Definir tu trabajo

Es muy común encontrar a personas que se enfrentan a la duda sobre si definir su trabajo es parte de su trabajo. Y más común aún encontrar a otras que definitivamente creen que no lo es. Es decir, relacionan este proceso con una pérdida de tiempo, algo evitable, algo que les roba tiempo para hacer su trabajo de verdad.

Con definir tu trabajo me refiero al proceso de pensamiento y toma de decisiones por medio del cual determinas qué hacer y qué no, cuándo o de qué modo. Y con trabajo me refiero a una visión amplia del término, no únicamente a lo que compete a tu área laboral. Poner a cargar tu coche o ir a la gasolinera a llenarlo de combustible es trabajo, redactar un informe es trabajo e ir al cine a ver una película es trabajo. Y todo ello puede —y debería— verse sometido a este proceso.

Que opines que dicho proceso es necesario y forma parte de tu trabajo, o que opines que es evitable y no forma parte del mismo, es una creencia que se apoya fundamentalmente en otra: que opines que tu trabajo se mide en movimiento, o que se mide en resultados.

Si opinas que tu trabajo se mide en movimiento, hacer bien tu trabajo consiste en moverte. Si opinas que se mide en resultados, hacer bien tu trabajo implica obtener resultados. En el primer caso tienes perfectamente definido qué hacer, así que tienes poco que pensar o pocas decisiones que tomar. En el segundo, determinar qué hacer o no hacer, cómo o cuándo, es la parte más importante y para ello necesitas pensar y tomar decisiones.

La ocupación extrema, las prisas, el presencialismo, la micro-gestión y el hacer-por-hacer se relacionan con la primera opción. Es apariencia sin esencia, es engaño al corto plazo —para con los demás, y para contigo—. No se obtienen resultados más allá de excepciones casuales. Obtener resultados no es algo que se produzca, habitualmente, por casualidad. Se llega a los resultados haciendo aquello que tiene sentido hacer para obtenerlos. Y para ello, es necesario que interiorices y tengas presente en cada momento de tu vida que definir tu trabajo es la parte más importante de tu trabajo.

El impulso para introducirte en GTD®

Puntual a su publicación quincenal llega este nuevo episodio —¡el 80!— del podcast Aprendiendo GTD: El impulso para introducirte en GTD® y las primeras consecuencias de dar el salto.

En esta ocasión Francisco de Paula, Manolo Molero y un servidor mantenemos una conversación acerca de algunas de las condiciones que consideramos que pueden ayudarte a introducirte en el mundo de GTD®. La necesidad, la motivación, el feedback de otras personas que han pasado por el proceso con anterioridad. O el apoyo y acompañamiento por parte de otras personas, bien sea de tu entorno físico o a través de algún tipo de comunidad en línea.

También sobre las bases del conocimiento que pueden serte de ayuda, como los libros del maestro Allen, artículos en blogs, vídeos, podcasts, o cualquier otro formato de consumo que te mantenga on-fire.

A continuación charlamos sobre lo que te espera al otro lado de la línea, una vez la has superado. ¿Qué tipo de beneficios puedes esperar a corto o medio plazo tras el primer impulso para introducirte en GTD®? ¿En qué sentidos notarás una mejoría en las primeras semanas? ¿Y en unos pocos meses?

Si estás valorando si adentrarte en el mundo de GTD® o hace poco que lo has hecho, seguro que te identificas con varios de los puntos que tratamos. Como siempre, nos escuchamos de nuevo en un par de semanas.

¿Volverías a hacerlo?

Parte 1

Venga, vamos a sincerarnos. Si cada vez que terminases de hacer algo —sea grande o pequeño— te parases a analizar por qué te has puesto a hacer eso y no otra cosa, y para qué exactamente lo has hecho, ¿En qué porcentaje de ocasiones volverías a hacerlo?

Puedes tomar el día de ayer como ejemplo. La respuesta es para ti, no hace falta que lo sepa nadie más.

Mi consejo: Lleva a cabo este proceso hoy, o mañana, pero haciendo el análisis antes de hacer las cosas en lugar de después.

Parte 2

Si estás de acuerdo conmigo en que es beneficioso someter a un proceso de pensamiento y toma de decisiones aquello que hacemos, y que además es necesario que ese proceso sea previo a actuar para que hagamos cosas con sentido, ahora podemos centrarnos en optimizar la operativa.

¿Qué te parecería hacerlo siempre, para ayudar a generar hábito?
Que nada se escape al proceso y que los recursos que tengas que invertir para ello sean los mínimos.

¿Qué te parecería, incluso, optimizar este proceso trabajando por bloques?
Del mismo modo que trabajan en una fábrica. En lugar de pararte a analizar cada vez que pienses en hacer algo, podrías ir recogiendo todas las opciones que te vayan llegando por diferentes vías y luego, de una vez, someter al mismo todas las que hayas acumulado.

Parte 3

Si le encuentras sentido, necesitarás un lugar donde registrar los resultados de todo ese proceso de toma de decisiones. Guardar lo que quieras guardar y ponerte recordatorios sobre lo que necesites que te sea recordado. Podrás acudir a él para elegir qué hacer en todo momento, trabajando siempre sobre cosas para hacer que ya han sido filtradas. Sometidas a un proceso que te garantiza que las haces para algo. La respuesta a si volverías a hacerlo, será siempre a partir de hoy.

Enhorabuena, has descubierto —una parte de— GTD®. A partir de aquí, tu camino es infinito y apasionante.

Sé más eficaz, parte 2 capítulo 19

De nuevo es viernes, así que una vez más toca ración de David Allen en el blog de Aprendiendo GTD. Esta semana, Sé más eficaz parte 2 capítulo 19. Este capítulo lleva por título Lo mejor es preferible a lo bueno y el autor te propone una competición en la que ganar depende total y exclusivamente de ti. Una competición contra tu propia persona.

Es necesario valor para abrirte por completo, aunque sea de forma privada entre tú y tú. Para dejar al margen tus vulnerabilidades, esas que nadie como tú conoce. Y para hacer caso omiso a esa voz interior que trata de mantenerte a salvo, diciéndote que no podrás o que mejor en otro momento. Tener la actitud y valor necesarios para llegar a este punto ya es una gran victoria.

Si lo haces, ir un paso más allá ya no cuesta. Llega solo.

Si de veras buscas lo mejor y estás en disposición de entregarte, tienes todos los ingredientes necesarios. Determinar qué es lo mejor qué puedes estar haciendo en este momento concreto y en las circunstancias que te encuentres es sencillo, si tienes compromiso y la claridad que le acompañará. Hacerlo del mejor modo que puedas, más aún si ese compromiso te sigue acompañando. Y lograr lo mejor que puedas lograr dentro de tus limitaciones es, prácticamente, consecuencia de lo anterior.

No buscas perfecto. Ni buscas mejor que otros. Ni un podio. Buscas lo mejor de ti, y sólo necesitas querer. El análisis de «Sé más eficaz» parte 2 capítulo 19 en Aprendiendo GTD te espera. Y por supuesto, el libro original.

Tu esfuerzo por atraer

Las redes sociales son un magnífico escaparate para mostrar y dar visibilidad a lo que haces. Para compartir. Para atraer tráfico a un lugar más personal y cuyo control se encuentra en tus manos, como podría ser tu página web o la de tu empresa. Tu esfuerzo por atraer las miradas puede generar grandes beneficios.

Sin embargo, las redes sociales pueden convertirse rápidamente, y sin que te des cuenta, en un fin en sí mismas. Pueden dejar de ser un medio, como sería recomendable en la mayor parte de ocasiones, y absorber tu atención por completo. Tu esfuerzo por impactar, destacar o simplemente establecer algún tipo de vínculo puede volverse en tu contra. Como ocurre siempre, el equilibrio no ocurre por sí mismo y es necesario velar porque se produzca y mantenga.

Si ofreces valor te valorarán. Si no lo ofreces, pasearte ante la multitud en todo momento y lugar puede hacer que se fijen en ti, pero te olvidarán rápidamente. La mejor estrategia para que te vean, te sigan, quieran conversar contigo y sobre ti, y no te olviden de inmediato, es que aportes valor. Si tu estrategia se reduce a dar saltos para que te vean a todas horas, no podrás concentrarte en lo que de veras genera el valor que perdura.

Dar visibilidad al valor es necesario, pero tu esfuerzo por atraer no vale si la gente no se queda contigo.

Impacto en el futuro

El presente modela el futuro. Seguro que estás de acuerdo. Todo lo que haces —y lo que hacen otras personas— transforma el hoy y crea un impacto en el futuro. Y con ello abre las puertas a un futuro que hace un momento era diferente.

El ser humano siempre ha deseado poseer algo más del futuro para prever y prepararse. Anticiparse. Y para ello está atento a todas las pistas, a cualquier detalle que pueda brindarle información útil para actuar en consecuencia. Me ocurre a mí y te ocurre a ti. Tratamos de recoger y analizar todas esas pistas para anticiparnos y actuar, para tratar de que esa presunta ruta se vea alterada evitando ese riesgo o facilitando que se presente esa oportunidad.

Cada año que pasa, cada década, somos más capaces. Disponemos de más historia documentada, de más datos. Y de mejores tecnologías para analizarlos. Cada año ocurre algo inesperado que nos brinda la oportunidad de hacer una nueva corrección. Y actuando creamos impacto en el futuro. Convertimos lo que podría haber sido en algo que seguramente ya no será, abriendo las puertas a un futuro diferente, más parecido a lo que esperamos de él.

Todo esto ocurre, no en base al futuro sino a nuestra percepción sobre él. Nos esforzamos por cambiar algo que aún no existe. Creamos futuro para permitirnos la licencia de prever y anticiparnos. Pero generalmente lo hacemos individualmente, o en pequeños grupos. Prevés y actúas, una y otra vez. Quien está a tu lado hace lo mismo. Y quien está más allá también. Muchas personas y muchos presuntos futuros. Y los bandazos siguen retornando incertidumbre. No te librarás de ella, por mucho que lo desees. Necesitas otra estrategia que te brinde la seguridad y aplomo necesarios. Puedes comenzar poniendo el foco en otro lugar.

¿Para dar hay que tener?

Es posible contextualizar esta pregunta de diferentes formas. Y hacer muchas interpretaciones de la misma. Sí, para dar hay que tener (en cierto sentido). Sin embargo, ¿y si no tienes (nada)?

Esta pregunta lleva a otra. ¿Es posible no tener nada?

Mi opinión es no. No es posible no tener nada. En el momento en que existes, tienes. Puedes no darlo, ni siquiera ofrecerlo. Pero es tu elección personal, no existe una barrera inexpugnable que te lo impida. Más allá de cualquier posesión material, un consejo, una muestra de apoyo o un trato amable o bondadoso es dar.

Para dar hay que tener, pero no en sentido estricto. En ocasiones puedes encontrarte en una situación difícil. Quizá tienes problemas económicos, quizá has enfermado o lo ha hecho alguien cercano, quizá el día está lúgubre y quizá en tu trabajo están recompensando con una decepcionante bronca ese informe en el que has invertido horas y horas y se las prometía perfecto. Quizá no tienes empuje para avanzar, ni siquiera para sostenerte.

Y sin embargo, puedes dar. Puedes sacar de donde no hay y puedes contraer una deuda emocional. Y comenzar a saldarla en el mismo momento en que das, porque dar es recibir. No siempre hay que tener. No dar, siempre es una elección. Y no tener, en muchas ocasiones, una justificación.

Detrás de los colores

Seguro que has oído o leído sobre el lenguaje y comunicación, la psicología detrás de los colores. Todos dicen algo. Los fríos, los cálidos, el amarillo, el verde, el rojo… cada uno de ellos se asocia con determinada/s virtud/es, estados, adjetivos o características.

Se trata de un básico en publicidad. Los logos, la imagen corporativa, las fotografías de ese producto que estás buscando, la cabecera de esa página web o blog que acabas de ver en Internet… todos dicen algo. Seas consciente o no, esos colores hablan. Tratan de influir en tu percepción y acción, en tu primera impresión sobre la fuente que representan.

Lo que ocurre es que esos colores no hablan sobre lo que esa fuente es. Hablan sobre lo que alguien ha pensado que es beneficioso que asocies con lo que es. En ocasiones coincide. Pero es bastante común que lo que la fuente es, y lo que alguien desea que pienses que es, no se parezcan en absoluto.

Detrás de los colores hay magia. Hay sesgos, hay vínculos que existen en tu mente pero no más allá. Esos colores transmiten sensaciones que pueden hacerte un poco menos libre sin que te des cuenta. Tenlo en cuenta y reprime el instinto, háblate y escúchate antes de permitir que te controlen. El buen marketing potencia y vincula, no engaña. Pero no abunda.

Rompe el patrón

Existe la imagen pulcra, la comunicación perfecta, la persona lineal. Aburrida. Estable. Predecible. Que no arriesga. Robótica. Existe el personaje medido y estudiado, frio, calculado. Desvía tu atención. No rompe el patrón, lo construye.

También existe la imagen de la persona que llega rompiendo todas las normas, con un comportamiento espontáneo y natural que no se encuentra en los libros. Con un valor añadido inherente a ser ella, sin más. A comportarse como es.

En la cultura del todo perfecto nada destaca. Ni en la del todo imperfecto. Es la mezcla, el salto, la combinación bien medida de ambas culturas lo que llama tu atención. Lo que destaca por encima de lo demás.

El patrón aburre. Lo que rompe el patrón destaca y atrae tu atención. Pero existe un límite que convierte elegante o llamativo en excesivo o estridente. Es necesario un sabotaje a lo aburrido, calculado, monótono, lineal, sin traspasar la frontera del buen gusto.

Un teléfono completamente negro, lo mires por donde lo mires, es aburrido. Uno negro con el botón de bloqueo en verde menta destaca, tiene un detalle que atrae la mirada, rompe el patrón. Atrae atención en lugar de desviarla, capta interés en lugar de pasar inadvertido.

Una suite en la nube

Si trabajas en una gran organización es muy probable que conozcas —y trabajes con— Microsoft Office. Evidentemente su uso no está restringido a grandes organizaciones. Son muchas las personas, familias, profesionales y pequeños comercios, e incluso centros educativos, que utilizan esta suite ofimática.

Sin embargo, si nos alejamos del mundo de la gran empresa y si tienes un mínimo contacto con el mundo digital, conocerás Google Workspace. Se trata de la suite en la nube de Google en su versión profesional o empresarial, y la competidora directa de Office más extendida. Ha ido ganando posiciones año tras año desde su aparición.

Google ha seguido una gran estrategia al largo plazo adueñándose del sector educativo en un momento en que Microsoft dominaba la empresa. Se ha centrado en nichos como profesionales independientes, pequeñas o medianas empresas, e incluso organizaciones sin ánimo de lucro, para ir extendiendo poco a poco sus raíces.

Ha creado, incluso, un sistema operativo completo basado en la nube en que basta hacer login con tu cuenta de Google para que cualquier dispositivo sea el tuyo al instante. Dispone de una excelente plataforma de gestión y administración —tanto de servicios como de dispositivos— para grandes cuentas, muy equilibrada entre potencia y facilidad de uso. Sin duda un elevado porcentaje de personas que cierran ciclo en su vida académica acudirán a lo que conocen. Y claro, conocen lo que ya han utilizado de forma intensiva durante años.

Pero más allá de las estrategias que sigue cada empresa, o en qué aspectos puede ser más potente cada una de sus ofertas, está lo que recibe el consumidor final.

Google Workspace ofrece una cuenta de correo electrónico profesional con una dirección de tu propio dominio. Además ofrece acceso a editores en la nube para documentos, hojas de cálculo, presentaciones, servicios de videollamadas, almacenamiento, calendario, tareas, notas, y un largo etc. Todo ello un precio reducido por usuario/mes, con opciones ampliables en función a los planes disponibles o para utilidades concretas. Y todo ello con la tecnología de búsqueda de Google.

Hubo un tiempo en que esto era opcional. Sin embargo, en pleno año 2021, si eres un profesional autónomo o tienes un pequeño comercio, si gestionas o simplemente formas parte de un reducido grupo de trabajo, una herramienta de este tipo se ha convertido en una necesidad.

Brinda un espacio donde de un modo sencillo puedes gestionar, organizar y trabajar con toda la información que necesitas. No se trata de un plus, se trata de una rotunda e incuestionable necesidad en el mundo digital en que ya vives. Y del que no puedes evadirte por mucho que quieras. Si eres una de esas personas que aún no ha dado el paso, invierte en superar la primera (y leve) curva de aprendizaje. Junto a unos hábitos de uso saludables, te sorprenderá lo que puede hacer por ti y por tu negocio.