Una suite en la nube

Si trabajas en una gran organización es muy probable que conozcas —y trabajes con— Microsoft Office. Evidentemente su uso no está restringido a grandes organizaciones. Son muchas las personas, familias, profesionales y pequeños comercios, e incluso centros educativos, que utilizan esta suite ofimática.

Sin embargo, si nos alejamos del mundo de la gran empresa y si tienes un mínimo contacto con el mundo digital, conocerás Google Workspace. Se trata de la suite en la nube de Google en su versión profesional o empresarial, y la competidora directa de Office más extendida. Ha ido ganando posiciones año tras año desde su aparición.

Google ha seguido una gran estrategia al largo plazo adueñándose del sector educativo en un momento en que Microsoft dominaba la empresa. Se ha centrado en nichos como profesionales independientes, pequeñas o medianas empresas, e incluso organizaciones sin ánimo de lucro, para ir extendiendo poco a poco sus raíces.

Ha creado, incluso, un sistema operativo completo basado en la nube en que basta hacer login con tu cuenta de Google para que cualquier dispositivo sea el tuyo al instante. Dispone de una excelente plataforma de gestión y administración —tanto de servicios como de dispositivos— para grandes cuentas, muy equilibrada entre potencia y facilidad de uso. Sin duda un elevado porcentaje de personas que cierran ciclo en su vida académica acudirán a lo que conocen. Y claro, conocen lo que ya han utilizado de forma intensiva durante años.

Pero más allá de las estrategias que sigue cada empresa, o en qué aspectos puede ser más potente cada una de sus ofertas, está lo que recibe el consumidor final.

Google Workspace ofrece una cuenta de correo electrónico profesional con una dirección de tu propio dominio. Además ofrece acceso a editores en la nube para documentos, hojas de cálculo, presentaciones, servicios de videollamadas, almacenamiento, calendario, tareas, notas, y un largo etc. Todo ello un precio reducido por usuario/mes, con opciones ampliables en función a los planes disponibles o para utilidades concretas. Y todo ello con la tecnología de búsqueda de Google.

Hubo un tiempo en que esto era opcional. Sin embargo, en pleno año 2021, si eres un profesional autónomo o tienes un pequeño comercio, si gestionas o simplemente formas parte de un reducido grupo de trabajo, una herramienta de este tipo se ha convertido en una necesidad.

Brinda un espacio donde de un modo sencillo puedes gestionar, organizar y trabajar con toda la información que necesitas. No se trata de un plus, se trata de una rotunda e incuestionable necesidad en el mundo digital en que ya vives. Y del que no puedes evadirte por mucho que quieras. Si eres una de esas personas que aún no ha dado el paso, invierte en superar la primera (y leve) curva de aprendizaje. Junto a unos hábitos de uso saludables, te sorprenderá lo que puede hacer por ti y por tu negocio.

En ocasiones

¿Dónde está la línea entre poco y mucho? ¿Dónde estaría entre mucho y demasiado? ¿Cuándo te referirías a algo como ocasional? ¿Y en qué ocasiones como frecuente? ¿Y entre bueno o malo, entre común o impactante, o entre bueno y fantástico?

Hay ocasiones en que puedes medir y otras en que no. Hay ocasiones en que puedes y debes y también hay ocasiones en que puedes y no necesitas hacerlo.

Lo que se puede cuantificar se puede medir. Lo que se puede medir se puede porcentuar, y de ahí a definir rangos o escalas objetivas ya sólo queda un paso. Pero, ¿realmente esto es necesario en determinadas situaciones?

En ocasiones tu poco, mucho o demasiado —con toda la subjetividad que rodea a esos términos— te es más que suficiente para hacer el análisis o tomar la decisión que necesitas. En ocasiones el detalle, el rigor o los números aportan menos que cuestan. Apenas trascienden en los resultados.

Hay personas que se pierden en medio de la recolección y análisis de datos que puede suponer disponer de toda la información posible. Toda, la mayor cantidad posible, la más actualizada. Esas personas siguen tomando decisiones incorrectas cada día —comenzando por no saber en qué punto parar de recoger una información relevante que puede tender al infinito—. Y, además, les cuestan mucho más. Es agotador.

Tu mejor opción no es todo (ni nada). Ni siquiera es bien (ni mal). Tu mejor opción se encuentra en algún lugar en medio de todo ello y lamentablemente no existe una fórmula. Tratar de hacer todo, de medir todo, de detallar todo, o de hacerlo todo bien es buscar el patrón y universalidad que no existen. Es trabajar para evadir la responsabilidad sobre el detalle clave que realmente importa: encontrar el punto adecuado y suficiente dentro de la parábola que dibujan datos, análisis y toma de decisiones. En ocasiones correcto es dejar de buscar intensamente el espejismo de la corrección.

Sé más eficaz, parte 2 capítulo 18

De nuevo el viernes viene acompañado de una nueva entrada centrada en el libro «Sé más eficaz» de David Allen en el blog de Aprendiendo GTD. Ya de lleno en la segunda parte del libro, esta semana el capítulo 18 pone el foco sobre los beneficios de profundizar en el por qué y para qué de las cosas.

Este capítulo es una excelente introducción a la parte de perspectiva en GTD®. La aborda desde un punto de vista sencillo, sin profundizar en aspectos concretos ni entrar a desgranar niveles de forma explícita. Aporta una visión general de su enorme importancia, y te habla de varios de los beneficios asociados a trabajar y poner tu atención sobre esas preguntas y sus respuestas. Unos beneficios palpables y al alcance de tu mano.

Propone ejemplos accesibles y, bajo mi punto de vista, muy acertados. Propone enfocar tu atención sobre el por qué y para qué de aspectos que te ayudarán a mejorar tu concepción y comprensión sobre qué supone tener un alto nivel de perspectiva. Y es que, en muchas ocasiones, tiene más sentido pensar sobre por qué o para qué tienes tu armario lleno de prendas que no usas que pensar en para qué estás en este mundo.

Todos los ejercicios aportan y son necesarios. La perspectiva es algo que existe a todos los niveles y que se alimenta de todos ellos, donde lo —en apariencia— menos trascendente o irrelevante aporta luz sobre las grandes preguntas y respuestas a nivel de vida.

Conviene que no te lo pierdas. Como siempre, te recomiendo el análisis en Aprendiendo GTD y por supuesto que te hagas con una copia del libro para sumergirte en el original. Es una lectura francamente recomendable que, más allá de GTD®, puede brindar espacios para la reflexión a tu vida.

El título, el desarrollo y la idea detrás

Ayer escribí acerca de una ventana. O de muchas. O simplemente de una idea detrás de ellas.

En realidad no era una entrada, eran mil. O un millón. Y tampoco iba sobre ventanas.

El truco se encuentra en tomar el término ventana en la entrada y sustituirlo por casi cualquier otro que se te ocurra. La entrada seguirá siendo válida con unos ajustes mínimos sobre algunos ejemplos. Menos de los que parece.

Quizá, en este caso, en lugar del término ver se utilizaría otro como crear, oír, oler, sentir, avanzar, expresar… el título, hacia dónde lleva el desarrollo y la idea detrás de la entrada son todos elementos diferentes, y el valor diferencial se encuentra en una sola de las partes.

Si haces ese cambio de término la idea detrás de la entrada se mantiene intacta. No serás capaz de encontrar nada en el mundo que aporte un valor único, universal e invariable al margen de las personas. Sólo ellas pueden hacer la magia de convertir en magnífico algo que ha estado ahí desde siempre al alcance de cualquiera y jamás tuvo un valor significativo más allá de lo obvio. Sólo ellas pueden conseguir que algo salte entre genial y mediocre sin transformarlo, simplemente a través de un nuevo enfoque externo. Es una constante, esto siempre será así.

Por este motivo, poner a las personas delante siempre es un caballo ganador. Por este motivo, las respuestas adecuadas siempre se encuentran detrás de un enfoque people-first. Lo mejor y lo peor siempre se encuentra en las personas. Por este motivo es por, para y con ellas donde hay que estar para marcar la diferencia.

Una ventana

Una ventana. Todas tan parecidas y sin embargo tan diferentes.

Las hay de diferentes tamaños, colores, formas, y calidades de construcción. Pero al final todas sirven para lo mismo. Permiten pasar la luz, puedes mirar a través de ellas o puedes abrirlas para dejar que entre aire fresco. Permiten ver y que te vean, y permiten ocultar y que te ocultes. Pueden abrir paso o cerrarlo.

Puedes ver lo que ocurre al otro lado, el mundo que hay fuera, permitiendo que desde allí alguien te vea con mayor o menor dificultad. Pero también puede ser tu espejo al mundo, dar detalles a cualquier desconocido, que puede verte cuando está abierta o conocer determinados detalles sobre ti por el mero hecho de que has decidido poner unas cortinas concretas y no otras. Hablan sobre ti cuando en Navidades decides colgar un muñeco de Papá Noel, poner luces de colores o dibujos de espuma en los cristales.

Una ventana puede brindarte diferentes experiencias. Dependiendo de dónde te encuentres y su orientación puede permitirte ver la salida o puesta de sol, la naturaleza, una playa, el mar, una zona céntrica de cualquier gran urbe con su agitado movimiento o un patio interior donde nunca ocurre nada.

Es posible que tengas muchas y cada una de ellas te brinde una experiencia diferente. Que alguna de ellas la abras con mayor frecuencia que el resto. O que a través de ella mires frecuentemente, mientras que apenas lo haces por otras. Es un elemento tan simple y tan extendido que apenas llama la atención de nadie. Pero si vives en una cuidad basta que te asomes ahora mismo para comprobar las particularidades de cada una. Decenas o cientos de ellas, todas tan iguales y tan diferentes.

En realidad todas las ventanas se parecen mucho. Lo que las distingue y hace tan diferentes son las personas. En lo que puedes ver y lo que no, en la utilidad que tienen y en la que no, en lo que significan y en lo que no, en lo que aportan y en lo que no. Siempre son las personas quien las convierte en únicas.

Dónde no estaré

Existen muchas ocasiones en que tomar decisiones sobre cuándo entregarle un sí a algo es complicado. Quizá te encuentres en un momento en que tus prioridades no están demasiado claras y el exceso de opciones te abruma.

¿Dónde quiero estar? Las opciones comienzan a dar vueltas en tu mente y te parece imposible poder extraer claridad de entre tal maremágnum. Pero existe otro modo. ¿Dónde no estaré?

Comienza por el no. A menudo encontrarás que hay noes que tienes rotundamente claros. Quizá pienses que poner tu atención sobre algo que ya tienes perfectamente claro carece de sentido. Sin embargo, examinarlo a fondo puede ayudarte a ganar claridad sobre otros aspectos en que dudas.

Yo tengo muy claro dónde no estaré. Y saberlo, pensar sobre esos lugares o situaciones que he determinado como no admisibles me ha facilitado, en muchas ocasiones, encontrar opuestos que no eran del todo obvios para mí. Me ha brindado opciones que no contemplaba, me ha animado a explorar. Es una estrategia que puede ayudarte a avanzar cuando te hayas estancado.

Los noes revisten negatividad. Han sido (o pretendido ser) desterrados, ocultados y encerrados bajo llave en diferentes ámbitos. Y sin embargo constituyen herramientas muy poderosas. En materia de efectividad, saber decir no en el momento y circunstancias adecuadas puede suponer un avance realmente significativo en tu camino hacia dotar de sentido lo que haces. Decir no a algo abre las puertas a decir sí a otra cosa. En materia de aprendizaje, los noes cierran las puertas a direcciones erróneas y funcionan a modo de embudo, conduciéndote hacia los síes.

No son más que un par de ejemplos, hay muchos más. Y en todos ellos, los noes son pistas que dirigen a los síes. No dudes en hacer uso de ellos cuando lo necesites porque pueden serte de gran ayuda.

Todo es demasiado

Ayer veía un vídeo (parte de un informativo) en que se destacaba el hecho de que muchas personas están abogando por abandonar las redes sociales. Es un vídeo breve y bastante directo, donde sus protagonistas te explican brevemente qué les ha llevado a tomar esa determinación. Y por supuesto las consecuencias que están experimentando consecuencia de ella.

No se trata de una tendencia nueva, viene de tiempo atrás. No te costará encontrar artículos, libros, y material de todo tipo (una gran parte del mismo, irónicamente, en las propias redes).

La cuestión es que aunque las redes sociales son un magnífico ejemplo de lo que ha ocurrido —y está ocurriendo—, no son más que uno de tantos ejemplos. Los últimos 20 o 25 años han convertido nada en todo, han trasladado el demasiado poco al demasiado mucho.

Todo lo que te rodea —no solamente las redes— compite por tu atención en nuestro nuevo mundo. En algún momento la escasez se ha convertido en abundancia, y la abundancia en saturación total y absoluta. Esto es desconcertante para el ser humano, que mientras en el pasado tenía un par de opciones, hoy es incapaz de considerarlas todas.

Limitar nunca ha sido opción, hasta hoy.

Ya hemos conseguido crear un mundo en que todo es demasiado. Un mundo en que demasiadas personas no saben limitar. Y es un mundo que no parece tener la voluntad de levantar el pie del acelerador. Pero tú puedes hacerlo. Incluso pisar el freno. Puedes experimentar con el todo y el nada, con el poco y el mucho, con filtrar y limitar, decir sí y decir no. Todo es demasiado y nada es demasiado poco, ¿no crees?

Un tren a Madrid

Seguramente desde donde vives (o cerca) parte un tren a Madrid a diario. Lo sabes, tienes confianza en que ese tren pasará cada día. Y sin embargo, aunque te gustaría ir a Madrid, los pierdes todos.

Tu (mi) mente se comporta de un modo curioso. Hace tiempo que quieres ir a Madrid y sabes perfectamente que cada día tienes la oportunidad de hacerlo. El tren pasa y se va, sin que te subas, un día tras otro desde hace años.

Tienes confianza en que mañana pasará de nuevo, y pasado mañana, y cada día durante el próximo año. Eso te autoriza para ver pasar las oportunidades sin aprovecharlas. Y sin sentimiento de culpa alguno, porque siempre estarán ahí.

Si de repente el tren comenzase a pasar un día al mes, quizá lo pensases mejor. O un día al año. O un día cada cinco años. Tu perspectiva cambiaría radicalmente. A más se reducen tus oportunidades, más miedo a perderlas.

Seguramente si esto ocurriese tomarías uno, cumplirías con tu sueño de viajar a Madrid. Y sin embargo sigue pasando un tren a Madrid cada día y dentro de cinco años no te habrás subido a ninguno. Tu miedo a perder tu opción te habría puesto en movimiento, pero sin él nada cambia.

Lo mismo ocurre en muchas situaciones de fuerte cambio inesperado en tu vida. Si un día pierdes tu empleo, o tu negocio sufre un duro golpe, pensarás en los trenes que has estado viendo pasar y desearías regresar al pasado para subirte a uno. Pero mientras esto no ocurre, los trenes pasan y pasan, y tú los ves pasar y pasar. Y no haces nada. Nada cambia.

No debería ser necesario perder. Ni un duro golpe. Todas las oportunidades terminan por agotarse y la fecha límite no siempre es obvia hasta que se presenta ante ti. En ocasiones tu confianza en que siempre tienes la opción te juega malas pasadas. Quizá por eso, a veces, tratas de anteponerte por medio de estrategias inocentes y poco acertadas como fijar plazos artificiales.

Mañana pasa un tren a Madrid, ¿harás algo?

Una oportunidad para pedir disculpas

En muchas ocasiones y para muchas personas, pedir disculpas se percibe como algo extremadamente negativo. Supone admitir un error, autorizar una mancha en tu expediente.

Es un ataque a tu autoridad y se establece un nexo inexistente entre ambos términos, motivo por el cual es común verlo cuando diriges la mirada hacia arriba en estructuras piramidales de cualquier tipo, pero ocasional hacerlo hacia abajo. Supone perder, sellar la derrota, regresar a algo que está mejor olvidado.

Todas presunciones erróneas, todos comportamientos infantiles.

Tener una oportunidad para pedir disculpas es tener muchas oportunidades en una. Es una oportunidad para admitir, confiar y equilibrar. Para reponer el equilibrio, para igualar personas, para mostrar respeto, para dar y recibir. La persona que nunca se equivoca no existe y la que nunca lo admite está mejor lejos.

Pedir disculpas implica que te has equivocado y que sabes reconocer que lo has hecho. Y dice más. Dice que tienes suficiente valor, honestidad y respeto para reconocerlo. Es un indicador en que algunas de tus prioridades quedan expuestas. Líderes, compañeros y compañeras, amigos, personas que cultivan sus relaciones sociales o laborales reconocen la oportunidad detrás de pedir disculpas y lo que ello conlleva.

En el otro extremo se encuentra la persona que ha encontrado en pedir disculpas la alternativa sencilla a hacer lo que debe. La calidad de sus resultados es generalmente baja, y las pide de forma sistemática mostrándose en una posición de presunta vulnerabilidad. Se trata de una estrategia que en ocasiones funciona pero habitualmente no dura.

Sabes reconocer tu entorno. Sabes reconocer a quien usa pedir disculpas en su beneficio. Y a quien no las pide jamás porque implica bajar un nivel. También sabes reconocer a quien antepone desbloquear una decisión o situación, el respeto hacia otras personas —estén encima o debajo— y cultivar las relaciones entre iguales de forma honesta.

Hay quien ve oportunidad, hay quien la ignora y hay quien trata de aprovecharla en su beneficio. Y ninguno de estos perfiles es difícil de detectar.

Conversación sobre Planificación Natural de Proyectos

Tras unas semanas de descanso, de nuevo me incorporo a las grabaciones del podcast de Aprendiendo GTD en este episodio 79. Francisco, Manolo, Pablo y un servidor conversamos sobre Planificación Natural de Proyectos en GTD®.

El tema central ya fue el protagonista de nuestro episodio 54, grabado además en la inmejorable compañía de Paz Garde, que te recomiendo escuchar como complemento a este.

Si conoces la herramienta, sabrás que consta de una serie de pasos que comienzan por definir el propósito y los principios de tu proyecto. De este modo podrás centrar y acotar el para qué de su existencia y definir un marco de actuación, unas condiciones de contorno de necesario (por acuerdo) cumplimiento.

A continuación entra en juego la visualización sobre el resultado. Exito y fracaso, lo mejor y lo peor, sobre qué será, que supondrá o cómo se sentirá.

Toda esta información te invitará a generar gran cantidad de ideas que posteriormente podrás filtrar y organizar, para finalmente poder apoyarte en el trabajo llevado a cabo para identificar cómo ponerte manos a la obra por medio de siguientes acciones físicas y visibles.

Espero que te guste y nos escuchamos en el próximo.