En GTD® se habla de tres tipos de trabajo: trabajo según surge, definir tu trabajo y el trabajo definido.
Por un lado, está el trabajo según surge. A este tipo de trabajo se asocia la urgencia, lo que no puede esperar. Aquello que requiere tu atención de inmediato, en un plazo relativamente corto de tiempo. Por tanto, al ser algo que abordas casi de inmediato, no entra a tu sistema. Simplemente llega y se le da una respuesta. Este tipo de trabajo se asocia con la reactividad, la respuesta casi inmediata a un estímulo.
Por otro lado está definir tu trabajo. A definir tu trabajo en GTD® se le llama aclarar, y es el segundo paso del flujo. Consiste en acudir a tus bandejas de entrada, donde has estado —o se han estado— almacenando temporalmente capturas y llevar a cabo un proceso mental por medio del cual piensas y tomas decisiones al respecto de cada una de ellas. Este tipo de trabajo se asocia con la proactividad.
Finalmente está el trabajo definido. El trabajo definido en GTD® es el que ya sabes que tendrás que hacer porque ya ha sido sometido al proceso de pensamiento y toma de decisiones, resultado de la proactividad previa. Generalmente, consecuencia de haberlo definido con anterioridad dispones de un inventario al que acudir para comenzar a ejecutar de forma relajada. Este tipo de trabajo se asocia con la receptividad.
Al hablar de estos tres tipos de trabajo en GTD®, el término trabajo se entiende en su significado más amplio. Cualquier cosa que haces a lo largo de cualquiera de tus días es trabajar. Lo es independientemente de que esté relacionado con ocio o con tu área laboral. Esa máxima también se aplica al término ejecutar, quinto de los pasos del flujo. Tu día transcurre ejecutando, una y otra vez, desde que despiertas hasta que duermes de nuevo.
Por este motivo el paso ejecutar en GTD® consiste en llevar a cabo un proceso que va más allá de lo obvio. No se trata únicamente de hacer cosas, como el término coloquialmente podría sugerir. Ejecutar se basa en aplicar una serie de filtros para decidir con confianza qué hacer o qué dejar de hacer. Y el primero de ellos, se centra precisamente en elegir cuál de esos tipos de trabajo llevar a cabo.
Si ha llegado a tus manos algo que entiendes que no puede esperar, elegirás el trabajo según surge y te pondrás a ello. Fin del proceso. Si eliges definir tu trabajo, tomarás tu bandeja de entrada y la aclararás/organizarás hasta vaciarla. Fin del proceso. Y si eliges centrar tu atención en tu trabajo definido, continuarás con el resto de filtros aplicables hasta elegir con confianza qué es lo mejor que puedes hacer de entre todo tu inventario y en las circunstancias en que te encuentres. Te pondrás a ello, y de nuevo fin del proceso. Y este proceso se repetirá una y otra vez, sistemáticamente, a lo largo de tu día.
GTD® es una metodología que procura brindarte un entorno en que pienses y tomes decisiones sobre todo aquello que llega a tu vida, buscando siempre que hagas cosas con sentido y dejes de hacer aquellas que no lo tienen. Te brinda además unas pautas prácticas concretas para que puedas conseguir hacer esto con la menor inversión posible por tu parte.
Facilitar este entorno para ti, requiere que se produzca un cambio de pensamiento y comportamiento. Y en pro de facilitar estos cambios, en ocasiones cierta información se te presenta sesgada. Un ejemplo se encuentra en cómo se te presenta el trabajo según surge.
El efecto que se pretende conseguir es maximizar, en la medida de lo posible, que pienses y tomes decisiones sobre todos aquellos aquellos inputs que aparecen en tu vida. De este modo trata de evitarse que te dejes llevar por lo último o más ruidoso, y para ello es necesario enfatizar la parte negativa de no hacerlo. Por ese motivo, el trabajo según surge se asocia comúnmente a la urgencia, a eso que no esperas y además es grave, apremia, requiere una respuesta (casi) inmediata.
Seguro que estás de acuerdo conmigo en que el trabajo según surge, así presentado, no es atractivo. No es de extrañar, por tanto, que cuando se te presenta toda esta información tiendas a pensar que tu vida mejoraría si minimizas en lo posible el trabajo según surge. Pero este enfoque, aunque persigue crear un efecto beneficioso, no es correcto.
Atendiendo a las premisas de que durante todo tu día desarrollas trabajo de un modo u otro, y de que todo tu día transcurre ejecutando de un modo u otro, no es difícil concluir que tu trabajo según surge es mucho más que la urgencia. Por exclusión, todo aquello que haces que no es definir tu trabajo y ejecutar en base a trabajo definido, es trabajo según surge.
La urgencia que acaba de llegar, y a la que hay que dar una respuesta casi inmediata, es trabajo según surge. Y salir corriendo si acaban de avisarte de que tu hija ha sufrido algún tipo de percance, o si acaban de encontrar forzada la puerta de tu casa. Todo ello lo es. Pero echarte una siesta con toda la confianza del mundo porque tu sistema te dice que el resto de cosas pueden esperar también lo es. Y ponerte a jugar con tus hijos en lugar de colgar esa estantería que ya has decidido que colgarás lo antes posible. Incluso llamar a ese amigo o amiga que acabas de enterarte que se casa, para desearle la mayor de las fortunas en su nuevo camino en compañía.
El trabajo según surge no tiene por qué estar revestido de negatividad. Simplemente, es según surge. Tratarlo como lo que realmente es requiere de claridad para discernir entre lo adecuado y lo improcedente, entre lo que requiere un análisis más profundo y lo que no lo necesita. Y probablemente si estás iniciando tu camino en GTD® tu mejor opción sea tratar de limitarlo en lo posible. Sé prudente. Captura, y ya pensarás y tomarás decisiones en otro momento. Sin embargo, ten presente que no es ni bueno ni malo en sí mismo. Depende del contexto en que se produce y del efecto que provoca.
Ten en cuenta que el hecho de que se vea maximizado puede, incluso, ser un indicador de madurez en el camino del dominio de GTD®. Puede ser consecuencia de la salud de tu sistema, de la confianza que te ofrece y del buen uso que haces del mismo. Porque cuando lo tienes todo controlado puedes permitirte salir de los caminos establecidos y regresar a ellos en cualquier momento. Se trata de comprender la esencia y aplicar la lógica. Es la libertad que aporta GTD®.