Ayer te hablaba sobre el poder de la conversación en materia de aprendizaje. Hoy, te traigo conversación de nuevo. En concreto, una sobre GTD®, Revisión Semanal y Material de apoyo.
En las diferentes comunidades de Aprendiendo GTD se plantean, en muchas ocasiones, preguntas y respuestas que tienen mucho valor. Las preguntas tienen valor en tanto te obligan a replantearte tus creencias y pensar a otro nivel, el de dar una respuesta a una persona que piensa de otro modo o carece de cierta información que tú sí sabes —o crees saber—. Las respuestas son una exposición abierta, una oportunidad para compartir cuál es el motivo de que opines eso y no otra cosa. En ambos casos enriquecen de un modo u otro.
Te dejo con algunos ejemplos, un fragmento de una conversación cualquiera.
Pregunta:
Buenos días a @todos. Ayer en la reunión tratamos la revisión semanal y nos surgió una duda que hablamos de elevarla a instancias superiores.
Cuando se habla en la revisión semanal de revisar el material de apoyo, ¿Se debe de hacer siempre? La duda surgió porque se comentó que si un proyecto, cuando revisas la lista de proyectos, ves que ya tiene siguiente/s acción/es y que el proyecto va a avanzar, se podía omitir dicha revisión. En ese caso, ¿También sería necesario revisar el material de apoyo?
Respuesta:
La idea de revisar tu lista de proyectos en tu Revisión Semanal no es solamente garantizar que puedan avanzar, esa es solamente una parte.
La idea es garantizar que puedan avanzar del mejor modo posible en función a dos factores principalmente:
– Su estado hoy.
– Las características del entorno, los factores externos que tienen influencia en algún modo sobre ese resultado y su avance, hoy.
Para esto es necesario pensar, y el material de apoyo facilita hacerlo teniendo en cuenta la mayor cantidad de información relevante al respecto. Revisarlo siempre es recomendable, y puede eludirse solamente en aquellas situaciones en que tengas una perspectiva total y absolutamente clara sobre ambos factores de modo que puedas pensar y tomar decisiones informadas sin recurrir al mismo.
GTD se basa principalmente en un modelo de avance y re-cálculo. Avance y re-cálculo.
Ambas son importantes, no os quedéis únicamente en avance. El día a día es ajetreado y no facilita un modo de pensamiento sosegado. El paréntesis que lo facilita se llama Revisión Semanal.
Pregunta:
Gracias. En ocasiones al material de apoyo que se ha ido incluyendo en ciertos proyectos (así de mayor envergadura) es tal que genera más ruido que ayuda. Era «anterior» material de apoyo que ahora ya no lo es, pero se ha quedado en la carpeta material de apoyo a la espera de que se complete para luego decidir qué hacer con ello.
Respuesta:
El material de apoyo que ya no es material de apoyo, es ruido. No debe estar en el lugar al que no pertenece. Es archivo, o basura. No hay ley que diga que debe permanecer ahí si ya no es útil.
Pregunta:
Ayer también hablamos sobre esto. ¿Se debe de aprovechar la revisión semanal para «eliminar el ruido» del material de apoyo?
Respuesta:
Se debe eliminar el ruido. Que la revisión semanal sea el mejor momento o no, dependerá de muchos factores. Si no lo es, tienes una siguiente acción que te ayudará a avanzar para alcanzar tu resultado.
Hasta ahí. Aunque hay mucho antes. Y más después. Si no quieres perdértelo, puedes unirte.
En ocasiones, meditar sosegadamente podría generar preguntas y respuestas más detalladas, mejor redactadas, e incluso más rigurosas desde el punto de vista pedagógico o metodológico. Pero se perdería parte de la magia, y esto no supone un problema porque regresan. Se repiten una y otra vez a lo largo del tiempo. Esa es la magia de una CoP.
Recuerda: Avance y re-cálculo regular.
Y recuerda: Algo no sigue siendo lo mismo porque un día lo hayas decidido, o porque lo hayas puesto donde debería estar a causa de serlo. Ni siquiera por el hecho de que en algún momento lo haya sido. El mundo cambia rápidamente. No basta con saberlo, esto es trivial a día de hoy. Es necesario comprenderlo y actuar en consecuencia. Y actuar en consecuencia comienza porque te plantees con regularidad una pregunta: ¿Qué ha cambiado?