Si conoces GTD®, es probable que conozcas el ejemplo de la puerta. Necesitas llevarte algo de casa cuando salgas, y un modo perfecto de verlo cuando tiene sentido que lo veas —cuando vayas a salir— es ponértelo en la puerta de casa. Dónde lo pongo es, en cierto modo, sencillo y evidente.
Se trata de un ejemplo representativo de esa máxima efectiva de verlo cuando tiene sentido verlo y no verlo el resto del tiempo. De este modo, tu temor a olvidarlo al salir desaparece, confías en que lo verás en el momento oportuno. Y además, consigues sacártelo de la cabeza de forma que no estarás constantemente pensando en olvidar algo que con toda seguridad olvidarás en el momento exacto en que no deberías hacerlo. Es algo que, ya de forma intuitiva, aplicamos muchas personas en esta u otras situaciones incluso antes de conocer GTD®.
Ocurre que la mayor parte de situaciones que se presentan en nuestra vida carecen de soluciones tan sencillas o evidentes. El dónde lo pongo no es tan obvio, o al menos conseguir esa tranquilidad y evitar los olvidos va a requerir de algo más. Me explico.
Imagina que en tu casa tienes dos puertas de entrada que utilizas indistintamente, en lugar de una. La cosa se complica. Podrías ponerte un post-it en cada una de ellas para recordarte llevar lo que necesitas, y habrías cumplido con el mismo principio.
Sin embargo hacerlo de este modo podría derivar en una situación poco sostenible. ¿Y si tienes ocho puertas, en lugar de dos?
Podrías optar por otras soluciones haciendo un cambio de enfoque. Si todas se quedan cerradas con llave por la noche, podrías dejar eso que quieres llevar junto a las llaves que necesitarás para salir. Resuelto. ¿Pero y si cuando debes llevártelo es por la tarde y no a primera hora, cuando no todas las puertas estén cerradas con llave?
Imagino que tu casa no tiene ocho puertas, aunque seguramente en algún caso me equivocaré. Pero las diferentes situaciones que se te presentan a diario guardan más relación con este último ejemplo que con el primero.
Tener un gran número de recordatorios relacionados con todo lo que has tomado la decisión de hacer, implica que en algunos casos esos recordatorios podrían estar en un sitio evidente para verlos cuando necesites verlos —como en el ejemplo de la puerta de tu casa— y en otros no tanto —como en el ejemplo de disponer de ocho puertas de acceso—. Y además todos esos sitios podrían ser diferentes entre sí.
Tratarlos todos de forma independiente buscando el mejor lugar para cada uno de ellos puede tornarse misión imposible. Sería una solución tan poco eficiente como insostenible, por no decir que sería imposible poder revisarlos todos en un momento determinado porque estarían repartidos por quién sabe dónde. Una solución elegante a esta heterogeneidad se basa en disponer de un soporte donde se encuentren todos o la mayoría de ellos, que puedas consultar en todo momento y lugar en que necesites verlos. El dónde lo pongo pasaría entonces a tener una respuesta evidente.
Sin embargo, esto añade una necesidad a la situación anterior. Una necesidad sencilla y esencial que, al mismo tiempo, supone una barrera difícil de superar para muchas personas que se acercan a GTD®.
Tus recordatorios dejan de estar en tu puerta. No te los encontrarás de bruces cuando vayas a salir. No sonará una alarma mágica en el lugar y momento exacto para recordarte que tienes que hacer algo. Eres tú quien deberá acudir en su busca. Ahora es necesario que revises ese soporte de forma sistemática antes de ponerte a hacer algo, o en momentos estratégicos en que tu situación cambie. Los recordatorios no se presentarán solos ante ti.
Este hábito, el de revisar las partes de tu sistema que tiene sentido en cada momento de forma sistemática antes de ponerte a ejecutar, es el que de nuevo trae la puerta de tu casa a ti. Una única puerta, un único lugar en el que de nuevo puedes confiar. Aún necesitarás organizar adecuadamente tu sistema para ponerte fácil ver lo que tiene sentido en cada momento, y no ver el resto. Sigue existiendo un dónde lo pongo, pero te garantizo que lo dominarás a muy corto plazo con un poco de práctica.