posteriormente consultarlos de un modo específico. Dicho de otro modo, las etiquetas —si las utilizas— te permiten crear listas, agrupando recordatorios que cumplan con un criterio preestablecido.

Es importante tener este punto claro. Muchas personas se refieren a las etiquetas del modo que el software se refiere a las etiquetas, y ese dato es irrelevante cuando tienes claro que lo importante no es qué utilizas, sino cómo lo utilizas y sobre todo para qué lo utilizas.

Entonces, si en tu sistema tienes un cajón en bruto de Siguientes Acciones y el modo en que confeccionas listas es a través de etiquetas como (@/#)casa, (@/#)ordenador o (@/#)María, lo que estás haciendo en realidad es organizar de un modo específico (cómo) para poder consultar esos recordatorios de un modo específico (para qué) a la hora de Reflexionar o Ejecutar.

Probablemente esto ya te dé pistas sobre algo: hacer uso de las etiquetas, tal y como las denomina el software, no es algo ni bueno ni malo per se.

Sin embargo las etiquetas representan un riesgo que viene dado, de nuevo, por las condiciones que impone utilizar software. El software suele permitir organizar un recordatorio en un solo contenedor —que habitualmente llama lista, o proyecto—. Sin embargo, hablando de etiquetas cuando las permite, su uso no suele estar limitado (no al menos a un número reducido). Y como añadido, generalmente pueden combinarse con la capa previa de organización.

Por tanto, el primer peligro que suponen viene dado por sobre-estructurar tu sistema añadiendo capas de filtrado innecesarias. En este sentido, entraña un peligro para la correcta implantación de la metodología. Y lo hace por un motivo concreto. Conoces —o intuyes— los beneficios que puede aportarte cruzar datos entre unas listas y otras, pero desconoces la totalidad de los riesgos asociados.

A través de los ejemplos que muchas personas exponen, es fácil comprobar su para qué. La libertad que aporta tener un segundo nivel de filtrado se utiliza, generalmente, para asociar recordatorios de forma vertical. Un ejemplo sería asociar Siguientes Acciones o Proyectos de tu sistema, con horizontes más elevados de tu vida (por ejemplo, Áreas de responsabilidad). Otro, hacer lo mismo a menor altura, asociando Siguientes Acciones a Proyectos.

La práctica totalidad de personas que hacen esto argumentan que les brinda especial ayuda a la hora de Reflexionar. Y, dado que este tema puede dar para muchas ramificaciones, es en este punto concreto donde voy a profundizar hoy.

La afirmación que hacen puede ser cierta, en determinados casos. Para personas que comienzan con la metodología, podría brindarles una mínima sensación de control necesaria que evite que abandonen al primer intento. Pero es una práctica a abandonar a poco que estén en marcha en su camino. Es decir, puede entenderse como un mal tolerable mientras te ayude a superar otro, y no en otro caso.

La presunta ayuda que brinda vincular verticalmente unos horizontes a otros (Siguientes Acciones a Proyectos; Siguientes Acciones o Proyectos a Áreas de Responsabilidad) no es una ayuda real, es un perjuicio. Cuando no has alcanzado un nivel de madurez suficiente en tu camino al lado de la metodología no lo aprecias así, fundamentalmente porque encuentras beneficio donde apenas lo hay y aún no puedes verlo donde realmente se encuentra.

Unas listas sin metadatos que establezcan vínculos en vertical, del mismo modo que lo harías en un formato analógico (una agenda en papel, por ejemplo) te obligan a enfrentarte a la revisión de tu sistema en un modo mental de reflexión real. Poniendo atención a lo que lees, buscando vínculos que no te vienen dados y en un estado de enfoque real y profundo sobre lo que en ese momento tienes entre manos.

Por tanto, esas etiquetas constituyen un trabajar para no trabajar*. Te ayudarán a encontrar algo que en otro caso te supondrá un esfuerzo encontrar. A cambio, tendrás una estructura más compleja a mantener. La realidad, es que llevas a cabo un trabajo de bajo valor añadido para evitar hacer uno que sí aporta un valor real. La realidad, es que nunca conocerás el beneficio en amplitud de una Revisión Semanal hasta que experimentes, sin imitarla ni pasar de puntillas, una Revisión Semanal.

Estás en tu camino y has llegado hasta aquí buscando algo, ¿de veras quieres quedarte a medias?

* Sé que piensas que tu caso es diferente. Con casi total seguridad, te estarás equivocando. Sin embargo, existe una excepción. Pero solamente es una. Tiene miga, te hablaré sobre ella mañana.