Fruto de una reciente conversación y en línea con la postura que siempre he venido defendiendo de que el aprendizaje de una competencia como GTD® está repleto de grises —puntos intermedios infinitos que se alejan de los extremos que marcan las normas—, hoy quiero compartir contigo una reflexión. Se sustenta sobre auto-conocimiento y la práctica de la metodología a lo largo del tiempo, pero es de aplicación muy práctica en tu día a día. Y tiene, además, un alto impacto. Hablemos sobre Algún día/Tal vez.

A lo largo de mis años de uso de la metodología, con altibajos, con caídas y subidas, con relecturas y replanteamientos, con interpretaciones erróneas y golpes de bruces contra la cruda realidad pero siempre con motivación y gran fe en ella, he aprendido muchas cosas. También leyendo o escuchando tus dudas y haciéndolas mías, pensando sobre ellas, enfrentándolas desde diferentes direcciones o simplemente rememorando el momento en que esas mismas dudas supusieron una piedra en mi camino.

No. No todo el mundo que quiere aprender GTD® necesita el mismo discurso. Tengo una firme convicción. Para que ese discurso sea el motor del cambio que cada persona necesita en un momento determinado, debe obedecer a una serie de variables determinadas en gran medida por su situación en el camino de aprendizaje.

Es necesario, primero, una escucha activa. Después, saber interpretar y comprender qué problema se le está planteando (que no siempre es obvio, o no sabe describirlo de modo que lo sea) y qué necesita esa persona (que no siempre es el discurso metodológicamente correcto).
Es necesario sacrificar rigor en pro de impacto útil y significativo. Es necesario retornar una respuesta que la lleve en dirección y sentido adecuados al corto/medio plazo. Y por último, es necesario vestir esa respuesta de la coherencia —quizá escasa o inexistente— necesaria para facilitar un giro hacia el rumbo adecuado. Con el tiempo, tendrá capacidad para refutar lo refutable y tendrá otras dudas que requerirán otras respuestas. Avance y corrección.

Por supuesto pierde vigencia cuando tu discurso se dirige a un colectivo. Cada persona, con sus particularidades y en su punto del camino, necesita un mensaje que no puedes ofrecer a todas al mismo tiempo. Adaptar tu discurso a una puede repercutir en una merma de calidad sobre el mensaje que recibe el resto, por lo que a mayor el colectivo mayor la genérica a aplicar.

Te explico todo esto por un motivo muy concreto. Esta entrada no es para todo el mundo. Contiene consejos y respuestas para personas que llevan un tiempo utilizando la metodología, y asumo que si estás comenzando con GTD® es posible que ahora mismo no contenga las respuestas que necesitas. Plantea situaciones que precisan del contexto oportuno, de estar en un lugar en el que quizá estés o al que quizá aún no has llegado. Por supuesto siéntete libre de leerla y de regresar a ella en unos meses, si es el caso.

Entremos en materia: GTD®, Algún día/Tal vez.

He percibido en los últimos tiempos —a través de conversaciones o de lecturas— que comienza a hacerse hueco de forma relativamente generalizada una tendencia que bajo mi punto de vista mantiene alejadas a las personas del profundo valor que GTD® puede aportar a sus vidas. Un extremo. Pocas listas de siguientes acciones, pocos recordatorios en cada una de ellas, pocos proyectos, poco que revisar, pocas decisiones a futuro, poco. Un comportamiento disfrazado de lucha activa contra el sobre-compromiso que en ocasiones no es tal. Una tendencia a eliminar, reducir o simplificar por encima de lo recomendable.

En cierto modo me sorprende escribir esto porque siempre he sido un firme defensor del «menos es más» —por supuesto entendido con todas las puntualizaciones que requiere más allá del titular—, de simplificar todo lo posible llegando a rozar la línea de lo admisible. Pero es una zona de peligro y es sencillo traspasar esa línea. Hacerlo te lleva a lo inadmisible, contraproducente, dañino. Hacerlo es fruto de aplicar una máxima correcta, beneficiosa aplicada en su justa medida, de forma incorrecta. Esto aplica a tu sistema y a tu vida de forma global, por supuesto también a tu forma de entender o utilizar la categoría Algún día/Tal vez y cómo ésta se relaciona con el resto de tu sistema.

Esa visión crítica blinda la entrada de nuevas experiencias y compromisos en tu vida. Es una estrategia muy válida para evitar el sobre-compromiso pero mal entendida te aleja profundamente de uno de los más maravillosos beneficios que GTD® tiene para ti. Te invita a considerar el «debo» como casi alternativa única, te invita a olvidarte del «quiero». Te invita a hacer un mix entre lo que hacías antes de conocer GTD® y lo que GTD® te propone. A sacrificar el avance en amplitud.

Al hacer esto, no estás aplicando realmente GTD®. Lo que realmente ocurre es que has cogido tu modo de pensamiento previo y lo has disfrazado de GTD®. No has interiorizado realmente una parte fundamental de su esencia. Has adoptado estrategias que GTD® propone y sientes que has avanzado mucho. Has interiorizado los Cinco Pasos y sientes que tienes controlada tu vida. Todo esto es real y sus beneficios indudables, incuestionables, pero no es GTD® sino parte de GTD®. El problema no se encuentra en estar en este punto, ya que es parte inevitable del camino. El problema se encuentra en detenerse en él, acomodarse y mirar a otro lado como si hubieras llegado a algún lugar importante cuando no lo es más que cualquier otro.

Existen muchos detalles que pueden invitarte a caer en este error. Centraré esta entrada en la categoría Algún día/Tal vez, en el futuro es muy probable que regrese a esta idea para centrar mis reflexiones en otras partes o categorías del sistema.

Uno de esos detalles ya lo he adelantado. Intentar mantener un sistema con un número contenido de proyectos y siguientes acciones es una buena práctica que puede ser malinterpretada. Por encima de ello se encuentra el análisis profundo y honesto para dar respuestas coherentes y meditadas a las —necesarias y muy relevantes— preguntas sobre qué significan las cosas para ti y si es el momento para abrirles las puertas de tu vida.
Mal entendida invita a mantener siempre en un segundo plano el «quiero» o «me gustaría». Los relega a que los «debo» o «necesito» les abran un hueco que tras meses o años brilla por su ausencia. El mal entendido «no» por defecto. Si tienes por costumbre hacer esto estás avanzando más en menos, en lugar de menos en más.

La frase «Nunca se incuba demasiado» requiere de puntualizaciones, igual que «menos es más». En un mundo en que siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, «Nunca se incuba demasiado» representa la solución a una situación de sobre-compromiso. Pero en ocasiones sí se incuba demasiado. Asumir menos de lo adecuado también tiene consecuencias, porque la realidad es que se llega aquí cerrando el paso a todo lo que no supone una obligación. Estás cerrándote las puertas a una de las maravillosas sorpresas que GTD® guarda para ti.

Mantener una lista Algún día/Tal vez que revisas en cada una de tus revisiones semanales y mantener otra(s) que revisas a más amplio plazo es —en principio— otra buena práctica. Pero mal entendida o utilizada puede llevarte también a este punto y anclarte en él. Es maravillosa y detestable. Ayuda y a la vez limita. Ancla al pasado.

Es un gran ejemplo para regresar a la parte inicial en que te hablaba sobre los diferentes discursos para diferentes puntos en el camino de cada persona. Desde el punto de vista operativo, es una excelente práctica que te ahorra recursos a la hora de revisar parte de esa categoría cada semana. Para una persona que está comenzando y que se encuentra en una situación en que incorporar el hábito de la revisión semanal es todo un reto, aporta más que resta. Sin embargo, la decisión sobre qué es algo que quieres o necesitas revisar semanalmente o qué podrías revisar a mayor plazo —o incluso sólo bajo circunstancias concretas, sin una periodicidad concreta— se toma a la ligera en muchas ocasiones. De nuevo el «debo» o «necesito» toman las riendas.

Pongamos como ejemplo un recordatorio sobre un restaurante que te han recomendado, ¿qué significado tiene para ti?. Es habitual leer que muchas personas mantienen listas con recordatorios de este tipo. Y las revisarán en busca de opciones a tener en cuenta cuando un día deciden —o al menos contemplan— ir a un restaurante. Si para ti su utilidad es esa y exclusivamente esa, adelante. Todo bien. Pero, ¿has pensado en que ver ese recordatorio —o la lista donde lo conservas— podría ser el disparador para que contemples ir a un restaurante, y no solamente para que elijas uno cuando ya has pensado ir? ¿Has pensado que tu lista de posibles libros para comprar o leer puede incluir el regalo perfecto para ese cumpleaños que se acerca? ¿Eres consciente de que en ocasiones revisar poco te cierra puertas que ya estaban abiertas?

El grado o cantidad óptima de todo lo que haces podría resumirse en una gráfica. Se miden por un lado los recursos que inviertes en ello y por otro el valor que te aporta. Primero los recursos invertidos generan un alto valor. Pero luego la curva comienza a aplanarse, y cuanto más avanzas en ella, el aumento de recursos cada vez aporta menos y menos valor.
Esto también aplica, por supuesto, a tus listas Algún día/Tal vez. Revisar de menos supone perder aporte de valor y revisar de más supone invertir mal tus recursos. Alguna revisión es mejor que ninguna revisión, y demasiada revisión es peor que revisión en su grado óptimo.

David Allen hace bastante uso de una expresión en sus libros y discursos, «podrías querer». Podrías querer es una variable como se conoce en matemáticas. Podrías querer es un balón en tu tejado. No solamente cambia de una persona a otra sino que también cambia de un momento vital a otro para la misma persona. Es una invitación a buscar el punto óptimo de tu curva. Cuando esto se comprende es cuando, en muchos casos, pierde sentido la generalidad y se abre paso a la individualidad. Quizá en un momento de tu vida revisar una parte contenida de Algún día/Tal vez te aporte más. Y quizá en otro te aporte más revisar el doble que antes. O la mitad. O todo.

Sin embargo existen otros aspectos donde mover en exceso las líneas entre lo admisible e inadmisible, adecuado e inadecuado, trae consecuencias.

Un ejemplo podría ser hacer una interpretación sobre la lista Algún día/Tal vez en que contemplas ambas listas como independientes. Algún día para aquello que has decidido hacer pero no cuándo y tal vez para aquello que no has decidido hacer por el momento. En mi opinión se trata de un postizo a la fuerza y sienta las bases de una operativa incorrecta. Corrompe el espíritu que se encuentra detrás de aplicar una metodología como GTD®.

Esto ocurre, una vez más, a causa de una mala aplicación de principios que inicialmente pueden no parecer o ser perjudiciales. Pueden incluso parecer recomendables, siempre y cuando no redunden en perjuicios a otro nivel. Y esto es, lamentablemente, lo que ocurre en la gran mayoría de ocasiones.

La realidad es que por mucho que te comprometas con algo, si ese compromiso no es desde ya mismo o desde un momento concreto por imposibilidad de hacerlo antes, no es más que humo. Las cosas cambian. La vida cambia. Tus prioridades cambian y tú cambias. Pensar que mientras el tiempo avanza de forma indefinida ninguna de esas variables convertirán ese compromiso en caduco es ingenuo. GTD® como metodología es en sí misma una respuesta efectiva a todas esas decisiones anticipadas, tomadas antes del momento adecuado. Llevar a cabo el proceso de toma de decisiones con días, semanas o meses de antelación a tomar acción carece de sentido. Y tiene consecuencias indeseables.

Piensa por un momento en algunas de tus listas Algún día/Tal vez. Puedes tener una muy extensa lista de artículos que has guardado pensando en leer más tarde. Y una extensa lista de lugares que te gustaría conocer a lo largo de tu vida. Incluso una larguísima lista de restaurantes que podrías querer conocer y has ido colectando, a lo largo de meses o años, desde anuncios o recomendaciones. Mi experiencia me dice que mientras que las listas del tipo lugares o restaurantes no te inquietan demasiado, la de artículos para leer te agobia. Esto ocurre porque, de forma más o menos consciente, asumes que esos lugares o restaurantes son opciones para cuando se presente el momento mientras que en el caso de esos artículos, has establecido un compromiso (quiero leerlo, cuando pueda).

Ver crecer y crecer la lista de artículos te agobia porque supone asumir compromisos incumplidos. Si realmente fueran opciones no te agobiarían. Puedes tratar de engañarte asumiendo que todos son interesantes y te gustaría leerlos todos. Pero estoy seguro de que antepondrías visitar Tokio, el Nepal, Nueva York o Islandia —puedes poner aquí lo que sea que tengas en tu lista— a leer esos artículos. Te agobia porque de forma ingenua e inocente has establecido un compromiso con cada uno de esos artículos. Simplemente, no lo establezcas.

Existen varios motivos por los cuales adoptamos todos estos —y muchos otros— comportamientos. Pensar en revisar una pequeña parte de tu incubadora en tu revisión semanal te quita trabajo a futuro, pero te pierdes cosas. Pensar en que hay decisiones ya tomadas que no tendrás que volver a tomar te quita trabajo a futuro, pero tendrás que volver a tomarlas. Centrarte en que hay cosas que ya has decidido hacer, aunque no sepas ni cuándo ni cómo, te ayuda a sentir que controlas tu futuro —que estás al mando— aunque son decisiones volátiles que tendrás que replantearte.

En realidad te saboteas. En realidad esa persona de hace semanas, meses o años que cuando le llegaba algo invertía minutos, horas o días en planificar hasta el último detalle para sentir control sobre lo incontrolable no se ha ido. Sigue ahí, aprovechando cada pequeña brecha que consciente o inconscientemente dejas abierta para tomar de nuevo las riendas de tu vida. Y cada vez que gana una batalla, te aleja del lugar al que necesitas llegar. El lugar en que eres consciente de que es imposible eliminar lo incontrolable y lo volátil de tu vida, pero que puedes desarrollar estrategias e interiorizar comportamientos que te ayuden a prepararte y reaccionar de forma adecuada. Sin agobios, sin estrés, sin falsos compromisos ni falsas promesas.

Asumir menos compromisos no es la respuesta si deberías asumir más. Tener treinta y cinco proyectos en tu lista no es la respuesta si debieras tener ochenta. Revisar una parte de Algún día/Tal vez no es la respuesta si deberías revisarla completa. Decidir hoy para no decidir mañana no es la respuesta para sentir control sobre lo que te espera. Sentirte en control sobre tus asuntos y tu vida no es la respuesta si es a base de viciarla, sabotearla o maquillarla. Te impide avanzar en lo que de verdad te importa. Son sensaciones falsas que te impiden continuar tu camino y dar lo mejor de ti en cada momento, situación y lugar.

La respuesta es adaptar tu sistema a tu vida, sin vicios. Y comprometerte con todo aquello que realmente te importa al margen de que sea un debo, un necesito o un quiero. La respuesta está en tener un sistema que al mirar de forma honesta sientas que representa lo que eres, lo que haces y lo que quieres. Los números no representan nada.

Es fácil llegar a ese codiciado estado de mente como el agua que Allen propone si tienes diez proyectos y treinta siguientes acciones. Y es maravilloso si representan todo lo que necesitas para alcanzar todos tus quiero, tus necesito y tus debo. Si te ayuda a sentir una profunda sensación de control sobre tus asuntos y tu vida. Pero si no son los que realmente debieras tener, si no son los adecuados o no son los suficientes, es necesario que sepas que has alcanzado mucho pero te pierdes otro tanto. No te detengas, lo que quieres te espera.