Con frecuencia detecto —a través de dudas, conversaciones, o lecturas— que existe poca claridad acerca de lo que realmente trata la metodología. Poca comprensión de la esencia. En realidad, la culpa es de la presentación. Te han presentado un GTD® que no es esencia, sino detalle.

Es común que las personas que se acercan a GTD® lo hagan tras un primer contacto que, habitualmente, tiene su origen en algún tipo de software, un artículo, un podcast, etc. En la mayor parte de ocasiones, centrados en detalles superficiales como puede ser las regla de los 2′, alguna de sus categorías organizativas o alguna de sus listas más representativas.

Ese tipo de acercamiento tiene gran valor en cuanto al reclamo que representa, como disparador. Tiene valor incluso como representación de buenas prácticas aisladas, cuando es correcto. Pero desde un punto de vista pedagógico, en mi opinión la puerta de entrada podría mejorarse mucho.

No me refiero a que el contenido pueda ser más o menos correcto evaluándolo desde un punto de vista metodológico. Hay de todo en todas partes. Me refiero a que, en la mayoría de ocasiones, está centrado en detalles o puntualizaciones que poco o nada representan la esencia misma de GTD®. Se trata de cómos. Y sin embargo, la mayor parte de personas se pierden en ellos cosechando conocimiento teórico sin comprender en absoluto la esencia que determina a qué obedecen.

GTD® es esencia. Comprendiéndola, cualquier cómo es relativamente —cuando no totalmente— obvio. Sin embargo, sin la esencia cualquier cómo supone un océano en el que perderse. A través del conocimiento teórico también puede alcanzarse la esencia, pero es un camino mucho más largo, tortuoso, e ingrato. Y en este camino se pierden cientos, miles de personas buscando cómos que les fallan porque no pueden comprender cuál es la necesidad a satisfacer, dando como resultado la aplicación de cómos inválidos.

Voy a ponerte un ejemplo. Me centraré en la parte que GTD® denomina Control, y dentro de ella, en tus recordatorios. La parte de Control es la propuesta por la David Allen Company para iniciar tu camino, o al menos la que supone el inicio en su itinerario formativo.

Más que hablar de productividad o efectividad, me gusta referirme a GTD® como una metodología de gestión de vida. Realmente es lo que es. Cuando comienzas a aplicar GTD® te adentras en un proceso gradual en que aprendes a gestionar tu vida. Y lo haces de un modo y hasta unos extremos que difícilmente podías imaginar.

Dejando de lado la acepción que se haga de la metodología desde cualquier fuente, existe un denominador común. Una coletilla que merece el puesto de honor que ocupa: Sin estrés.

Sin estrés es un resumen infinitesimal, pero muy representativo. Sin estrés quiere decir que cuando dispones de un sistema de vida completo y actualizado, e interiorizas una serie de hábitos —unos vinculados a mantenerlo, y otros a utilizarlo— ese estrés desaparece. Sigues sin saber qué puede ocurrir dentro de una hora, pero ahora sabes que sabrás —valga la redundancia— cómo afrontarlo del mejor modo posible dentro de la inmensidad de tu mundo. Una inmensidad de tu mundo que conoces perfectamente.

Para alcanzar ese ansiado lugar sin estrés, GTD® te propone la puesta en marcha y uso de un sistema externo a tu mente. Un sistema con una capacidad de almacenamiento infinitamente superior. Y que además, unido a esa serie de hábitos fundamentales, te ayudará a recordar (o ver) todo aquello que necesites en el momento que lo necesites sin la necesidad de tener que recordarlo. Y sin tener que estar viéndolo el resto del tiempo, reclamando tu atención en el momento menos oportuno.

Con esto, has llegado a una parte fundamental de la esencia de GTD®. Te ayudará muchísimo a comprender muchos de los cómos que GTD® encierra: Ver lo que tiene sentido en cada momento y no verlo el resto del tiempo.

Esa máxima, trivial si quieres, no es evidente para la gran mayoría de personas que comienzan con GTD®. Y supone un punto clave, ineludible, para acercarse a GTD® desde la razón antes que desde el estudio. Desde la comprensión, antes que desde la aceptación o sumisión.

Las categorías organizativas que GTD® propone, y las listas en su caso, atienden a esa esencia. Que puedas ver lo que tiene sentido en cada momento y no verlo el resto del tiempo. La granularidad óptima que apliques a las listas en tu sistema debería obedecer a lo mismo. Ver lo que tiene sentido en cada momento y no verlo el resto del tiempo. Cualquier pequeña variante organizativa que utilices en tu sistema será correcta, teórica y prácticamente hablando, si obedece a lo mismo. Ver lo que tiene sentido en cada momento y no verlo el resto del tiempo.

Casi nadie comienza por aquí. Ni tiene en cuenta esta premisa fundamental que se encuentra en el ADN mismo de GTD® cuando tanto la necesita. Casi nadie le da la importancia que merece. Y casi nadie acude a ella como nexo de coherencia fundamental entre sus partes.

Ahora, puedes volver al lugar por el que seguramente ibas a comenzar. Puedes aprender sobre los fundamentos teóricos. Sobre la Regla de los 2′, sobre Capturar, sobre el Calendario, sobre tu lista de Proyectos, o sobre las Agendas. Puedes aprender cuáles son las características comunes de los recordatorios vinculados a cada una, y puedes aprendértelo de carrerilla. Puedes arrancar, practicar, errar. Cuando tengas dudas, que las tendrás, regresa a la esencia. Y aplica el sentido común.

El detalle del sentido común es, también, muy importante. Ten en cuenta, por ejemplo, el tan conocido ejemplo de poner tu maletín en la puerta para no olvidar llevártelo cuando salgas de casa. Este ejemplo guarda mucha relación con verlo cuando tenga sentido —cuando salgas de casa—. Y, al mismo tiempo, con que no esté reclamando tu atención el resto del tiempo.

Sin embargo, también tiene sus sombras. Es necesario entenderlo en su contexto y no generalizar. En ocasiones esto no es sencillo y requiere de práctica y experiencia. Abusar de recordatorios descentralizados cuando no están asociados al muy corto plazo, o una situación específica de determinadas características, podría tener consecuencias indeseables. Tu sistema podría dejar de ser revisable de un modo sencillo. Mi recomendación es que trates de unificar tus recordatorios en la parte de tu sistema de confianza que tengas accesible. Al menos hasta que sepas diferenciar con nitidez en qué situaciones beneficia o cuándo no lo hace.

Esencia y sentido común son los pilares básicos y fundamentales sobre los que se asientan aprendizaje e interiorización en GTD®. La potencia de esos pilares, sencillos, es ilimitada. Búscalos, mantenlos siempre visibles, tenlos en cuenta en cada momento. No sabes cuánto pueden hacer por ti.