En una reciente conversación, ha salido este tema: Sobreplanificar o planificar adaptativamente. Se trata de conceptos muy diferentes. Pero la sutil línea que pone fin a uno para dar comienzo al otro no está fija en un lugar, y en la práctica a muchas personas les cuesta determinar su posición.

Es común asociar sobreplanificar con hacer un plan detallado. A más detallado, más evidente se torna la sombra de la sobreplanificación. A mayor cantidad de puntos, fases o recordatorios en el plan. Una relación directamente proporcional entre detalle y sobreplanificación. Y no siempre es así.

Te propongo utilizar como base un ejemplo que podría resultarte familiar.

Imagina un vuelo Madrid-Tokio. Más de 10.000 Kms. y más de 13 horas de vuelo. A lo largo de su recorrido, el avión avanza sometido a diferentes inclemencias: viento de frente, de cola, turbulencias, etc. Durante el trayecto, el porcentaje de tiempo en que el avión se encuentra —hablando en términos espacio/tiempo— donde debería encontrarse bajo el plan teórico es residual. Se retrasa un poco, se adelanta, vuela más alto o más bajo. Sin embargo, los pilotos van comparando en todo momento dónde están y dónde deberían estar, lo que les permite ir introduciendo micro-correcciones para que el resultado final, tanto en destino como en tiempo, se parezca mucho al que debería ser bajo la teoría.

Este ejemplo se utiliza, en ocasiones, como representativo de lo que podría denominarse planificar adaptativamente.

De mano, cuando alguien te lo cuenta, aparentemente la idea que pretende transmitir se comprende. Pero en mi opinión, es necesario profundizar más para que realmente se comprenda.

Si los pilotos comparan datos de situación/tiempo reales con teóricos —que les permite introducir correcciones— es porque disponen de la planificación teórica. Como es lógico, si no dispusieran de la información que les indica dónde deberían estar en cada momento no podrían establecer la comparativa. Disponen de datos detallados.

En muchas situaciones, la gran mayoría si eres una persona que aplica GTD®, todo ese detalle de ruta no es necesario. De hecho, para adoptar la metodología es necesario que aprendas a convivir con la incertidumbre de lo que pueda —o no— ocurrir y simplemente estar preparado para adaptarte. Teniendo claridad sobre qué quieres conseguir y qué puedes hacer para avanzar hacia ello, necesitas poco más. Simplemente una actitud receptiva, un ojo puesto en el entorno que te ayude a detectar la necesidad de dar un giro cuando se requiera.

Sin embargo en otras, como en el caso del avión, existe información que es muy relevante. Y en este tipo de situaciones, que estés sobreplanificando o no lo estés haciendo tan solo depende de qué significado tiene esa información para ti y de que la desarrolles en la medida adecuada, no más. Como ocurre siempre, el equilibrio sensato dicta la mejor medida.

Disponer de esa información no es contrario a GTD®. Ni viceversa. Y GTD® tampoco te dice cuánta de esa información debes tener. Simplemente, propone que dispongas de ella si te es útil. Y que no inviertas recursos en desarrollarla, organizarla y revisarla si no lo es. Del mismo modo, que desarrollarla más o menos sea contraproducente o no lo sea dependerá del equilibrio coste/aporte. Y siempre —siempre— es necesario que tengas claro de que se trata de una hoja de ruta de apoyo. Un soporte que te ayudará a recalcular cuando sea necesario, y no un plan que te ata por el mero hecho de haberlo desarrollado.

Además, sabes que GTD® también te aporta ciertas directrices sobre cómo planificar de un modo efectivo.

Y también es necesario tener en cuenta que no todas las personas y sus momentos vitales pueden meterse en la misma caja. Nuestras experiencias, tempos y sensaciones son diferentes. Para algunas, aquellas recién llegadas o con menos experiencia en GTD®, desarrollar este tipo de información —incluso más allá de lo teóricamente recomendable— puede no ser del todo contraproducente, si les evita caer en un abismo en que sienten que han perdido por completo el control sobre sus asuntos y su vida. Y para otras, hacer exactamente lo mismo sí puede resultar contraproducente por innecesario e ineficiente.

En mi experiencia, te encuentres en el punto que te encuentres, siempre es necesario adoptar una actitud proactiva que te empuje en todo momento hacia el necesito menos. Constituye parte fundamental en la esencia de la eficiencia. Contra nuestra tendencia natural y sistemática al necesito más, se trata del único modo de evitar derrochar recursos de forma indiscriminada. Y planificar, en términos generales, no es una excepción.